2013-09-12

”En god ledare vågar välja”

Martin Höckerström. Foto: Annika af Klercker.

När Martin Höckenström fyllde 19 år axlade han sin första ledarroll, då inom försvaret. I dag hjälper han chefer över hela världen att jobba mer effektivt.

– Alla kan ta makten över tiden. Du måste bara bestämma vad du vill uppnå, säger han.

En av fem chefer anser att de varje dag utför uppgifter som borde göras av någon annan yrkesgrupp. De önskar också att de hade mer tid för att leda och utveckla medarbetare. Det visar en färsk undersökning från Ledarna och undersökningsföretaget Novus.

– Arbetsklimatet är tuffare i dag; färre människor utför allt fler saker. Men det finns också väldigt många chefer och medarbetare som låter mejl och telefon styra deras vardag, i stället för att de själva sätter sig i förarsätet och bestämmer hur dagen och resten av deras yrkesliv ska se ut, säger Martin Höckenström, som sedan år 2008 driver företaget GoProductive.

Företagets fokus ligger på att hjälpa chefer och deras medarbetare att utveckla ett effektivare arbetssätt med syfte att öka deras produktivitet.

Ta makten över sin tid

Under de utbildningar och föreläsningar som Martin Höckenström genomför får deltagarna träna upp sin förmåga att prioritera. En viktig övning handlar om att besluta vad man som ledare vill åstadkomma det närmsta året. Det är centralt för den som vill ta makten över sin tid. Han förklarar:

– Som chef måste du definiera vilka tre saker som är viktigast att du uppnår den kommande perioden. Det ska vara konkreta och mätbara saker, exempelvis att du ska höja motivationen i den grupp som du leder. Att du ska ägna mer tid åt att stötta dina medarbetare i problemlösningar och att du ska dra in fem stor kunder under året.

Steg två är att stämma av med din närmaste chef om hon eller han har samma bild av vilka resultat som du ska uppnå. Om så inte är fallet behöver ni synkronisera och etablera en samsyn. För att kunna mäta och följa upp att allt du gör ligger i linje med dessa tre mål, kan du med fördel använda dig av din dator och din telefon.

– Ge de tre fokusområden som du har valt tre olika färger. Du kan lägga till en fjärde färg för familj och fritid, för att se till att balansen i livet blir god. Varje gång du bokar ett möte eller avsätter tid för att utföra en uppgift, ska du boka in det i din kalender och ge uppgiften en av dessa tre färger. Då blir det enkelt och roligt att följa upp om du gör rätt saker varje dag. Dessutom blir det mycket lättare att prioritera. Du kommer inte längre slentrianmässigt tacka ja till möten, säger Martin Höckenström.

Prioritering och stöttning

När du har blivit expert på att prioritera din egen tid är det också lättare att stötta de medarbetare som varje dag arbetar under för mycket stress och press.

– En god ledare ser sina medarbetare och hur de mår. Om du har anställda som upplever för mycket negativ stress så gäller samma sak här. Det är din roll som chef att stötta dessa personer och tillsammans med dem bestämma vilka tre till fem uppgifter som är högst prioriterade för att de ska utföra ett bra jobb. En god ledare vågar välja, menar Martin Höckenström.

När ni dessutom vet hur ni kan göra era möten mycket effektivare och sluta låta distraktioner som exempelvis telefon och Facebook avbryta er hela tiden, då blir det mycket enklare att få det allra viktigaste uppgifterna utförda.

– Jag hör ofta chefer sucka och säga: ”jag får så många mejl varje dag, jag hinner ingenting annat”. Då brukar jag kontra med att man kan välja att betrakta dator och mobil som enheter för kommunikation som du använder när det passar dig. Lär dig att stänga av det pling som ljuder varje gång du får ett nytt mejl eller en vän förnyar sin status på Facebook. Bestäm dig för att läsa mejl max en till två gånger per dag. Som chef måste du sätta dig i förarsätet och ta makten över vad du lägger din tid på.

Övning ögonöppnare

Under sitt arbete har Martin Höckenström märkt att många chefer och medarbetare sitter fast i ett ”kolla-telefonen-hela-tiden-beteende”. För att kartlägga hur det beteendet påverkar deras vardag brukar han ge dem följande övning:

Lägg ett papper eller ett block bredvid din dator. Varje gång det plingar till i mobilen eller i datorn och du reagerar med att titta på vad som dök upp; dra då ett streck på pappret. Varje gång en kollega avbryter dig utan att ha boka tid i förväg; ännu ett streck på pappret. I slutet av dagen brukar det vita pappret vara överfullt av streck.

– Poängen med den här övningen är att visa hur många gånger under en arbetsdag vi låter oss bli avbrutna under värdefull arbetstid. Jag förklarar också begreppet ställtid, ett ord som beskriver hur lång tid det tar att få tillbaka koncentrationen efter att du har blivit avbruten. Ju fler gånger du blir avbruten under en dag, desto längre tid tar det innan du kan koncentrera dig igen, förklarar Martin Höckenström.

Den här övningen fungerar som en ögonöppnare för många.

– Nästan alla deltagare i våra utbildningar reagerar väldigt positivt: tänk vad mycket värdefull tid jag får när jag inte låter mig bli avbruten hela tiden. Vi brukar också roa oss med att räkna ihop hur många timmar vi får tillbaka per år, när vi inte låter oss bli avbrutna i onödan. Eftersom de flesta frigör 1–2 timmar varje dag blir det cirka 200 timmar per person och år, och då är det lågt räknat, förklarar Martin Höckenström.

– Vad gäller avbrott från kollegor så är det också enkelt. Tala om för dem att de gärna får ställa frågor till dig under dagen. Men att du vill att de samlar dessa frågor till en gång på förmiddagen och en gång på eftermiddagen. Om det inte är väldigt akut. Samma sak gäller för deras kollegor, de behöver också få arbeta koncentrerat och i flow.

Men hur är det med dig själv Martin? Finns det dagar då du helt förlorar makten över din egen tid?

– Jo, det finns det. När jag och min familj ska resa någonstans, då har jag ingen makt över tiden. Då är det min fru som vill ta ansvaret för att vi får med allt. Det får ta den tid det tar, allt ska med. Och jag står där lite handfallen, packar det jag kan. Men det är hon som bestämmer när det är klart för avfärd.



Martins tips

  1. Ta reda på exakt vad du vill åstadkomma det närmsta året.
  2. Definiera detta i tre kärnfulla, konkreta punkter.
  3. Stäm av punkterna med din chef, om du har någon.
  4. Prioritera sedan allt du ska göra utifrån detta.
  5. Följ upp varje vecka.


Martin Höckenström

Jobb: VD för företaget GoProductive i Stockholm.
Ålder: 37.
Bor: I Stuvsta.
Karriär i korthet: Började sommarjobba som tioåring i restaurangbranschen. Avdelningschef och kapten i marinen. Regionchef inom bemanningsbranschen.
Senaste kontakten med Ledarna: Vid planeringen av utbildningen som Martin leder i september.


Foto: Annika af Klercker.
Detta är en längre version av en artikel som är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 9 september 2013.

Uppdaterat: 2015-08-19

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem