Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Experten svarar – ledarskap

Att vara chef innebär att ställas inför många olika frågor och utmaningar. Ledarna vill stötta dig – därför svarar våra experter varje månad på olika frågor. Här svarar Christina Werner, chefsrådgivare på Ledarna, Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna, och Johan Frisö, tidigare ledarskapsutvecklare på Ledarna, på frågor om ledarskap.


”Hur ska jag använda medarbetarnas idéer?”

Fråga: Jag arbetar som affärsområdeschef i ett tjänsteföretag med fem kontor i norra Europa och kraven på innovation från ledningen blir allt större. Efter tre år på företaget vågar jag påstå att vi inte skapar några förutsättningar för innovation utan vi inför bara nya arbetsmetoder.

Agila arbetssätt ersätter nu lean för att stimulera experimenterande, men det som inte förändras är vår organisationsform. Vi har många kompetenta och drivande medarbetare och det råder ingen brist på idéer. Vad krävs för att vi ska ta tillvara idéerna i hela organisationen?

Svar: Den kanske vanligaste fallgropen vid införande av en ny metod eller ett nytt arbetssätt är att använda en plan som utgår från hur metoden har fungerat på annat håll eller i teorin.

Jag tror inte att det finns någon genväg eller revolutionerande metod utan det handlar om att åstadkomma rörelse i det komplexa system som en organisation utgör. Det som krävs är ofta en kombination av uthållighet och små segrar. Människor måste förstå varför de ska göra något på ett annat sätt.

”Tillitsbygge” är en långsam process som sker med hjälp av konkreta resultat. Välj ut personer som har idéer och klarar att genomdriva dessa i mindre skala – förändringsagenter – för att skapa konkret nytta och värde för kunder eller interna intressenter. Ni vet vad som är mest kritiskt för verksamheten i den situation ni befinner er. Kanske kan personer från olika affärsområden delta för att hitta nya former av samarbeten?

Använd gärna metoder (lean, agilt, innovationsmetoder eller annat) som ni investerat förtroende och tid
i. Genom att anamma språk och sätt som är etablerade kan fokus ligga på värdeskapande i stället för på
processer, arbetssätt eller roller.

Till sist – vill ni uppmuntra experiment, se till att det blir fler projekt så att ni kan riskera att något av dem
misslyckas. Inga profilprojekt som allt står och faller med. Ni vill ju uppmuntra att nya erfarenheter bidrar till ett
lärande, en bättre verksamhetskunskap och förståelse för olika kunders behov. Se till att erfarenheterna sprids mellan affärsområdena inför nästa projekt som sannolikt kommer tätt inpå.

/AnnCharlotte Bretan, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 9 september 2015.


”Min chef känner misstro mot mig”

Fråga: Jag tillträdde som chef på ett logistikföretag efter att jag arbetat i snart tio år med olika arbetsuppgifter. Först gick allting bra och jag kände att jag uppnådde goda resultat. Fram tills att jag blev inkallad till distriktschefen som framförde en rad klagomål på hur jag bemötte mina tidigare kolleger.

Jag misstänker att det fanns en viss avundsjuka hos en av mina tidigare kolleger, på ett helt personligt plan. Men detta har nu lett till att min chef känner misstro mot mitt sätt att leda verksamheten. Och jag har fått ett sämre självförtroende som påverkar mitt dagliga arbete. Hur gör jag för att komma vidare från den här situationen?

Svar: Du behöver få tillbaka ditt mandat som chef. Mandatet består av två delar. Den ena delen är stödet från din chef. Den andra delen handlar om att det är du som är chef gentemot dina medarbetare.

Ett nödvändigt steg för att nå dit är att ta ett möte med din chef. Du bör vara den som kallar till mötet och leder det. För att mötet ska bli så bra som möjligt ska det finnas en tydlig agenda. Den ska utgå från ditt mål att få tillbaka mandatet. Ha en tydlig tidsram för mötet och vilket/vilka nästa steg ska bli. Mötet kan inledas med att båda beskriver sin syn på situationen.

En viktig punkt sedan är att belysa vikten av mandatet och få chefens stöd. Vidare bör ni komma överens om att kommunikationen med medarbetarna framför allt går genom dig. Din chef och du kan sedan ta täta avstämningar under den första tiden.

Informera om agendan före mötet. Ni kan också diskutera en handlingsplan som innehåller aktiviteter med medarbetarna. Tänkbara aktiviteter kan vara samtal med alla medarbetare eller teambuilding. Avslutningsvis kommer ni överens om när och hur nästa steg ska tas.

Som medlem är du välkommen att kontakta oss på Chefsservice för att diskutera din situation. Du kan också boka chefscoching

/Christina Werner, chefsrådgivare/förhandlare

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 9 september 2014.


Hur tillgänglig förväntas jag vara?

Fråga: Jag är sedan många år affärsutvecklingschef inom konsultbranschen. Vänner och familj har reagerat på att jag alltid är ”uppkopplad” vare sig det är vardag, helg eller semester. Om jag inte är tillgänglig är jag orolig att missa ett viktigt tillfälle att avsluta en affär som i sin tur påverkar hela företaget. Det är egentligen ingen som uttalat kräver att jag alltid ska svara i telefon eller på mejl, men känslan finns ändå att jag borde göra det. Vilka krav på tillgänglighet kan man ställa på en chef?
/ Luiz

Svar: Jag önskar att jag kunde ge dig ett enkelt svar på din fråga, men här finns inget rätt eller fel. Den teknik som gör det möjligt för oss att ständigt vara tillgängliga är både en välsignelse och en förbannelse. Å ena sidan ger den oss flexibilitet att arbeta från olika platser vid alla tidpunkter, å andra sidan upplever många precis som du en förväntan på snabba svar oavsett när i tiden telefonen ringer eller när vi får sms och mejl.

Det är bara du själv som kan sätta gränserna. Många chefer delar ditt dilemma, men ofta är de uppkopplade för att de själva tycker att det minskar stressen. Jag skulle föreslå att du tar upp denna fråga med dina kollegor för att höra hur de hanterar dilemmat. Prata också med din närmaste chef om hur du upplever situationen. Din känsla av att förväntas vara tillgänglig kanske är helt obefogad.

Finns det däremot uttalade krav på tillgänglighet, så är det på sin plats att diskutera i vilken omfattning denna är rimlig. Även om du är chef finns det gränser för hur mycket arbetet ska inkräkta på ditt privatliv. Jag antar att du liksom många andra chefer har så kallad förtroendearbetstid, det vill säga att du inte har rätt till övertidsersättning. Det betyder inte oändlig arbetstid. Det finns en arbetstidslagstiftning som syftar till att begränsa hur mycket vi kan och får arbeta just för att skydda oss från ohälsa.

/Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 6-7 juni-juli 2013.


Tänk om de avslöjar mig

Fråga: Jag är både ny som chef och väldigt ung i jämförelse med mina kollegor. Känner inte riktigt att jag tillhör någon grupp och har ingen att prata med på jobbet. Tror inte heller att jag riktigt blir tagen på allvar. Börjar tvivla på min förmåga och känner mig otroligt stressad över om jag ska hinna med och klara av alla uppgifter. Just nu mår jag inget vidare och det känns inte alls roligt att gå till jobbet. Jag är rädd för att någon ska avslöja mig som en bluff om det är något jag inte kan. Kan inte bestämma mig för om jag ska sluta som chef eller ge det en chans en tid till?
/ Palle

Svar: Det finns många både erfarna och höga chefer som vittnat om att de har en känsla av att bli ”avslöjade”. Så där är du i gott sällskap. Som chef är det inte möjligt att ha svar på allt. Det är helt okej att säga att du inte vet, men att du ska ta reda på vad som gäller. Du måste lita på att den som anställde dig vet att du inte har någon tidigare chefserfarenhet, men gjorde bedömningen att du har kapacitet för att lära dig och bli en bra chef på sikt.

Det finns ingen chef som var flygfärdig från början och heller ingen som inte gjort några misstag. Om du ska fortsätta som chef måste du se till att få rätt förutsättningar så att du kan må bra i rollen. Försök att hitta en mentor eller någon chef du har förtroende för, i eller utanför företaget, som du kan använda som stöd och bollplank. Tillsammans kan ni hitta en realistisk ambitionsnivå för dig och du kan också få konkreta råd. Att vara chef är fantastiskt roligt och utvecklande om du får rätt förutsättningar. Så visst tycker jag att du ska ge jobbet en chans, men aldrig på bekostnad av ditt eget välbefinnande.

/Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 6-7 juni-juli 2013.


Delat ledarskap – är det möjligt?

Fråga: Jag har börjat diskutera möjligheterna och intresset att dela mitt ledarskap med en av mina medarbetare. Ett tungt vägande skäl är att jag har en väldigt stor grupp att leda, 64 personer, som dessutom jobbar treskift. Fungerar delat ledarskap och vad bör vi i så fall tänka på? / Lovisa

Svar: Delat ledarskap kan betyda allt från en tydlig fördelning av specifika arbetsuppgifter till verkligt samledarskap. Det finns både bra och dåliga exempel på hur delat ledarskap fungerar. För att lyckas måste förutsättningarna vara rätt. Studier visar att de som delar ledarskapet behöver ha likvärdiga gemensamma värderingar. Du och din medarbetare måste också ha stort förtroende för varandra och vara prestigelösa. Lika viktigt är det att vara tydliga gentemot era medarbetare om hur ni kommer att leda verksamheten. Det finns risker att bli utspelade mot varandra av era medarbetare. Men om ni har en tät kommunikation och är eniga om hur ni vill leda gruppen så finns det stora möjligheter att lyckas. Då kan det vara en bra lösning för att få bättre förutsättningar att hantera uppdraget och hålla som chef.

Vill du fördjupa dig i ämnet kan jag tipsa om en ny bok med titeln ”Delat ledarskap – om chefer i samarbete” som ges ut av Liber förlag.

/Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 6-7 juni-juli 2013.


Utmaningen är att leva efter sina värderingar

Fråga: Hej! På min arbetsplats finns det bra förutsättningar för att skapa den bästa arbetsplatsen. Och det talas det också ofta om. Man poängterar hur viktiga alla är. Här ska man kunna utvecklas och allas kompetens ska tillvaratas. Visst känns det bra och mycket gott görs, men det är bara på den egna avdelningen. På en övergripande nivå präglas det ofta av toppstyrning och en brist på insyn. Beslut tas och informeras om utan att vi ens haft en aning om att frågan varit aktuell.

Personalomsättningen är stor och har varit det de senaste åren. Hur kan man påverka en sådan kultur utan att hamna i kylan? Vissa har drabbats av just det!
/ Håkan

Svar: Hej! Mod är det första ordet som jag kommer att tänka på. Både från dig i den position som du befinner dig i och från din lednings sida. Det är med organisationer som med människor. Ingen är fullkomlig, utan allt kan utvecklas. Organisationer består av människor som kan bidra med sin fulla kapacitet, hela sitt kunnande och sina erfarenheter. Det gäller att skapa så goda förutsättningar som möjligt för medarbetarna att verka i en sådan miljö. Ansvaret för att skapa den miljön, organisationskulturen, vilar tyngst på chefer och ledning. Men det finns ett ansvar på alla som ingår i systemet. Det vill säga alla anställda oavsett position. De organisationer som lyckas bäst kommer att kunna både attrahera, utveckla och behålla sin personal. De kommer dessutom att vara lönsamma.

De flesta organisationer har en värdegrund eller ett antal värdeord som de vill ska genomsyra verksamheten. Utmaningen är att leva efter sina värderingar. En grundförutsättning för detta är prestigelöshet. Om man i vardagen reflekterar över och ger feedback till varandra inom organisationen utifrån de värderingar man står för. Då får man en levande organisationskultur som hela tiden utvecklas. Värderingarna blir levande!

Detta kräver mod och mognad både att ge och ta feedback. En mogen organisation består av medarbetare som har självinsikt och som är nyfikna på andras perspektiv. Det krävs också att man kan erkänna sina brister och vara öppen med det.

God kommunikation och goda relationer utvecklar, satsa på det. Våga vara sårbar, släpp på prestigen och var nyfiken på andras perspektiv.

/Johan Frisö, tidigare ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 4 april 2013.


FIRO står sig väl

Fråga: Hej! Jag jobbar i ett team där det mesta verkligen fungerar bra. Vi har bra kommunikation, är konstruktiva och producerar mycket bra. Häromdagen pratade vi om just detta, att det funkar så bra hos oss. Någon nämnde FIRO-teorin, att vi kommit långt enligt den. En annan sa att den inte gäller längre, att det finns annat nu. Är det så?
/ Michael

Svar: Hej! FIRO står för Fundamental Interpersonal Relationship Orientation. En teori om gruppers utveckling mot samhörighet och effektivitet började utvecklas i slutet på 1950-talet av Will Schutz. Den teorin står sig väl än i dag. Den är grundläggande och är också grunden i det som oftast nämns i dag, nämligen Susan Wheelans utvecklingstrappa. Wheelan har i över 30 år empiriskt studerat grupper och gruppers utveckling. Hon har fem steg i sin utvecklingstrappa där det sista steget är gruppens avveckling. Den som är bekant med FIRO kommer att känna igen det mesta i Wheelans teorier.

/Johan Frisö, tidigare ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 4 april 2013.


Ska det vara så här att vara chef?

Fråga: Jag är chef sedan 13 år och tror att jag har fastnat i det berömda mellanchefsträsket. Det är tufft med kraven som ställs uppifrån och nedifrån och jag har börjat tappa sugen. När helgen kommer är jag helt slut. Det känns som om jag äts upp av jobbet. Jag börjar fundera på att hoppa av, men då vet jag inte riktigt vad jag ska göra i stället. Ska det vara så här att vara chef?

Svar: Nej, det ska inte vara så här. Det är många chefer som upplever sin situation på det sätt du beskriver. Chefsuppdraget är mångfacetterat och en del av det handlar om att hantera spänningsfältet mellan olika aktörers förväntningar och krav. För att lyckas med den balansakten räcker det inte med att vara en engagerad och god ledare. Det kräver också att din arbetsgivare har gett dig rätt förutsättningar för att klara ditt uppdrag.

Jag vill råda dig till att ta ett samtal med din egen chef där du förklarar hur du upplever situationen. Diskutera igenom ditt uppdrag så att ni säkerställer att ni har en gemensam bild av vad som förväntas av dig. Först därefter kan du göra en bedömning av vilka resurser och förutsättningar just du behöver för att bli framgångsrik i ditt uppdrag. Om du inte får någon rätsida på din arbetssituation behöver du ta ställning till om du vill stanna hos din nuvarande arbetsgivare. Kanske finns det möjlighet för dig att hitta ett annat jobb där förutsättningarna för chefs- och ledarskapet är mer balanserade.

Åtta tips för att vara hållbar chef

1. Stäm av ditt uppdrag.
2. Se till att ha en löpande och god relation till din chef.
3. Sluta aldrig att arbeta med din egen utveckling.
4. Se till att ha stöd i organisationen.
5. Avsätt tid för egen reflektion.
6. Inför nya uppdrag eller uppgifter – fråga dig själv om det är begripligt, hanterbart och meningsfullt.
7. Sätt dina egna gränser.
8. Delegera arbetsuppgifter som inte nödvändigtvis måste utföras av dig själv.

/Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 6 & 7 juni/juli 2012.


Inte längre önskvärd

Fråga: För ett halvår sedan gick min närmaste chef i pension. Då hade vi ett avslutande samtal om de år som vi hade arbetat tillsammans. Jag fick idel lovord för mina prestationer. Sedan dess har jag fått en ny chef. Vid mitt utvecklingssamtal klargjordes plötsligt att det inte finns något förtroende för mig. Det är ingen tvekan om att jag inte längre är önskvärd. Hur ska jag agera? Jag har inte haft för avsikt att lämna mitt nuvarande chefsjobb, men vet i ärlighetens namn inte om det är möjligt att vara kvar.

Svar: Det beslut du nu måste ta är om du vill ta strid för att stanna kvar eller om du ska söka dig bort från företaget. Att bli uppmanad att lämna sitt jobb, utan att man upplever att det finns fog för detta, är naturligtvis upprörande och djupt orättvist. Uppdraget som chef bygger dock på ett ömsesidigt förtroende mellan dig och din chef. Om det saknas kommer ditt uppdrag som chef att kompliceras.

Er relation riskerar att blir rejält infekterad och du kan komma att uppleva dig motarbetad på olika sätt. Det är bara du själv som kan avgöra vad som blir bäst för dig på sikt. Oavsett vilket ditt val blir bör du se till att du har någon som kan biträda dig i det fall det blir aktuellt med överläggningar och/eller förhandlingar med din arbetsgivare. Med andra ord, kontakta Ledarnas rådgivare för att diskutera just dina förutsättningar.

Om du antar uppmaningen att lämna jobbet, trots att arbetsgivaren inte har några sakliga skäl till detta, ska du se till att få en rimlig kompensation. Tänk på vad du kan komma att behöva för att hitta ett nytt arbete som passar dig. Utöver ren ekonomisk ersättning kan det kanske vara aktuellt att arbetsgivaren bekostar karriärcoachning, kompetensutveckling eller annat som krävs för din omställning.

Lycka till med ditt val. Ledarnas rådgivare väntar på ett samtal från dig.

/Anki Udd, ledarskapsutvecklare på Ledarna

Svaret har även publicerats i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef, nr 8 augusti 2012.

Text: Anki Udd Uppdaterat: 2016-09-20

Jag vill veta mer om medlemskapet

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem