2013-11-05

”Alla måste veta exakt vad som krävs av dem”

Måns Vilhelmsson. Foto Annika af Klercker.

Under sommarhalvåret måste allt fungera som ett väloljat klockverk hos glassleverantören Varsego. Därför lägger enhetschefen Måns Vilhelmsson stort fokus på utvecklingssamtalen.
– Det är det bästa verktyget för att styra verksamheten, säger han.

Varje sommar dubblar Måns Vilhelmsson antalet anställda – från nio till arton personer. Ändå tempoväxlar samtliga på Varsego-enheten i Uppsala upp rejält.

– Sommartid går allt extremt fort och ingenting får gå fel. Det finns ingen möjlighet att stanna upp och diskutera saker. Var och ens del i verksamheten måste vara klar och tydlig för alla.

Hans enhet hos glassdistributören Varsego täcker ett område i Mälardalen som sträcker sig från Norrtälje i öster och Enköping i väster. Företaget är Sveriges största glassleverantör på stycksaker och kör ut GB-glass till livsmedelsbutiker, kiosker och bensinstationer.

Vintern är tiden för återhämtning och för att vässa verksamheten. Därför lägger Måns Vilhelmsson in medarbetarsamtalen i oktober, då personalen fortfarande minns sommarsäsongen väl.

– Medarbetarsamtalet är mitt bästa sätt att veta vad som kan bli bättre. Personalen, våra chaufförer och säljare, är ju de som vet bäst vad som ska åtgärdas.

Träning och återkoppling

Nyligen gick Måns Vilhelmsson en kurs hos Ledarna i att hålla utvecklingssamtal. Utbildningen gav bland annat träning på samtalet, han fick återkoppling från de andra deltagarna och kunde utbyta erfarenheter.

– Jag tror på övning, det skapar trygghet. Ofta håller vi utvecklingssamtalen under en period, sedan tar det ett år till nästa gång. Då minns man knappt hur man gjorde förra gången. Det var också väldigt värdefullt att ta del av andra chefers erfarenheter och kunna ta med sig deras idéer.

Kursen var också i linje med hur hans företag vill utveckla verksamheten och jobba med lönesättningar, varför valet föll på den.

– Det är ett utmärkt sätt att tala om vad jag och vi kräver av personalen det kommande året. Att vara en av våra distributörer är också att vara säljare, att förstå kundens behov. De medarbetare som ger mer ska också belönas.

När något går fel sommartid kostar det företaget mycket tid, pengar och extra diesel – vilket inte heller rimmar med företagets miljöcertifiering.

– Utvecklingssamtalet är mitt sätt att styra upp verksamheten. Jag kan inte vara delaktig i allt. Och sommartid ska den ordinarie personalen ansvara för att sommarpersonalen sköter sitt jobb. Det kräver att alla vet precis vad som förväntas av dem. På kursen blev jag medveten om att jag kan vara ännu tydligare.

Ständig kommunikation

År 2013 blev Måns Vilhelmssons enhet utsedd till Sveriges bästa av Varsegos totalt 28. Han understryker vikten av ständig kommunikation medarbetare emellan.

– Vi sitter alla tillsammans fysiskt. Det är korta beslutsvägar hela tiden. Vi har inga möten, vi fattar besluten direkt i löpande verksamhet.

Måns Vilhelmsson har varit chef i olika befattningar i 15 år. För ett år sedan gick han en UGL-utbildning (Utveckling av grupp och ledare) där han fick upp ögonen för utvecklingssamtalets vikt.

– Jag insåg betydelsen av det som verktyg i verksamheten. Det är ju också en chans för personalen att prata i enrum med sin chef. Efter kursen hos Ledarna kommer jag att förändra samtalet genom att ha ännu tydligare frågeställningar och kräva av personalen att få mer respons. Bara genom att engagera dem kan vi bli ännu bättre.

Förslag som diskuteras

Att ha med sig en personal som förstår vart företaget är på väg och sin roll i helheten är grunden för Måns Vilhelmssons utvecklingssamtal.

– Jag försöker få dem att säga vad de tycker och tänker, att komma med förslag.

Men han trycker också på vikten med att vara tydlig med att det är förslag som diskuteras och inte automatiskt innebär att allt kommer bli som de föreslår.

– Annars bygger man upp falska förhoppningar, det är kontraproduktivt. Men jag vill tipsa andra chefer om att utvecklingssamtalet kan vara det bästa sättet att få veta hur verksamheten fungerar. Som chef har man ett helikopterperspektiv där det är svårt att veta vad som är sant och inte – och vad jag gör för fel som chef.

Utvecklas genom utbildningar

Måns Vilhelmsson gick kursen i utvecklingssamtal tillsammans med en kollega från en annan enhet inom Varsego. Tillsammans har de nu tagit fram ett nytt underlag för utvecklingssamtal på sina enheter. De har också diskuterat möjligheten att fortsätta träna samtalet tillsammans.

– Det gav väldigt mycket att få återkoppling på sitt eget beteende när vi övade utvecklingssamtal. Så vi tänker att vi kan sitta med på varandras kommande samtal ibland och ge återkoppling efteråt. Givetvis bara de samtal där medarbetaren känner sig trygg och avslappnad med arrangemanget. Min kollega kommer ju bara sitta med för att utveckla mig som chef.

Måns Vilhelmssons eget chefskap har utvecklats efter hand genom åren och olika utbildningar, vilket han varmt rekommenderar andra att satsa på.

– Generellt tror jag på utbildning för chefer. Man tror att det kommer ta en massa tid, men i själva verket sparar du tid på utbildning. Att lära sig göra rätt från början innebär en rejäl tidsvinst. Annars måste du uppfinna hjulet själv hela tiden – det är bättre att utnyttja andras kunskap


Måns tips

  • Prioritera utvecklingssamtalet, det är ett verktyg för att styra verksamheten.
  • Öva på samtalet, det skapar trygghet.
  • Satsa på utbildning för att spara tid och undvika att uppfinna hjulet.

Måns Vilhelmsson

Jobb: Platschef på glassdistributören Varsego sedan tre år. Ålder: 46. Bor: I Enköping med två barn och hund. Karriär: It-konsult i eget företag, arbetat inom behandlingsbranschen, sjukvårdsbefäl inom militären, aktiv landstingspolitiker.
Senaste kontakten med Ledarna: Utbildning i förra veckan.
Så många rapporterar till Måns: Nio.


Foto: Annika af Klercker.
Detta är en längre version av en artikel som är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 11 november 2013.

Uppdaterat: 2013-11-12

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem