Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Planera dina samtal

Genom att skapa en struktur för att planera och dokumentera dina samtal ökar du tydlgheten både för dig själv och dina medarbetare. Det ökar sannolikheten för att samtalen bidrar till att skapa resultat i verksamheten.

I ditt chefskap ingår olika typer samtal som kan planeras på förhand, till exempel utvecklingssamtal, återkopplingssamtal, samtal kring arbetsmiljö och lönesamtal. I dessa samtal finns riktlinjer, ett uttalat syfte och ofta mallar att använda som stöd.

Andra samtal sker spontant och kan inte planeras på samma sätt, till exempel de samtal som uppstår när du går runt eller när en medarbetare kommer in på ditt rum.

Funktion och frekvens

En bra början för att kunna planera dina samtal är att fundera på vilken funktion samtalen ska ha. På vilket sätt ska samtalen bidra till att ni når målen och skapar ett bättre resultat? Detta säger något om hur ofta du behöver genomföra olika typer av samtal och samtalens bidrag till verksamheten.

Om du tänker på hur de planerade samtalen genomförs i din organisation: följer du och dina chefskollegor samma struktur och frekvens? Finns det en kultur av att det är viktigt med samtal eller spelar de inte så stor roll?

Ett exempel på frekvens är chefen Kim som var ny i en verksamhet där det inte fanns någon tradition av att ha medarbetarsamtal. Kim planerade in medarbetarsamtal på fredagar kl 11 och följden blev att medarbetarsamtalen till en början blev samtalsämne både inom och utom Kims avdelning. Medarbetarsamtalen blev så småningom något känt som alla vande sig vid.

Hur många samtal genomför du under en månad? Finns det skäl att ändra frekvensen för dina samtal?

Spontana samtal

Går det att planera även samtal som uppstår spontant?

En klassiker är chefen som säger till sina medarbetare att dörren alltid är öppen. En del chefer inbjuder till samtal vissa dagar, andra rör sig bland medarbetarna viss tid på dagen eller uppmanar medarbetarna att komma in efter kl 13 då de vet att de är helt tillgängliga.

Fundera på vilken funktion de spontana samtalen fyller. På vilket sätt kan de bidra till att ni når målen och skapar ett bättre resultat? När sker de? När du går runt i organisationen? När du säger att du är på plats? När du tar kontakt genom att ringa?

Vilka samtal bör du ta dig tid till? Hur ofta behöver du ha de spontana samtalen?

Dokumentation

Hans Vestberg, Ericssons koncernchef, berättade på Chefgalan att han har uppskrivet på baksidan av mobilen cirka 40 kontakter som han ringer varje vecka – alla de viktigaste medarbetarna världen över. Genom att kontakta dem får han avgörande information – vad som fungerar och inte – och utvecklar relationen med sina medarbetare

Använder du en särskild bok för samtal som du kan ha i fickan eller väskan? Eller dokumenterar du på dator eller smarttelefon?

Exempel på andra sätt att dokumentera:

  • Telefonen
  • Anteckningsbok
  • Filer på datorn
  • Lappar i mappar
  • Mindmaps

Det kan vara korta anteckningar som gör att du skriva en enkel plan för varje (planerat) samtal och en kort dokumentation efteråt.

Använd gärna en mall och dokumentera:

  • Vad hände?
  • Eventuell överenskommelse och beslut
  • Hur kändes det?
  • Vad lärde du dig?
Text: AnnCharlotte Bretan Uppdaterat: 2015-09-25

Jag vill veta mer om medlemskapet

Digital kurs: Leda genom samtal

I våra digitala kurser finns övningar och aktiviteter som du kan genomföra själv eller tillsammans med din grupp. Utveckla ditt ledarskap med hjälp av filmer, poddar och tester – och experternas bästa tips.
Digitala kurser

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem