2010-09-17

Tydliga ramar för verksamheten

Penilla Gunther. Foto: Nicke Johansson

Dokument som målgruppen förstår är viktigt för planeringen av verksamheten. Men för Penilla Gunther, verksamhetschef på Coompanion, är planering framför allt något som sker i det dagliga arbetet. En chef ska hålla huvudet kallt, göra rätt saker och följa den röda tråden.

Penilla Gunther kallar sig själv för ett "skrivfreak". Hon gillar att skriva ner saker och att ta fram olika typer av dokument. Det gör hon även när det gäller verksamhetsplaneringen på Coompanion.

– Det är viktigt, och något som jag rekommenderar andra chefer att göra. Framför allt för att få en röd tråd med mål och aktiviteter som relaterar till verksamheten. Den som vill kan gå till dokumentet och se vart vi är på väg och vad vi ska göra för att komma dit. Och det är inte bara viktigt för personalen, utan även för dem som sitter i styrelsen och kanske inte har daglig kontakt med verksamheten, säger Penilla Gunther.

Avstämning

De stora riktlinjerna dras upp vid styrelse- och personalkonferenser en gång om året. Konferenserna är också tillfällen för avstämning. Däremellan händer det att hon skriver ner hur verksamheten ligger till och vad som behöver göras, men de anteckningarna är mest för egen användning.

För även om Penilla gillar att uttrycka sig i skrift är Coompanion en liten organisation och att upprätta handlingar har inget egenvärde.

– Planering handlar väldigt mycket om människor. Jag kan skriva hur många dokument som helst, men om jag inte får de anställda att följa samma röda tråd är jag fel ute.

Kommunikation och tydlighet

Att få med sig medarbetarna i den lilla arbetsgruppen bygger i stället mycket på kommunikation om mål och aktiviteter och att tydligt visa vad som är viktigt. Varje formellt och informellt möte är ett tillfälle att träget kommunicera budskapet och att få alla involverade. Penilla Gunther lärde sig tidigt vikten av "management by walking around" och har hållit fast vid idén att vara synlig och tillgänglig.

Hennes koncept för att följa planeringen och nå målet är enkelt, i alla fall i teorin:

– Bestäm målen och håll fast vid dem. En chef måste kunna sortera bort. För det dyker alltid upp en massa saker du känner att du borde göra. Då gäller det att hålla huvudet kallt och ständigt fundera på om man gör rätt saker. Men jag har märkt att många chefer har svårt att prioritera.

Påverkar synen på verksamheten

Penilla Gunther anser att chefen genom hela sitt agerande och sätt att vara har stora möjligheter att påverka synen på verksamheten.

– Många gör som chefen gör. Om jag jobbar strategiskt och gör uppföljningar så gör andra det också. Jag påverkar genom den jag är och hur jag jobbar. Det tror jag ofta glöms bort i mindre organisationer.

I en liten grupp kan en strukturerad verksamhetsplan även ha funktionen att underlätta arbetsfördelningen.

– Utmaningen är att få människor att läsa och ta del av planen för verksamheten. Och när de gör det kan man få reaktioner som "det här kan jag göra" och "det här är jag bra på". Om en liten grupp ska uppnå stora mål krävs det lagarbete, och då är det väldigt viktigt att se sin egen roll i det arbetet.

Nå alla nivåer

En stor skillnad mellan små och stora organisationer är att chefen i den mindre lättare kan få med sig alla medarbetare på en gång. I en stor organisation kan det underlätta med en planering av verksamhetsplaneringen för att budskapet ska nå alla nivåer på ett sätt som berör och är konkret.

För att hålla fast vid den röda tråden, bryta ner målen och formulera om dem krävs kunskap om verksamheten på varje nivå.

Penilla Gunthers erfarenhet av offentlig sektor är att politiska beslut som berör en verksamhet blivit ganska otydliga när de via tjänstemannapennor når "golvet". Och i stora privata företag tror hon att ett vanligt misstag är att inte föra ut sitt budskap hela vägen. Då är risken att det i stället sprider sig genom mun-till-mun-metoden och förvrängs som i en visklek.

– Där är mellancheferna nyckelpersoner. Att skicka ut anpassade dokument till dem kan vara ett sätt att nå ut. Annars finns risken att de läser och inte förstår, och chefer som inte förstår hur de ska använda informationen i sin verksamhet talar inte om den.

Uppföljning behövs

Så långt planering och genomförande, men den del av verksamhetsplaneringen som det oftast slarvas med är uppföljning. Antagligen för att många tycker att uppföljningen är tråkigare än att vara kreativ och dra i gång nya saker. Men Penilla Gunther betonar vikten av att ha olika personlighetstyper i en grupp. Entreprenörerna behöver administratörer och förvaltare som då och då håller upp ett varnande finger.

– Annars vet vi inte vad vi har gjort. Jag hade svårt för de uppgifterna när jag var yngre, men nu har jag lärt mig tjusningen.

En uppföljning kan baseras på till exempel ekonomiska rapporter eller annan tillgänglig statistik.

– Oavsett vilken chefstyp du är så behöver du en skriftlig uppföljning. Om jag får en fråga om hur det går ska jag kunna ta reda på det och svara både uppåt och neråt. Om till exempel antalet kunder minskar måste jag ha koll på det. Utan rätt information kan jag inte ta mitt ansvar som chef, säger Penilla Gunther.

Se över gruppens kompetens

Att verksamhetsplanering är viktig har Penilla Gunther fått erfara. Både när den fungerat bra och mindre bra. Mindre bra gick det när hon jobbade med ett internationellt projekt med 16 nationaliteter involverade. Där ställde nyanser i språket till det tidsmässigt. I morgon betyder inte alltid bokstavligen i morgon på alla språk. Ibland kan i morgon betyda tre veckor.

– Med mer kunskap om de kulturella skillnaderna hade jag kunnat planera på ett bättre sätt. En lärdom var att se över gruppens kompetens när man planerar.

Ett lagarbete

Bättre gick det i fjol när Penilla Gunther kom tillbaka efter fyra månaders sjukskrivning och det var mycket som var försenat och skulle tas igen under hösten.

– Min vilja att klara av det var mycket stor, men det var naturligtvis ett lagarbete. Alla hade samma fokus och strävade åt samma håll. När vi klarade det kände vi en otrolig glädje och gruppkänsla.


Penillas tre tips om verksamhetsplanering:

  • Skriv tydliga verksamhetsplaner. Alla som läser den måste förstå det de läser. Vart ska vi? Varför? Hur? När? I stora organisationer bör budskapet nivåanpassas.
  • Samla alla nyckelpersoner och se till att de verkligen förstår målen och brinner för dem. Planen ska vara ett papper som de verkligen förstått.
  • Kommunicera hela tiden: målen, vägen dit och hur ni ligger till.
Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem