2013-02-13

”Du måste hantera oron”

Peter Stefansson. Foto: Johan Bergmark.

I tider av varsel behöver du stötta dina medarbetare. Peter Stefansson, försäljningschef på läkemedelsföretaget Orion Pharma, berättar om sina erfarenheter:
– Vi skapade rutiner som att prata av oss om varslen. Om man inte kan slita tankarna från hot om uppsägning går det inte att hålla bra säljmöten.

Peter Stefansson har under sin karriär arbetat på två läkemedelsföretag: först Selena Läkemedel och sedan Orion Pharma. På båda arbetsplatserna har han upplevt nedskärningar och omorganisationer som inneburit att färre anställda fått vara kvar när allt varit klart.

"Förbered dig främst på att lyssna"

Som chef kan han inte se några positiva sidor med varsel och uppsägningar, förutom de krasst ekonomiska, men han medger att det blivit lite lättare att hantera medarbetarnas reaktioner i takt med att hans erfarenheter ökat.

– Jag minns särskilt ett tillfälle år 2001, på Orion Pharma. Då fick alla anställda söka om sina tjänster, även jag själv. Men det fanns totalt sett färre tjänster att söka. Det svåraste i den situationen är ovissheten och den oro som skapas i arbetsgrupperna, som chef måste du lära dig att hantera den oron. Förbered dig främst på att lyssna, menar Peter.

För Peter och hans medarbetare består vardagarna av många möten med specialistläkare på sjukhus och kliniker runt om i Sverige. Under dessa möten förklarar de fördelarna med företagets läkemedel mot bland annat astma eller Parkinsons sjukdom.

– Under dessa möten måste vi som säljare vara totalt närvarande och koncentrerade. Om man inte kan slita tankarna från varsel och hot om uppsägning går det inte att genomföra mötet. Det hände under den här perioden, år 2001, att vi fick ställa in möten. Vissa medarbetare orkade inte genomföra dem, men det måste vara okej. Jag tror inte på att tvinga någon som mår dåligt, säger Peter.

Var beredd på alla typer av reaktioner

Om det är något råd han vill ge chefskollegor som befinner sig i situationer av varsel och uppsägningar är det att finnas där för sina medarbetare och att vara beredd på alla typer av reaktioner.

– Någon reagerar med ilska, en annan blir ledsen och en tredje blir tyst och sluten. Utmaningen är som chef att inte ta det personligt, det är oftast inte du själv som bestämt att det ska finnas färre tjänster att söka. Jag sa till mina medarbetare att jag har på telefonen dygnet runt, även på helgerna under varsel- och uppsägningsperioden. Normalt sett vill jag att de respekterar mitt privatliv på helgerna, men det här är inte en normal period, förklarar Peter.

Ta stöd av någon som har erfarenhet

För Peters del var det telefonen och säljresor tillsammans med medarbetarna som utgjorde den öppna dörren. De kämpade på tillsammans, så gott de kunde, för att få försäljningen att rulla på som vanligt under den här perioden, även om antalet möten totalt sett blev något färre.

– För att göra bra ifrån dig på säljmöten behöver du vara motiverad och peppad. Och det är svårt att vara det när man inte vet om man kommer att ha jobbet kvar. Jag kan också tipsa andra ledare om att själv ta stöd från någon som har erfarenhet av uppsägningar. Själv hade jag en bra mentor som arbetat länge som chef som jag kunde prata med. Det gör den här jobbiga perioden lite lättare, säger Peter.

Läkemedelsbranschen har under det senaste decenniet förändrats på flera sätt. För tio år sedan fanns det gott om duktiga läkemedelssäljare och de flesta stannade tre till fem år på en arbetsplats innan de sökte jobb på ett konkurrerande företag. Det var en rörlig arbetsmarknad med bra löner och schysta anställningsvillkor.

– Läkemedelsföretagen är i dag mycket mer slimmade. Många arbetsgivare erbjuder anställningar som varar ett halvår för att de inte ska behöva säga upp personal om ett visst läkemedel inte säljer enligt plan, eller när marknaden förändras, berättar Peter.

Upptäckte fusk

När det gäller varsel och uppsägningar är den överlägset vanligaste orsaken att företaget behöver dra ned på personalstyrkan för att behålla sin lönsamhet. Men inte alltid. Vid några tillfällen har Peter upptäckt medarbetare som fuskat i tjänsten, något som i förlängningen har lett till uppsägning.

Vid ett tillfälle upptäckte han av en slump att en medarbetare hade antecknat ett besök hos en läkare, i säljstödsystemet, som visade sig inte hade ägt rum. Säljaren hade också lagt in anteckningar hur samtalet förlöpt, när mötet hade ägt rum och så vidare. När Peter upptäckte detta den första gången valde han att tala med medarbetaren direkt för att ta reda på vad som hänt.

– Jag berättade att jag av en slump hade frågat läkaren hur deras möte hade gått. Medarbetaren nekade att mötet hade ägt rum över huvud taget och allt kändes väldigt konstigt. Dagen efter var anteckningen om mötet försvunnet från säljstödsystemet. Efter några veckor bestämde jag mig för att ta ytterligare några stickprover för att se om de möten som såg låg i systemet faktiskt hade ägt rum. Men även de visade sig vara påhittade, berättar Peter.

"Gör saker i rätt ordning"

Nu bestämde sig Peter för att ta hjälp. Han skrev ut alla anteckningar från möten som inte hade ägt rum och kopplade sedan in sin egen chef, HR-avdelningen och även en jurist på företaget. Efter interna diskussioner bokade de ett möte med medarbetaren för en konfrontation. Personen erkände nästan direkt och blev uppsagd från sin tjänst.

– Den här händelsen var otroligt jobbig på många sätt: det är bland det värsta jag varit med om i yrkeslivet. Men om jag ska ge någon ett råd så är det att göra saker i rätt ordning. Att ge medarbetaren en chans till bättring genom att fråga vad som hände direkt efter det första tillfället. Om samma sak upprepas får du samla på dig fakta och bevis och sedan ta stöd av rätt personer inom företaget. Det går ju inte att ha kvar personer som far med osanning, säger Peter.


Peters 3 tips vid varsel

  • Var tydlig. Linda inte in det som ska sägas. Om det exempelvis finns färre tjänster att söka, säg det.
  • Visa respekt. Vilka reaktioner du än möter, visa alla medarbetare respekt.
  • Var närvarande. Att till exempel resa bort under ett varsel är det värsta du kan göra.


Peter Stefansson

Jobb: Försäljningschef på Orion Pharma i Sverige.
Ålder: 46.
Bor: I Jönköping.
Karriär: Utbildad sjuksköterska och marknadsekonom. Har arbetat på Selena Läkemedel och Orion Pharma i roller som säljare, key account manager, säljledare och försäljningschef.
Antal personer som rapporterar direkt till Peter: Sju säljare och en administratör.
Senaste kontakt med Ledarna: Gick utbildningen ”Svåra samtal” våren 2012.


Foto: Johan Bergmark.

Detta är en längre version av en artikel som är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 2, februari 2013.

Uppdaterat: 2013-03-14

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem