Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Skapa framgångsrika möten

Upplever du att du inte riktigt får den respons eller delaktighet du skulle önska när du har möten? Då är det dags att fundera över vilka metoder som är verksamma för att nå resultat för olika typer av möten. Och kanske behöver du hålla möten på ett helt annat sätt än du är van vid.

Ett av de vanligaste sätten vi möts på i arbetslivet är möten. Många chefer upplever att en stor del av arbetstiden går åt till just möten. En undersökning från 2014 som genomfördes av tidningen Chef visar att 4 av 10 chefer anser att de har för många möten.

Men möten är en del av chefens vardag och ett verktyg för att föra verksamhet och medarbetare framåt. Det är i möten stora delar av vårt arbete planeras tillsammans med andra, idéer utvecklas, beslut tas och mycket annat. Utmaningen ligger i att maximera nyttan av mötena – att du faktisk får ut det som du tänkt och att resultaten hela bidrar till att uppfylla verksamhetens mål.

Delaktighet och engagemang går hand i hand

Olika möten har olika syften. Ibland är det helt enkelt ett rent informationsmöte, där det inte finns några förväntningar på eller behov av delaktighet. Det viktiga är självklart att du i förväg är klar över vad syftet är för det aktuella mötet och vad du vill uppnå.

Vid andra möten förväntar du dig och behöver deltagarnas engagemang. Du önskar att alla bidrar för att få ut det bästa av gruppen. Men det är inte möjligt att förvänta sig engagemang om deltagarna inte känner sig delaktiga. Engagemang är ett slags åtagande – ”Jag vill ta ansvar, jag vill ta initiativ”.

Alla grupper fungerar på lite olika sätt. Någon i gruppen kan vara mer tongivande och ta mer plats än andra vid möten. Någon annan kanske har svårt att komma till tals och får därför inte utrymme att dela med sig av goda tankar och idéer. Men det är fullt möjligt att använda olika typer av metoder för att försäkra sig om att alla deltagare bidrar till att uppfylla målet med det möte du håller.

Varför vi gärna gör som vi alltid gjort

Det klassiska mötet, oavsett dess mål och syfte, är att deltagarna sitter runt ett bord. Kanske ligger agendan för mötet, papper och penna framför var och en? Den som kallat till mötet inleder och håller därefter i trådarna. Den här mötestekniken är nog fortfarande den mest förhärskande i dagens arbetsliv. Frågan är om det här sättet att mötas gynnar ett klimat för delaktighet, kreativitet och engagemang.

Fundera över hur dina möten ser ut.

  • Hur brukar dina möten gå till?
  • I vilka lokaler brukar ni vara?
  • Hur sitter ni i förhållande till varandra?
  • Upplever du att mötena är meningsfulla?
  • Når du de resultat du önskar vid dina möten?

Det är lätt att bli hemmablind och utan att reflektera göra som jag alltid har gjort. Det vill säga i det här fallet, hålla möten på samma sätt, oavsett vad du vill uppnå. Det kanske helt enkelt är så här ni gör på din arbetsplats och i den kultur som råder där. Men hur skapas en kultur då?

I det här filmklippet på YouTube förklarar mötesgurun Micke Darmell hur en kultur skapas

Metoder för aktivt deltagande

Det finns en uppsjö av tekniker och metoder för att skapa förutsättningar för ett aktivt deltagande. Här följer ett axplock av tips du kan använda när du vill att alla ska komma till tals och få ut så mycket goda idéer som möjligt vid ett möte.

  • Bikupan
    Korta pass (2-3 minuter) att, i mindre grupper alternantivt två-tre personer, resonera kring en frågeställning. Delge därefter varandra vad som sagts. Det är ett effektivt sätt att snabbt få energi och komma igång.
  • Tvärt-om-metoden
    Tänk hur man inte ska göra för att lösa ett problem eller nå ett syfte. Ibland kan det vara lättare att tänka hur man inte ska göra, istället för hur man ska göra. Metoden brukar leda till mängder av galna uppslag, som faktiskt kan visa sig värdefulla när man vänder på steken. Det vill säga, gör tvärt-om.
  • Brainstormingen
    Låt alla idéer flöda fram helt fritt. Ignorera eventuella hinder och om det är realistiskt eller ej. Ingen får ifrågasätta idéerna när brainstormingen är igång. Skriv ner och sortera bland allt som kommit upp. Inte sällan dyker det upp ett och annat guldkorn som är värt att gå vidare med.
  • Cafémetoden
    Lämpligt för kunskapsdelning. Dela upp gruppen i flera mindre grupper med en specifik uppgift eller frågeställning. Utse en cafévärd vid varje bord. Värden för anteckningar vad övriga i gruppen säger. Därefter roterar alla utom värden till de andra grupperna. Där berättar den cafévärden vad som framkommit. Kan rotera flera gånger. Övningen avslutas med att alla samlas i sina ursprungsgrupper för att delge varandra vad de fångat upp i de övriga grupperna.
  • Post-it-lapparna (metoden kallas ibland metaplan)
    Bra för att kläcka idéer och inte minst att prioritera bland dem. Låt var och en skriva ned sina idéer på post-it-lappar (en idé per lapp). Låt det pågå tills alla tömt ut sina idéer. Sätt därefter upp alla lappar på en tavla. Gruppera lappar som hör ihop. Namnge/rubricera de olika grupperna. För att prioritera vad som är viktigast får deltagarna tre pluppar/streck att disponera och markera vad de tycker är viktigast.
  • Talpinnen
    Endast den som håller i talpinnen har ordet. Pinnen (som kan vara vilket föremål som helst) lämnas över först när näste person som vill säga något ”kvitterat” vad som den tidigare har sagt. Bra metod för att säkra att alla får tala till punkt och inte minst att den som tar över talpinnen verkligen har lyssnat. Fungerar också bra i grupper som är väldigt pratiga och där det kan vara svårt att få sin röst hörd.
  • Roterande ordförandeskap
    Det är inte självklart att det behöver vara du som chef som håller i mötet, även om du kallat till det. Låt ordförandeskapet och ansvar för att ta anteckningar rotera.
  • Byt miljö eller ändra möblering
    Ofta ger det extra energi bara att göra saker lite, lite annorlunda. Prova att ha stå-möten, möblera om eller gå ut och promenera (om ni inte är fler än 3-4 personer).
  • Associationsövningar
    För att få igång kreativitet kan du pröva associationsövningar. Ta ett föremål (vad som helst) och låt gruppen associera fritt vad de kan komma på att det kan användas till.


Tips: Det finns en bra, gratis app för iPhone som heter Mötesplan. Ladda gärna hem den som en påminnelse och hjälpreda.




Text: Anki Udd Uppdaterat: 2016-04-06

Jag vill veta mer om medlemskapet

Digital kurs: Leda genom samtal

I våra digitala kurser finns övningar och aktiviteter som du kan genomföra själv eller tillsammans med din grupp. Utveckla ditt ledarskap med hjälp av filmer, poddar och tester – och experternas bästa tips.
Digitala kurser

Nytt verktyg för bättre möten

Jobbar du i en arbetsgrupp som vill utveckla kommunikationen på era möten? Då kan ni ha nytta av Suntarbetslivs nya verktyg Bättre möten.
Läs mer om Bättre möten hos Suntarbetsliv

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem