2011-09-15

”Som chef måste man säga precis som det är”

Karin Lidén. Foto: Niklas Björlin

För Karin Lidén och hennes medarbetare på Kramfors kommun innebär årets budget alltid nedskärningar. Men ändå visar medarbetarundersökningar att personalen trivs bra på jobbet.
– Det gäller att informera och vara ärlig. Då bygger du förtroende, säger Karin.

Kramfors invånarantal har gått från nära 34 000 till knappt 19 000 på 50 år och den negativa utvecklingen fortsätter. Det innebär att skatteunderlaget minskar och att kommunens budget krymper. För kostchefen Karin Lidén och hennes medarbetare, som servar förskolor, skolor och äldreomsorg med mat, innebär årets nya budget alltid nedskärningar i verksamheten – oavsett vilket år det är.

– Högkonjunkturen stannar alltid i Sundsvall, ungefär som X2000, säger Karin och ler.

Effektivisering

När Karin började på kommunen som kostchef 1999 insåg hon att det fanns mycket att vinna på effektivisering. Det saknades överblick över verksamheten vilket medförde överkapacitet. Karin inledde en omorganisation och på ett bräde försvann 23 tjänster.

– Men vi slapp säga upp någon. Det var många som skulle pensioneras, en hel del vikarier och många vakanta tjänster.

Sedan dess har trenden fortsatt. I dag är de ännu färre anställda. Ändå visar medarbetarundersökningarna som görs vart tredje år att personalen mår bra och trivs på jobbet.

Informera!

Karin menar att hon lärde sig något mycket viktigt under sin tid som chef på Sollefteå sjukhus, när 15 personer i personalstyrkan skulle sägas upp. Hon sammanfattar det med: "informera, informera, informera".

– Det gäller att hålla medarbetarna informerade om verkligheten och inte mörka något. Som chef måste man säga precis som det är, det är något som jag vill tipsa andra chefer om. Gör man bara det så får man gensvaret att "det klarar vi". Krisar det, ställer de flesta faktiskt upp.

Den lärdomen tog hon med sig till Kramfors kommun och här håller hon regelbundna möten och informationssamtal med sina chefer, som sedan informerar personalen. Hon deltar i utbildningsdagar och i arbetsplatsträffar och där träffar hon medarbetarna.

Delaktighet

– Även om det inte hänt något nytt – säg det. Vi följer upp ekonomin med cheferna varje månad. Alla ska känna sig delaktiga.

Informationen har flera syften, menar Karin. Det motverkar ryktesspridning och misstänksamhet.

– Och det bygger förtroende. Delaktighet gör att personalen hänger med och kämpar på även i motgångar. Det kommer ändå alltid att finnas en viss misstänksamhet mot chefen; det ligger i rollen. Men man kan göra sitt för att motverka den.

Kompetensen breddas

För personalen har nedskärningarna inneburit förändringar.

– Vi har jobbat mycket för att personalen ska följa våra inköpsavtal och det har gett resultat vad gäller att minska kostnaderna.

Och i stället för att ta in vikarier lånar man personal mellan köken.

– Det knotades en del i början, men nu tycker de flesta att det är lite kul att byta kök ibland. Personalens kompetens blir ju bredare också när de går mellan olika kök. De kan så mycket!

Nästa utmaning

Men omorganisation är något som ständigt pågår. Kramfors kommun har förlorat de flesta av sina stora pappersbruk och sågverk och utan arbetstillfällen fortsätter invånarantalet att sjunka. Därför står Karin och hennes medarbetare nu inför nästa stora utmaning:

– Kommunen måste lägga ner ett antal skolor och det påverkar så klart oss, men det ser ut som att vi klarar oss med naturliga avgångar även denna gång.

Karin besöker gärna sina kök när hon har tid.

– Det har sin betydelse att umgås med personalen. Att sitta och snacka strunt över en kopp kaffe bygger också förtroende – och det är så fantastiska människor att prata med. Jag tycker så mycket om vår personal. Trots att vi haft det tufft har vi hemskt roligt och skrattar mycket.

Årets kostprofil 2010

Karin brinner för sitt jobb och för kvaliteten på den offentliga maten. Därför är hon även ordförande i branschföreningen Kost och näring, som bland annat drivit frågan om en lägsta kvalitetsnivå på skolmaten – och nu fått detta inskrivet i den nya skollagen, mycket tack vare ett intensivt lobbyarbete.

– Maten ska inte bara vara gratis, den ska vara näringsriktig också. Man ska veta vad näringsrekommendationen är och vad man har att förhålla sig till, säger Karin.

Mycket på grund av detta engagemang fick Karin utmärkelsen Årets kostprofil 2010 av branschtidningen Restaurangvärlden.

– Det var oväntat men otroligt roligt! Många kommuner sköter maten med vänsterhanden så att jag fick utmärkelsen just detta år, när vi fått tillägget med i skollagen känns extra betydelsefullt.

Karin är idérik och har många gånger tagit initiativ som fått andra att häpna. Bland annat har hon vågat visa upp sig i medierna tillsammans med Bert Karlsson i TV4:s "Matakuten". Men hennes brinnande engagemang och vågade vägval har bidragit till att höja kostchefernas status i landet.

Alltid lära sig mer

Karin har varit chef hela sin karriär.

– Vid 58 års ålder är man trygg i rollen, säger hon. Det gör det lättare att vara prestigelös. Som chef måste du kunna erkänna när du haft fel i en fråga. Du måste våga ändra dig. Det är oerhört viktigt för att få förtroende från medarbetarna.

Numera kan hon delvis luta sig tillbaka på rutin. Men som chef kan man ändå aldrig slappna av, menar hon. Man kan alltid lära sig mer.

– Det finns jättemånga bra kurser hos Ledarna som man kan gå. Och jag går alltid in på Ledarnas hemsida inför medarbetarsamtal. Trots alla mina år som chef tycker jag fortfarande att det är ångestfyllt inför dem, men på hemsidan finns många praktiska tips och råd.


Karins tre tips för att motivera personalen under nedskärningar:

  • Var ärlig när du informerar.
  • Var tydlig så att alla förstår.
  • Släpp på prestigen. Erkänn att du kan ha fel och våga ändra dig.

 

Karin Lidén

Jobb: Kostchef i Kramfors kommun.
Bor: I Sollefteå, där hon är uppvuxen.
Senaste kontakten med Ledarna: Alldeles nyligen, har möten på Ledarnas kontor i Stockholm tre gånger i månaden genom branschföreningen Kost och Näring.
Karriär: Bland annat husmor på K1, ekonomiföreståndare på Åkersberga sjukhus,
basenhetschef på Sollefteå sjukhus och sedan 1999 kostchef i Kramfors.
Anställda: 67 kockar och 4 chefer.
Kuriosa: Blev Årets kostprofil 2010 för sina insatser som ordförande i Kost och Näring.


Detta är en längre version av en artikel som är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 9, september 2011.

Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem