2016-08-17

”Småpratet minskar min egen arbetsbelastning”

Frank Marin. Foto: Magnus Liam Karlsson. Frank Marin. Foto: Magnus Liam Karlsson.

Det var när Frank Marins egen arbetssituation började gå överstyr som han införde det nya arbetssättet. Med hjälp av informella samtal och ett ledarskap som bygger på bekräftelse vände han situationen.

– Jag jobbade med kommunal verksamhet där jag var överöst med arbete. En stor del av arbetet rörde personalfrågor. Jag behövde vända situationen, så trots att jag hade massor att göra bestämde jag mig för att börja gå runt och prata informellt med personalen.

Redan efter ett par veckor hade stämningen på arbetsplatsen blivit mycket varmare och mer välkomnande.

I dag har Frank Marin som rutin att ofta och regelbundet gå runt och checka läget med personalen. Han frågar hur medarbetarna mår, hur de ser på sin arbetssituation eller vad de gjort i helgen.

– Reaktionerna är både positiva och negativa men jag tycker att det är viktigt att medarbetarna kan föra fram tankar och lyfta upp känslor och funderingar. Det är när problem får ligga och gro som de växer till sig och kan bli riktigt stora. Om det finns en irritation bland medarbetarna och man inte ventilerar omgående kan en enkel småsak leda till stor frustration.

– I samtalen i vardagen märker jag hela tiden vad som händer. För mig är det ett sätt att fånga en problematik i ett tidigt stadium. Om någon har det tufft kan jag exempelvis styra över arbetsuppgifter till någon annan i rätt tid.

Frank Marin är chef över cirka 30 personer. Han säger att han lägger ner ungefär två timmar i veckan på de informella samtalen. På det hela taget sparar han tid.

– Nuförtiden håller vi alltid tiden på våra personalmöten eftersom det inte dyker upp en massa frågor som rör enskilda individer. Och småproblem hinner inte bli formella frågor som kräver en massa administration.

Frank Marin menar att de informella samtalen är den bästa investering i personalen som en chef kan göra.

– Jag tycker att det skapar en bättre förståelse för hur personalen mår. Det handlar också om att fånga upp alla i gruppen och sträva mot samma mål.


Fördelar med att leda genom informella samtal, enligt Frank Marin:

  • Du har möjlighet att hela tiden ta temperaturen på verksamheten.
  • Du kan upptäcka problem och parera dem innan de blivit formella ärenden.
  • Det sparar tid i längden eftersom du slipper släcka eldar och i stället kan arbeta strategiskt.


Frank Marin

Jobb: Gruppchef, Sundbybergs simhall.
Ålder: 53.
Bor: Vaxholm.
Karriär: Har varit anställd hos Medley AB i 11 år, bland annat som simhallsansvarig och platschef, anställd i Sundbybergs stad sedan 2014.
Så många rapporterar till Frank: 30 personer.
Antal år som medlem i Ledarna: Blev medlem 2010.


Artikeln är också publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 8, augusti 2016.

Uppdaterat: 2016-08-18

Chefsguide

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem