2008-10-13

”Uppsägningssamtal är en del av din professionella roll”

Eva Gotthardson.

Att ha uppsägningssamtal med sina medarbetare är en av chefsrollens svåraste uppgifter. Eva Gotthardson, konsult inom outplacement och karriärrådgivning, vet hur du tacklar samtalet på bästa sätt.

– Det ingår besvärliga saker i ledarskapet, och det är viktigt att du kan skilja på dig själv som person från din roll som chef. Uppsägningssamtal är en del av din professionella roll – det bör du ha som ett mantra när situationen känns besvärlig att hantera, så att du inte blir för känslosam eller sårbar, säger Eva Gotthardson.

För att du ska kunna förmedla uppsägningsbeslut så bra som det är möjligt är det viktigt att du har helt klart för dig varför uppsägningarna sker.

– Är det för att möta marknaden? Spara pengar? Öka konkurrenskraften? Det generella budskapet ska självklart hålla ända ner på individnivå. Då blir det lättare för dig att förklara, och för medarbetaren att förstå, varför just han eller hon blir uppsagd, betonar Eva Gotthardson.

Vik inte av från budskapet

Hon rekommenderar att, om möjligt, hålla uppsägningssamtalet tidigt i veckan och tidigt på dagen, helst måndag eller tisdag förmiddag. Grundläggande under samtalet är att hela tiden hålla sig till budskapet, behålla sitt lugn, och lyssna på medarbetaren och reaktionerna.

– Ge dig inte in i diskussioner, argumentera inte, och gå inte i försvarsställning. Skyll inte ifrån dig på ledningen eller huvudkontoret. Säg inte "Jag tycker inte heller så här".

Eva Gotthardson menar att det är viktigt att alla chefer i organisationen eller företaget är lojala med uppsägningsbeslutet, förmedlar samma budskap och stöttar varandra.

– Och det är också viktigt att alla chefer är närvarande och tillgängliga i samband med uppsägningarna – även de som inte har personal som de ska säga upp, säger hon.

Förbered dig

Om du är väl insatt i det budskap du ska förmedla under uppsägningssamtalet, samt förberedd och insatt i personens historik, får du en mental trygghet och ökade förutsättningar för att kunna genomföra samtalet så bra som möjligt. Se till att vara trygg i det du ska säga och hur du ska agera. Då står du bättre rustad för att bemöta medarbetarens reaktioner. Har du inte tidigare genomfört uppsägningssamtal, och känner dig osäker, se då till att få stöd och kanske träning av en mer erfaren kollega.

– Förberedelser är halva jobbet när det gäller uppsägningssamtal, betonar Eva Gotthardson.

– Har personen till exempel ett missbruk, en sjukdom eller om det är något annat som kan försvåra beskedet och samtalet ytterligare är det viktigt att du känner till det, tillägger hon.

Hon inflikar också att det ju faktiskt kan vara så att någon av de du ska hålla uppsägningssamtal med fyller år just den dagen.

– Kolla upp det innan, så att du – om du inte kan byta dag för samtalet – i alla fall är förberedd på eventuella extra starka reaktioner till följd av att bli uppsagd på sin födelsedag. Ju mindre överraskad du blir, desto bättre stöd kan du vara för medarbetaren.

Förbered dig också på de frågor som du tror kan dyka upp under samtalet – både generella och på individnivå. En fråga du kan vara nästan helt säker på att få är "Varför just jag?". Den frågan måste du kunna besvara.

– Och skulle du få en fråga som du inte kan besvara, be då att få återkomma senare med ett svar, och kom ihåg att göra det, säger Eva Gotthardson.

Var saklig

Uppsägningssamtalet är däremot inte ett tillfälle för att ta upp gamla "surdegar", det vill säga sådant som du har dragit dig för att ta upp med medarbetaren tidigare, som inte har med uppsägningen att göra.

– Var saklig, och håll dig till det som samtalet ska handla om. Var noga med att skilja sakfrågan och läget från personen. Håll dig till kriterierna för uppsägningen.

Det första mötet kan vara rätt kort, berättar Eva Gotthardson, men boka ett nytt möte. Då får medarbetaren tid att "landa" i den information som denne har fått, och du får tid att ta reda på och formulera svaren på eventuella obesvarade frågor. Vid möte nummer två kan man mer detaljerat gå in på praktiska saker, förklarar Eva Gotthardson.

– "Bra" uppsägningssamtal innebär att medarbetaren känner sig respektfullt behandlad och förstår varför uppsägningen sker. Medarbetaren ska också vara informerad om de rent praktiska aspekterna av uppsägningen, så som till exempel avgångsvederlag – om ett sådant finns – och eventuell överlämning av arbetsuppgifter.

– Min erfarenhet är att medarbetare som förstår skälen till sin uppsägning och känner sig vettigt behandlade lättare kan gå vidare i sin karriär, berättar Eva Gotthardson.

Hon betonar att uppsägningssamtalet bara är en del av det komplexa arbete som en uppsägningsprocess innebär. Efter en uppsägningsprocess rekommenderar Eva Gotthardson att man aktivt samlar den personal som är kvar för en nyorientering.

– Vid en uppsägningsprocess ligger fokus på dem som blir uppsagda, och mycket energi går åt i organisationen. Men glöm inte att även fokusera på de medarbetare som är kvar. De är ofta bekymrade, arga och behöver svar på frågor, förklarar hon.

Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem