Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Utmanande samtal

Ett utmanande samtal innebär vanligen att saker och ting står på spel, det finns olika perspektiv och det är känslor med i bilden. Många kallar dessa för svåra samtal, men samtalen är nödvändiga i ditt chefskap och med rätt förberedelser behöver de inte bli svåra.

För att skapa trygghet och tydlighet i samtalet behöver du förbereda eventuell ny kunskap du behöver skaffa, analysera och planera en struktur för samtalet och göra nödvändiga känslomässiga förberedelser. 

Det går inte att förbereda sig för allt. Men med kunskap och förberedelser är du bättre utrustad att genomföra utmanande samtal.

Före samtalet:

Faktainventering

Försök att göra en så neutral beskrivning som möjligt av den eller de händelser du har för avsikt att ta upp i samtalet. Utgå från fakta och inte från förutfattade meningar. Här är det en fördel om du tidigare dokumenterat sådant som har relevans. Fundera också över din egen roll och vilket ansvar du har. Är det någon kunskap du behöver skaffa inför samtalet? Om du är påläst i sakområdet känner du dig trygg, vilket hjälper den andre.

Försök att sätta dig in i den andres situation. Hur tror du att medarbetaren kommer att tänka, känna och agera? Vilka bevekelsegrunder kan medarbetaren haft för att göra eller inte göra det som lett fram till samtalet?

Klargör vad du åstadkomma

Gör klart för dig vad du vill uppnå med samtalet. Skriv gärna ner de viktigaste budskapen i förväg. Upprepa dessa i samtalet. Din samtalsstruktur kan öka tydligheten i samtalet.

Fundera över vilka åtgärder som kan tänkas bli aktuella men lås dig inte för färdiga lösningar. Lösningen kan komma att växa fram i samtalet.

Vanliga reaktioner och hur du kan bemöta dessa

Genom att ta reda på mer om dig själv och hur du reagerar i situationer som är känslosamma kan du förbereda dig och även att tänka igenom hur den andre kommer att reagera och hur det påverkar dig.

Ett vanligt orosmoment är att den andres reaktioner blir så starka att du inte vet hur du ska hantera situationen. Förbered dig på att den andre kan bli arg, börja gråta, förneka problemet eller svara med tystnad. Var också vaksam på försvarsmekanismer som kan uppstå antingen hos dig själv eller hos din medarbetare.

Även om du försökt förutse reaktionen hos den du ska tala med, blir det inte alltid som du förväntat dig. Här är några vanliga reaktioner du kan komma att möta och tips på hur du kan hantera dessa.

Motangrepp – Ett typiskt motangrepp inleds med orden "Ska du säga som ...". Medarbetaren radar upp de misstag du själv gjort de senaste åren. Gå inte i fällan och börja försvara dig. Då flyttas fokus från medarbetaren till dig själv, precis som avsetts. Bemöt angreppet genom att säga att "Jag diskuterar gärna mitt sätt att vara med dig, men inte förrän vi är klara med det vi håller på med här, nämligen ...".

Martyrskap – Martyren ger dig dåligt samvete och får dig att känna dig som en riktig buffel. Martyren framhåller gärna hur han eller hon räddat andra och vilket självuppoffrande arbete det är. Var rak och tala om vad du tycker att medarbetaren gör, men att du varken kommer att ta mer eller mindre hänsyn till personen på grund av dennes sätt att vara.

Sarkasm – Sarkasm syftar till att förlöjliga dig och få dig att känna dig liten och misslyckad. Sarkasm är en form av härskarteknik. Bemöt detta genom att ifrågasätta sättet att vara sarkastisk och kräv en annan samtalston.

Ilska – Ilska är en av de vanligaste reaktionerna vid negativa budskap. Ofta är ilska och aggressivitet ett tecken på rädsla. Det kan handlar om rädsla för att förlora sitt arbete, status med mera. Med ilska försöker den du talar med skrämma dig och få ett övertag. Försök att behålla ditt lugn. Det är inte dig som person ilskan riktar sig mot, snarare mot den roll du representerar.

Tårar – när någon gråter beror det oftast på att det du sagt verkligen har gjort medarbetaren ledsen. Men det finns personer som använder tårar i manipulativt syfte för att ge dig dåligt samvete. Men att fatta beslut på grundval av att du tycker synd om någon är knappast särskilt professionellt. Visa empati, men stå på dig med ditt budskap.

Blånekande – Så länge du inte kan "bevisa" det du säger möts du av blånekande. I de här fallen behöver du konkreta och färska exempel på vad du menar.

Tystnad – Om du bemöts med tystnad gäller det att ha is i magen och låta det vara tyst. Under tystnaden så pågår det sannolikt en hel del tankeverksamhet hos medarbetaren.

Oberörd – Någon gång kanske du möts av totalt likgiltighet eller att personen ter sig helt oberörd. Ställ följdfrågor, till exempel "Vad tänker du nu ...?" Följ den här personen extra noga. Starka reaktioner kan komma i efterhand när information bearbetats och sjunkit in.

Under samtalet:

Var tydlig

Berätta varför du tagit initiativet till samtalet, och vad du vill uppnå med det. Gå rakt på sak och sammanfatta händelseutvecklingen så som du har uppfattat den fram till nu. Var utförlig, konkret och tydlig. Beskriv utan att värdera och kommentera. Undvik att prata om känslor under den här delen av samtalet.

Visa att du bryr dig

Visa med ord och gester att du lyssnar och bryr dig om medarbetaren. Låt känslorna komma upp till ytan. Var vaksam på om medarbetaren använder känslor för att manipulera dig. Då kan du behöva markera att du inte tänker låta dig påverkas av ilska, sura miner eller tårar. Om någon blir verkligt ledsen kan det vara läge att trösta, men det är oftast bättre att bara finnas till hands. Blir det verkligt känslosamt kan det vara lämpligt att ta en paus och fortsätta senare eller en annan dag.

Låt samtalet ta tid

Avsätt ordentligt med tid för samtalet. Var inte rädd för tystnad eller pauser. Svara på frågor. Kontrollera att informationen du gett är rätt uppfattad.

Efter samtalet:

Följ upp

Bestäm tid för ett uppföljningssamtal inom två, tre dagar. Budskapet har då ofta hunnit sjunka in och samtalet kan röra alla aspekter på problemet, lösningar och känslor.

Var tre under samtalet

Ibland kan det vara bra om en tredje person är med under samtalet. Det kan vara en facklig representant, någon från personalavdelningen eller någon från företagshälsovården. Den tredje personen kan skriva ner vad ni säger utan att själv vara delaktig. Efteråt kan personen ge sin bild av situationen. Var noga med att stämma av detta med din medarbetare först. Fråga om medarbetaren tycker det går bra att en tredje person är med under samtalet. Förklara motivet till det, men kom ihåg att även respektera ett nej.  


Boktips – utmanande samtal

Arbetsplatsens svåra samtal
Arbetsplatsens svåra samtal

Författare: Kjell Ekstam
Förlag: Liber

 

 

 

 

 

Svåra medarbetarsamtal – En handbok för chefer
Svåra medarbetarsamtal – En handbok för chefer

Författare: Åsa-Mia Fellinger
Förlag: Telegram Förlag

Text: AnnCharlotte Bretan Uppdaterat: 2016-09-06

Jag vill veta mer om medlemskapet

Digital kurs: Leda genom samtal

I våra digitala kurser finns övningar och aktiviteter som du kan genomföra själv eller tillsammans med din grupp. Utveckla ditt ledarskap med hjälp av filmer, poddar och tester – och experternas bästa tips.
Digitala kurser

Podd om svåra samtal

Thomas Jordan, docent och universitetslektor i arbetsvetenskap vid Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet, medverkar tillsammans med sin kollega Tone Försund i en podd om svåra samtal.
Lyssna på podden

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem