2009-11-13

”Anpassa samtalet efter individen”

Krister Norberg. Foto: Jeanette Hägglund

Krister Norberg på småhustillverkaren Finndomo har hållit utvecklingssamtal inom tillverkningsindustrin i flera decennier. Han tycker inte att det finns någon generell mall för hur samtalen ska läggas upp.

– Samtalen måste anpassas efter individen, men skilj på hårda och mjuka frågor.

Personalansvar innebär i de flesta fall att hålla regelbundna utvecklingssamtal. Med rätt innehåll, tydlighet och en god samtalsmetodik blir samtalet både motiverande och lägger en grund för goda resultat.

Olika modeller

För värmlänningen Krister Norberg är det här självklarheter. Sedan nästan 20 år har han prövat olika modeller för utvecklingssamtal i olika delar av svensk industri. Han har också varit chef på alla tänkbara nivåer och "basat" över allt från kollektivpersonal, linjechefer och fabrikschefer.

I dag är Krister Norberg produktionschef på Finndomo med operativt ansvar för tre större produktionsanläggningar i Sverige med nästan 350 kollektivanställda och mellan 15 och 25 tjänstemän.

– Jag anställdes först som fabrikschef för en av anläggningarna 2007, men jag är ingen förvaltare utan mer en entreprenör. Det upptäckte min överordnade chef i våra utvecklingssamtal och gav mig ett utökat ansvar.

Avstämning och uppföljning

Samma dag som Krister Norberg intervjuas för den här artikeln har han redan hunnit med att hålla två utvecklingssamtal med underlydande chefer.

– Eller snarare uppföljningssamtal, säger han och skrattar. Jag brukar ha utvecklingssamtal i början av året. Därefter är det en avstämning i maj och en uppföljning i september.

Känna delaktighet

När Krister Norberg börjad på Finndomo lade han upp en vision och en målbild för tre år. Avgörande för att nå målen var att få linjecheferna och deras personal att förstå visionen och att känna delaktighet i den.

– Därför lade jag mycket tid på att ta reda på vad linjecheferna vill. Det gäller att lägga upp deras individuella mål så att de stämmer överens med den övergripande målbilden.

Ett av verktygen för detta är de årliga utvecklingssamtalen. I de första samtalen gör Krister Norberg en sedvanlig kompetensinventering. Därefter skickas en kallelse ut i god tid som också innehåller vad som skall avhandlas under samtalet.

Börjar med mjuka delen

– Det är viktigt att själv sitta på alla fakta inför mötet så att det blir ett konstruktivt samtal. Jag brukar börja med den mjuka delen av samtalet med öppna frågor för att sätta medarbetaren i centrum – hur medarbetarens nätverk ser ut utanför arbetet, nätverket inom arbetet, åsikter om sin egen roll som chef. Vi pratar även om kollegorna och om de tar eller ger energi. Det är för min del viktigt så att jag kan få samsyn i ledarstaben.

– Först därefter går jag in på de hårda frågorna, det vill säga de mer affärsmässiga spörsmålen kring målstyrningen. I det läget så har individen fått all fakta för att köpa resonemanget.

Gruppsamtal kan spara tid

Krister Norberg har också använt sig av utvecklingssamtal i grupp. Han menar att det kan spara tid:

– Jag har prövat det i målstyrda och självstyrande grupper. Samtalen handlar då om målsättningar i produktionen. Det är inte ett forum för mjuka frågor eftersom problem oftast kommer från privatlivet och det är inte relevant för gruppen. Det går inte att säga hur stor den ideala gruppen är för samtal i grupp. Allt beror på hur verksamheten är upplagd.

Fyra kriterier

Målbilderna styr verksamheten på Finndomo och målen är kopplade till lön. Linjecheferna har förutom en lönetrappa också individuell lönesättning som bygger på fyra kriterier; kunskap, effektivitet, ledarskap och förändringsbenägenhet.

– Varje kriterium som uppfylls ger mellan en och fem procent högre lön. Fler kriterier gäller även mjuka frågor som vi mäter genom den japanska metoden för ordning och reda, fem "S" (Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Se till), och med metoden EA (effektiva arbetsplatser), förklarar Krister Norberg.

"Allt kan alltid bli bättre"

Att hålla upp motivationen är avgörande. Det brukar inte vara något problem på chefsnivåerna, men kan vara svårare på arbetsledarnivån. De interna processerna fungerar enligt principen "kund-leverantörs-tänk" i alla led vilket innebär att varje Finndomo-anställd sörjer för sitt eget ansvarsområde.

– Visst kan man tycka att i dag har jag gjort ett bra jobb, men i morgon finns alltid möjlighet att göra ett ännu bättre jobb. Det handlar så mycket om att skaffa sig en bra dag varje dag. Allt kan alltid bli bättre, avslutar Krister Norberg.


Text: Mats Lundström.

Artikeln publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 11, november 2009.

Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem