2008-03-31

”Jag delegerade semesterplaneringen”

Bjarne Falenius.

Semestertider närmar sig. Bjarne Falenius är chef på Scania och rutinerad på semesterplanering. Han vet hur man slipper schemabråket. Semesterplanering är en ständigt återkommande nöt för chefen att knäcka i samband med semestertider. Varje år är det samma visa, alla vill vara lediga i juli och det blir bråk om vem som ska jobba.

– Den grupp som är inblandad bör lösa detta själva, menar Bjarne Falenius.

Som chef för Scania Assistance för Norden och de baltiska länderna på Scania ansvarar han för en 24-timmarsservice som kräver dygnet runt-bemanning. Något som kan vara extra tufft med tanke på ledigheter över sommar, jul och nyår.

Jag löste det genom att lämna över till personalen, de fick frihet att själva hitta ett semesterschema som fungerade och de köpte det med hull och hår.

Scania Assistance arbetar med ett ärende- och hanteringssystem som täcker 14 länder och betjänar nödställda chaufförer att snabbt komma till en verkstad.

Lösning på bemannningsproblemet

Tidigare var bemanningen under de stora helgledigheterna ett återkommande problem.

– Det var tufft, som arbetsgivare är du tvungen att erbjuda minst fyra veckors sommarsemester. Vi är 14 personer på vår avdelning som jobbar skift och alla ville ta semester i juli.

Enligt Bjarne Falenius är lösningen att informera och vara tydlig, och låta personalen vara delaktig, på det viset minskar risken för gnäll.

– Jag delegerade semesterplaneringen till tre personer inom gruppen och de löste det med ett semesterschema i tre delar över sommaren.

Det fungerar rättvist, genom att ha tre perioder tilldelas varje person olika perioder under varsitt år med ett rullande schema.

– Det har varit en lyckad lösning, men det är klart att det inte är helt smärtfritt med ett schema där personalen bara får semester i juli var tredje år, särskilt när de har barn i skolåldern eller gubben har semester, men det har det fungerat i fyra år nu, säger Bjarne Falenius.

Tydlighet viktigt

Det gäller att vara tydlig med att du som chef inte backar för att ta ett beslut baserat på rimlighet och rättvisa. Man bör även berätta vad konsekvensen blir om inte gruppen är flexibel och kan komma överens. Då måste du som chef ta ett beslut.

– Det schema existerar inte där du får med alla ombord, säger Bjarne Falenius.

– Men ett effektivt sätt att få stopp på de som bråkar mest, är att erbjuda dem att visa hur de kan åstadkomma förbättringar, oftast kommer inga förslag.

Lottdragning, menar Bjarne Falenius, blir lätt som polsk riksdag och är inget han rekommenderar.

– Då är det istället slumpen som ska avgöra om den som verkligen behöver vara ledig måste jobba. Återigen, gruppen måste avgöra vad som är rimligt i detta, annars ligger bollen hos dig som chef.

Om medarbetarna önskar byta får de göra det med varandra utan övrig inblandning, huvudsaken är att det finns lika många ordinarie på plats hela sommaren.

Sommarvikarier

Man har också valt att plocka in sommarvikarier. Tidigare diskuterade man att lösa bemanningen under semestermånaderna med att locka med påslag på lönen.

– Men det, säger Bjarne Falenius, var en omöjlig ekvation i en liten arbetsgrupp där personalen ska vara ledig under en sammanhängande semestermånad.

Istället löste man problemet med att anlita bemanningsföretag.

– Eftersom semesterplaneringen är ett återkommande problem varje år ligger det i allas intresse att lösa det en gång för alla och på det viset slippa den vårliga konflikten.


Text: Margaretha Eldh

Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem