Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Organisatorisk och social arbetsmiljö

Den 31 mars 2016 börjar Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter AFS 2015:4, om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. Syftet är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.

Föreskrifterna gäller i samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning och omfattar även inhyrd personal, men till skillnad från arbetstagarbegreppet i AML – gäller föreskrifterna inte de som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt.

Organisatorisk arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, krav, resurser och ansvar.

Social arbetsmiljö innefattar hur vi påverkas av de personer som finns runt omkring oss; socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

Brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ökar risken för ohälsa som sömnstörningar, hjärt- och kärlsjukdom, ryggproblem och depression. Risken för stressreaktioner ökar, vilket påverkar koncentration, minne, problemlösning och beslutsfattande, vilket i sin tur är negativt för verksamhetens resultat och kostsamt för såväl individ, arbetsgivare och samhälle. Det kan även bidra till att arbetstagare tar risker som leder till onödiga olyckor.

Föreskrifterna innehåller regler om:

  • Kunskapskrav för chefer
  • Krav på mål för organisatorisk och social arbetsmiljö
  • Ohälsosam arbetsbelastning
  • Arbetstid
  • Kränkande särbehandling

Tanken är att de nya föreskrifterna ska komplettera AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och reglera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom de ovan angivna områdena för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas.

Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete

Kunskapskrav

Arbetsgivaren ska tillse att chefer och arbetsledare har kunskaper om:

  • hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och
  • hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling

Men arbetsgivaren ska också se till att det finns förutsättningar för cheferna att omsätta de här kunskaperna i praktiken, i form av bland annat:

  • Tydliga ansvarsområden
  • Mandat och befogenheter 
  • Personella och ekonomiska resurser
  • Stöd i rollen som chef 
  • Rimlig arbetsbelastning 
  • Reell möjlighet att utöva tillsyn – tid att leda!
  • Möjlighet till återhämtning

För att kunna förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling är det viktigt att du har en rimlig personalgrupp att ansvara för och därmed möjlighet att föra dialog med dina medarbetare i vardagen. 

Mål för organisatorisk och social arbetsmiljö

Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagarna ska ges möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till målen.

Målen kan syfta till att exempelvis stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska det även finnas en arbetsmiljöpolicy. Målen bör ta sin grund i och vara förenliga med policyn och det är viktigt att den är väl förankrad i så väl högsta ledningen som bland medarbetararna. 

Om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten ska målen dokumenteras skriftligt.

Målen kan exempelvis vara att:

  •  X % eller fler av medarbetarna ska känna att de har rätt kompetens för att göra ett bra jobb
  •  X % eller fler ska ha en god självupplevd hälsa
  • Alla anställda ska ha årliga utvecklingssamtal och individuella mål som följs upp kontinuerligt
  • Alla nyanställda ska gå ett introduktionsprogram
  • Samtliga enheter ska föra dialog om arbetsbelastningen månatligen under minst en arbetsplatsträff

Ohälsosam arbetsbelastning

Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte leder till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.

Långvarig obalans mellan krav och resurser och otillräckliga möjligheter till återhämtning  leder till ohälsosam arbetsbelastning. Särskilt stor är risken att drabbas av ohälsa om möjligheten att få stöd i arbetet, från sin chef eller sina kollegor, är begränsad eller saknas helt.

Med krav avses de delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta

  • Arbetsmängd
  • Svårighetsgrad
  • Tidsgräns
  • Fysiska och sociala förhållanden

Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.

Med resurser avses det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet eller hantera krav i arbetet, såsom:

  • Arbetsmetoder
  • Arbetsredskap
  • Kompetens
  • Bemanning
  • Rimliga och tydliga mål
  • Återkoppling på arbetsinsats
  • Möjligheter till kontroll i arbetet
  • Socialt stöd från chefer och kollegor
  • Möjlighet till återhämtning

Som chef är det viktigt att du är uppmärksam på signaler om ohälsosam arbetsmiljö, vilket förutsätter att du är närvarande i verksamheten så att du kan reagera och agera. Det kan till exempel handla om att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper.

Läs hos Prevent om Karaseks och Theorells krav-kontroll- och stödmodell som ger bra vägledning i hur balansen mellan dessa faktorer påverkar hälsan

Några varningssignaler att vara uppmärksam på är:

  • Upprepad korttidsfrånvaro
  • Hög sjuknärvaro
  • Koncentrationssvårigheter
  • Slarv och produktionsfel
  • Försämrad effektivitet
  • Försämrat engagemang
  • Negativ attityd – cynism
  • Nedstämdhet och uppgivenhet
  • Konflikter

Det ska finnas förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan du uppmärksamma tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning och rätta till obalanser.

Dialogen och förutsättningar att föra dialog är nycklarna till en hälsosam arbetsmiljö. Se därför till att arbeta aktivt med att skapa utrymme för dialog med dina medarbetare genom arbetsplatsträffar, enhetsmöten, utvecklingssamtal, avstämningsavtal, lönesamtal, men även genom kontinuerlig återkoppling i vardagen och samverkan på arbetsplatsen.

Det är också viktigt att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras.

I vår checklista Levande arbetsmiljöarbete får du tips på hur du kan hålla dialogen vid liv och arbeta systematiskt med arbetsmiljön i din medarbetargrupp på ett enkelt sätt.

Tydlig organisation

En tydlig organisation med kända beslutsvägar och väl definierade ansvarsområden är grundpelare för en hälsosam arbetsmiljö. Tydliga mål som är kända i verksamheten, enkla att relatera till och som ger möjlighet att skapa personliga mål som knyter an till de övergripande målen skapar också trygghet och bättre förutsättningar att uppnå en god arbetsmiljö.

Otydlighet när det gäller arbetsuppgifter kopplat till resultat är en av de största farorna i arbetslivet. Här har Arbetsmiljöverket försökt förebygga det genom att föreskriva att arbetsgivaren ska se till arbetstagarna känner till;

  1. Vilka arbetsuppgifter de ska utföra
  2. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet
  3. Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur
  4. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker
  5. Vem de ska vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet

Genom att fortlöpande gå igenom punkterna 1–5 blir det möjligt att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna.

Läs mer om att sätta mål

Arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande

Föreskrifterna ställer krav på att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna.

Det kan vara att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår.

Exempel på hur arbetsgivaren kan motverka till att den här typen av arbetsuppgifter leder till ohälsa är:

  • Regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området
  • Särskilda informations- och utbildningsinsatser
  • Hjälp och stöd från andra arbetstagare
  • Rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera.

Det är även här viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden.

Arbetstid

Redan vid planeringen av arbetet ska hänsyn tas till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa.

Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är:

  • Skiftarbete
  • Arbete nattetid
  • Delade arbetspass 
  • Stor omfattning av övertidsarbete
  • Långa arbetspass
  • Långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar

När det gäller skiftarbete bör man exempelvis ha minst 11 timmars dygnsvila, undvika längre än 8 timmars arbetspass, inte börja dagskiftet för tidigt (helst inte före kl 07.00) och rotera skiften medsols.

Att arbeta natt under lång tid kan också medföra hälsorisker men du kan förebygga ohälsa genom att inte lägga för många nattpass i rad.

Stor mängd övertidsarbete kan leda till såväl stressreaktioner som sömnsvårigheter. Ju senare du arbetar på kvällen desto svårare är det att hinna ställa om och varva ner innan du ska försöka sova. Tänk även på att du som chef är normgivare och om du ständigt arbetar övertid är det mycket troligt att dina medarbetare också gör det.

Möjligheterna till återhämtning bör särskilt uppmärksammas!

När det gäller det gränslösa arbetet och möjligheten att ständigt vara nåbar är även det något som behöver riskbedömas och följas upp. På många arbetsplatser inför man policys för tillgänglighet, men oavsett om ni har en policy eller inte bör ni lyfta frågan och föra dialog kring vilka förväntningar på tillgänglighet vi har på arbetsplatsen eller i arbetsgruppen.

Många upplever flexibla arbetstider och möjligheten att utföra sitt arbete var och när de själva vill som en stor förmån och en förutsättning för att få ihop det så kallade livspusslet. Tänk på att det trots allt innebär risker att ständigt vara uppkopplad och som chef är du skyldig att vara uppmärksam på om någon av dina medarbetare uppvisar tecken på ohälsa så att du kan reagera och agera i tid.

Det blir allt vanligare med distansarbete. Läs mer om att leda på distans och ditt arbetsmiljöansvar vid distansarbete.

Arbetsgivaren bör även ta hänsyn till att arbetstidens förläggning påverkar risken för olyckor.

Läs mer om arbetstidsregler

Kränkande särbehandling

Arbetsgivaren ska enligt föreskrifterna klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten och motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.

Klargörandet kan lämpligen göras skriftligen i en policy.

Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling.

Exempel på förhållanden i verksamheten som är viktiga att vara uppmärksam på är:

  • Arbetsfördelning – för mycket/lite att göra/rätt person med kompetens för uppgiften
  • Otydlig rollfördelning
  • Konsekvenser av förändringar
  • Konflikter
  • Icke närvarande chefer

En av de vanligast orsakerna till att kränkningar förekommer i verksamheter är konflikter som inte hanteras i tid. Som chef måste du våga ta tag i konflikter på arbetsplatsen – helst innan de bryter ut – och då förutsätter det återigen att du är närvarande så att du kan se signalerna och agera så att inte konflikterna eskalerar. Icke närvarande chefer ger också utrymme för informellt ledarskap, vilket i sin tur utgör en risk för att det uppstår konflikter mellan medarbetarna i gruppen och att någon eller några ställs utanför gemenskapen. 

Läs mer om konflikthantering

Det måste också finnas rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras.

Av rutinerna ska det framgå:

  • Vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer
  • Vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra
  • Hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp

Rutinerna ska göras kända för alla arbetstagare.

Vanligtvis rapporteras kränkande särbehandling till en chef när berörda inte på egen hand lyckats reda upp situationen.

Inom ramen för det systematiskt arbetsmiljöarbetet ligger en skyldighet att, i de fall någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet eller något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, utreda orsakerna så att risker för ohälsa eller olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.

Ett undermåligt utredningsförfarande när det gäller kränkande särbehandling kan vara skadligt både ur arbetsmiljö- och hälsosynpunkt. Den som genomför en utredning bör därför ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende.

Det går att ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp. Arbetstagare kan dessutom vända sig till skyddsombud, men det är alltid arbetsgivaren som är skyldig att se till att frågan utreds.

I våra chefsguider om kränkande särbehandling kan du läsa mer om vad som är grogrund för kränkningar och hur du som chef bör agera om det förekommer kränkningar på din arbetsplats

En hälsosam arbetsmiljö Illustration: KASAM

I det förebyggande arbetet bör du även reflektera över vad som får oss att må bra på arbetet. Vad är det som gör att vi känner trivsel och välbefinnande? Enligt Antonovsky (professor i medicinsk sociologi) behöver vi en känsla av sammanhang. Det får vi genom en upplevelse av att arbetet är hanterbart, begripligt och meningsfullt. Genom att arbeta aktivt och systematiskt med de olika delarna i föreskrifterna utifrån de råd som finns – i föreskrifterna och i den här chefsguiden – beträffande bland annat ohälsosam arbetsbelastning, tydlig organisation och arbetstider kommer du också skapa bättre förutsättningar för dina medarbetare att uppleva en känsla av sammanhang. Vilket självklart är lika viktigt för dig som chef!

Läs mer om KASAM, en känsla av sammanhang

Chefens egen arbetsmiljö

Glöm inte bort din egen arbetsmiljö!

I de allmänna råden står det uttryckligen att arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare.

I vår chefsguide Hållbara chefer hittar du bra information om vad du bör tänka på för att orka vilja vara chef över tid. Känner du att ditt eget uppdrag är otydligt eller att du saknar de förutsättningar du behöver för att kunna utöva det ledarskap du önskar och/eller fullgöra ditt arbetsmiljöansvar, kan du använda någon av våra checklistor Underlag för uppdragsdialog eller Klargör ditt arbetsmiljöansvar i dialogen med din chef. Läs gärna även chefsguiden 10 förutsättningar för ledarskap.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Du hittar föreskrifterna AFS 2015:4 och mer information om dem hos Arbetsmiljöverket

 

Text: Sara Kullgren Uppdaterat: 2016-06-13

Jag vill veta mer om medlemskapet

Podcast: Nya regler för bättre arbetsmiljö

Den 31 mars 2016 började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter AFS 2015:4, om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. Syftet är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Viktoria Lundqvist, jurist, förklarar vad det innebär för dig som chef.

Lyssna på podden på Ledarna Play

Film: Organisatorisk och social arbetsmiljö – vad innebär det för chefen?

Frukostseminarium med Viktoria Lundqvist, jurist.

Se filmen på Ledarna Play

Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), föreskrifter

Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö som träder i kraft i mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
Läs mer hos Arbetsmiljöverket

OSA-kompassen – Vägar till god organisatorisk och social arbetsmiljö

OSA-kompassen är en samling utvalt material som stöttar dig som är chef eller skyddsombud i att arbeta med Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).
Läs mer om OSA-kompassen hos Suntarbetsliv

Kartlägg nuläget

Kanske behöver du börja med att kartlägga hur chefer i din organisation upplever sina förutsättningar för chefsuppdragen? Här hittar du en enkät med ett antal frågeställningar som ringar in chefer upplevelse av begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet i sina uppdrag. Du har också tillgång till en excelfil som stöd för att sammanställa enkätsvaren.

Genomför enkät
Enkät: Kartläggning av chefers förutsättningar
Instruktion, sammanställa enkätresultat i Excel
Mall, sammanställa enkätresultatet (Excel)

För dialog med andra chefer

Med dialogverktyget "På rätt väg" kan du tillsammans med andra chefskollegor föra en dialog och reflektera kring ett antal påståenden som ringar in begripligheten, hanterbarheten och meningsfullheten i chefsuppdragen. Du väljer själv ambitionsnivå och hur lång tid ni vill ägna åt detta. Med dialogverktyget följer förslag till hur du kan använda det för att ta dialogen vidare till en konkret handlingsplan.

Köp dialogverktyget "På rätt väg"

(H)järnkoll

Psykisk ohälsa finns överallt, även på arbetsplatsen. Idag är psykisk ohälsa den vanligaste sjukskrivningsorsaken. Hur kan du som chef förebygga psykisk ohälsa på din arbetsplats? Eller stötta en medarbetare som mår dåligt?
Läs "Så gör du som chef" på (H)järnkolls webbplats
Om (H)järnkoll

Balansguiden från Prevent

Det gränslösa, flexibla arbetslivet har fördelar som gör det både stimulerande och väldigt effektivt. Men det finns också hälsorisker med att kunna jobba var som helst och vara ständigt nåbar. Balansguiden från Prevent är en kostnadsfri guide som kan vara ett stöd för dig som vill fundera över hur din arbetsdag ser ut.

Introduktionsguiden från Prevent

För att hjälpa företag med introduktionen på arbetsplatsen har Prevent tillsammans med arbetsmarknadens parter tagit fram en kostnadsfri guide på webben, Introduktionsguiden, som riktar sig till personalansvariga på främst små och medelstora företag, oavsett bransch. Den kan användas vid nyanställning, men även när någon har bytt arbetsuppgifter eller varit borta en tid från sitt arbete, till exempel på grund av sjukskrivning eller föräldraledighet.

Verktyg hos Suntarbetsliv

Söker du stöd för att skapa hållbara arbetsvillkor och god hälsa på din arbetsplats? Hos Suntarbetsliv hittar du konkreta verktyg, skapade i samarbete mellan forskare, arbetsmiljöexperter och arbetsplatser inom kommun- och landstingssektorn.
Läs mer hos Suntarbetsliv

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem