2009-05-05

Demokratiskolan del 1

Behövs det en speciell "teknik" för att kunna vara med på sammanträden, kongresser eller bara "vanliga" möten? Och varför skulle man behöva kunna det, om man ändå inte är vald som ombud eller något annat – kan man verkligen påverka besluten på avstånd bara genom att kunna "spelets regler"?

Ja, att klara av att fatta beslut är inte bara en fråga för den som sitter ordförande. Det är en angelägenhet för alla deltagare som fysiskt deltar på ett möte, men ytterst sett en fråga för samtliga medlemmar oavsett viket forum som används. Den som lärt sig sammanträdenas "spelteknik" och organisationens stadgar kan vara säker på att dels inte bli "bortdribblad" av ordföranden, andra mötesdeltagare eller vanliga "besserwissers" som "varit med förr". Och dels för en själv – att känna sig säker på när, vad och hur man kan och får uttrycka sig.

Du kanske har läst i vårt senaste nyhetsbrev om Demokratiskolan? Den är skriven av Enskildas Penilla Gunther, finns för nedladdning här på Enskildas webb och innehåller massor av matnyttigt för dig som vill bli bättre på att hålla och delta i möten!

I det första avsnittet går vi igenom hur man bäst förbereder sig inför ett möte.

Före mötet

Hur man får delta på ett möte (oavsett vilken slags möte det handlar om) och hur man får vetskap om vad som ska avhandlas, beror på flera faktorer. I vissa organisationer är alla medlemmar välkomna att delta i olika beslutande organ – om än inte med rösträtt eller yttranderätt alla gånger, medan andra kräver att man ska ha blivit invald i en styrelse, som ombud till en stämma eller kongress, för att ens få delta.

Hur detta går till föreskrivs främst i organisationens stadgar = "spelets regler", varför det är bra att ha tillgång till dem, och ha läst dem innan man går på mötet ifråga.
Andra av styrelsen, årsmöte, föreningsråd eller kongress beslutade dokument som kan vara vägledande för att förstå ärendehanteringen, är till exempel olika slags policies, delegationsordningar (som föreskriver vem som har rätt att göra vad av förtroendevalda eller tjänstemän; till exempel kan det gälla vem som har rätt att attestera fakturor till vissa belopp) eller arbetsbeskrivningar och reglementen.

Vad som ska tas upp. Tillgången till de olika mötenas handlingar beror på ovanstående. Är man invald i ett beslutande forum har man rätt till en kallelse med en dagordning med bifogade handlingar (se nedan om kallelsens utformning), i annat fall brukar man som medlem åtminstone kunna få information om vilka ärenden som kommer att tas upp på mötet. Innehållet på mötet beror också på ovanstående (se nedan om kallelse och föredragningslista/dagordning).

Kallelsens utformning. I en kallelse till ett möte ska det tydligt framgå: Vem är kallad? I vilken egenskap har du fått kallelsen och vilka andra har fått den? När är mötet? Datum och klockslag. Var är det? Vilken lokal, adress och gärna en vägbeskrivning om det finns nya personer som är kallade eller om det är en ny lokal för deltagarna.

Till vem anmäler man sig – eller anmäler förhinder? Det ska finnas ett namn eller en funktion med kontaktuppgifter dit man antingen anmäler sitt deltagande eller anmäler att man har förhinder att komma. Det ska vara lätt att förstå på vilket sätt man förväntas höra av sig på som en respons på kallelsen.

Föredragningslista / dagordning. Ska alltid finnas med i kallelsen, se
nedan.

Föredragningslista / dagordning. Enkelt uttryckt kan man säga att skillnad mellan dessa är att dagordningen ska ta upp hela händelseförloppet i samband med mötet – till exempel när det är paus för fika, mat eller en inbjuden gäst eller tjänsteman föredrar ett ärende, och mötets ärenden. Föredragningslistan ska ta upp mötets ärenden, vad som förväntas informeras eller beslutas om.

Föredragningslistan är i första hand ett förslag från styrelsens presidium, arbetsutskott eller vilka som nu förberett mötet (vilket också ska framgå i kallelsen). Därtill kommer följande mer eller mindre obligatoriska punkter (beroende på vilken beslutsnivå i organisationen man befinner sig i):

Val av justerare
Informationspunkter
Beslutspunkter
Anmälningsärenden – rapporter
Delegationsbeslut

Vad är det då för skillnad på dessa olika punkter?
Informationspunkter - beslutspunkter är som det framgår av rubriceringen; informationen kan gälla omvärldsbevakning, inbjudningar etc. som är bra för deltagaren/styrelseledamoten/ombudet att veta om, men som inte kräver någon åtgärd av mötet. Beslutspunkterna däremot kräver någon form av underlag – skriftligt eller muntligt till mötet – så besluten tas på rätt grund.

Anmälningsärenden – delegationsbeslut. Ärenden som anmäls är en benämning på ärenden som redan handlagts, till exempel protokoll som är påskrivna och justerade eller ekonomiska rapporter. Beslut som tagits på delegation innebär att förtroendevalda eller tjänstemän i organisationen handlat efter det ansvar och befogenheter som redan beslutats om i särskild ordning, men som man ändå ska informera om.

Vad har du som mötesdeltagare för ansvar inför mötet?
Förutom att ta del av kallelsens innehåll i god tid före mötet, finns det följande du kan göra:
Inläsning – införskaffande av information. Är du inte säker på vad de olika punkterna i föredragningslistan innebär, fråga! Den som skrivit under kallelsen och därmed förberett mötet, ska kunna redogöra för punkternas innehåll eller i alla fall vidarebefordra dig till någon som är insatt i det hela. Vill du veta och kunna mera om ärendena, sök på organisationens hemsida, genom en sökmotor eller på andra sätt för att också få en omvärldsbild av det hela. Är du tveksam till ett beslut, är det ännu viktigare att du skaffar fram så mycket information som möjligt så du kan föra en saklig argumentation i ärendet.

Förankring av föreningens/organisationens ståndpunkt. Ska du företräda Ledarnas Enskilda Chefsförening/Ledarna som organisation i ett externt sammanhang, är det nödvändigt att du försett dig med relevant kunskap och information kring redan tagna ståndpunkter. Som representant är uppgiften att föra fram andras åsikter och inte sina egna (även om det är önskvärt att de stämmer överens...).

Ev. mediaagerande. Beroende på vilken position man har i en organisation eller vilket intresse man har av att vissa beslut fattas, kan ett mediaagerande vara intressant. Vill man påverka ett större beslut, kan opinionsbildning via insändare och debattartiklar vara av värde – men frågan är för vem! Är det av godo för organisationen, för en viss grupp – eller för dig själv? Det gäller att alltid pröva nyttan mot konsekvensen. (Se mera i avsnittet om agerande efter mötet.)

I nästa avsnitt av Demokratiskolan ska vi titta närmare på hur det kan gå till under själva mötet!

Ladda hem hela Demokratiskolan som PDF >>

Ledarnas demokratiskola by Penilla Gunther is licensed under a Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Inga bearbetningar 3.0 Unported License

Uppdaterat: 2012-06-04

Bli medlem