Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Juridiken vid rekrytering

När arbetsgivaren ska anställa och rekrytera personal finns det lagar och regler som påverkar arbetsgivarens åtgärder och beslut. Det är viktigt att känna till vad som gäller för att rekryteringsprocessen ska gå rätt till.

Utgångspunkten är att arbetsgivaren är fri att anställa vem den vill. Men det finns regler som inskränker den rätten och som därmed gör att arbetsgivaren inte alltid kan välja vem den vill anställa eller låta vilka kriterier som helst avgöra vem som anställs.

Här nedan får du information om vilka lagar som påverkar rekryteringen och vad en arbetsgivare ska tänka på.

Diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen innehåller ett förbud för arbetsgivaren mot att diskriminera på grund av

  • kön
  • könsöverskridande identitet eller uttryck
  • etnisk tillhörighet
  • religion eller annan trosuppfattning
  • funktionsnedsättning
  • sexuell läggning
  • ålder.

Diskriminering kan vara både direkt och indirekt. Direkt diskriminering innebär att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med någon av de ovan nämnda skyddade intressena, till exempel kön.

Indirekt diskriminering betyder att en person missgynnas genom att arbetsgivaren tillämpar ett kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutralt, men som missgynnar personer med visst kön, viss könsöverskridande identitet, religion och så vidare. Exempelvis om arbetsgivaren ställer upp krav på en viss längd och det typiskt sett missgynnar kvinnor för att de är kortare än män.

En annan form av diskriminering är bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Det innebär att en person med en funktionsnedsättning missgynnas genom att man inte har vidtagit skäliga åtgärder för tillgänglighet för att personen i fråga ska komma i en jämförbar situation med personer utan denna funktionsnedsättning. 

En arbetsgivare får inte diskriminera

  • en arbetstagare
  • den som gör en förfrågan eller söker arbete
  • den som söker eller gör praktik
  • en person som är inhyrd eller inlånad för att utföra arbete

Reglerna avseende bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning gäller dock inte när någon på eget initiativ gör en förfrågan om arbete.

Förbudet hindrar inte särbehandling som förandleds av en egenskap som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna om, vid beslut om anställning eller befrodran, egenskapen på grund av arbetets natur eller det sammanhang där arbetet utförs utgör ett verkligt och avgörande yrkeskrav som har ett berättigat syfte och kravet är lämpligt och nödvändigt för att uppnå syftet. 

Vid rekrytering har diskrimineringslagen betydelse både för vem en arbetsgivare kan anställa och vilka kriterier som är lagliga för en arbetsgivare att ställa upp. Lagen påverkar därmed flera moment i rekryteringsprocessen. Annonsen, urvalet, kontakten med referenser och anställningsbeslutet är åtgärder som kan komma att bedömas som diskriminerande handlingar.

Dessutom innebär lagen att arbetsgivaren måste kunna visa upp godtagbara anställningsrutiner, för att kunna motbevisa ett påstående om diskriminering.

Lagen ställer krav på att arbetsgivaren ska verka för att personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning ges möjlighet att söka lediga anställningar.

Positiv särbehandling

Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivaren försöka uppnå en jämn fördelning mellan män och kvinnor bland arbetstagarna. Vid nyanställningar ska därför arbetsgivaren särskilt anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet. 

Det finns också möjlighet att utjämna könsfördelningen på arbetsplatsen genom positiv särbehandling. Det innebär att en arbetsgivare kan prioritera sökande av underrepresenterat kön trots att det finns andra sökande med likvärdiga meriter. Tänk på att meritskillnaderna inte får vara för stora och att underrepresenterat kön inte får gynnas per automatik. Positiv särbehandling är inte tillåten på andra grunder än kön.

Annonsen 

Utformandet av annonsen har juridisk betydelse. Genom att arbetsgivaren i annonsen anger anställningskriterierna har den angivit vad som är viktigt vid urvalet av de sökande. Om arbetsgivaren därefter fäster vikt vid något annat än det som angivits i annonsen kan det komma att ifrågasättas vid en eventuell diskrimineringstvist.

Anställningsintervjun

Det finns inte något direkt förbud för en arbetsgivare att ställa vissa frågor om ett enligt diskrimineringslagen skyddat intresse till exempel om graviditet, etniskt ursprung eller sexuell läggning. Däremot kan man säga att arbetsgivaren måste tänka på hur den behandlar svaret på frågan. Om arbetsgivaren vidtar åtgärder eller tar beslut baserat på svaret kan det vara diskriminerande. Att arbetsgivaren frågar antyder dessutom att denne fäster vikt vid svaret, viket kan leda till att sökanden upplever sig diskriminerad, oavsett om arbetsgivaren låtit svaret påverka sina åtgärder eller sitt beslut.

När det gäller frågan om graviditet är det enligt EG-rätten förbjudet att fästa vikt vid graviditet. Arbetsgivaren bör därför noga överväga vilka frågor den ställer till den sökande och inte ställa frågor om för anställningen ovidkommande saker.

Arbetsgivaren får heller inte trakassera en arbetssökande. Vissa frågor från arbetsgivaren som har samband med diskrimineringsgrunderna (kön, trosuppfattning, ålder, funktionsnedsättning etcetera) kan upplevas som kränkande av den arbetssökandes värdighet. Arbetsgivaren kan då göra sig skyldig till ett brott mot diskrimineringslagen.

Rätt att få ut uppgifter

En arbetssökande som inte har anställts eller inte valts ut till intervju har enligt diskrimineringslagen rätt att få en skriftlig uppgift om vilken utbildning, erfarenhet och andra meriter den hade som blev kallad till intervju eller fick tjänsten.

Rekryteringsföretag

En arbetsgivare som anlitar ett rekryteringsföretag för att sköta delar av rekryteringsprocessen har ändå ansvar för de felaktigheter ur ett diskrimineringsperspektiv som rekryteringsföretaget eventuellt gör. Däremot när det gäller behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen är rekryteringsföretaget ansvarigt för att behandlingen är korrekt, om rekryteringsföretaget intar en självständig ställning i förhållande till arbetsgivaren.

Läs mer om diskriminering hos diskrimineringsombudsmannen, DO

Bidrag för anställning av vissa arbetstagare

Arbetsgivaren har möjlighet att få ekonomiskt bidrag från staten vid anställning av vissa personer. Det kan till exempel gälla tidigare långtidssjukskrivna, unga personer, personer med nedsatt arbetsförmåga på grund av funktionshinder etcetera.

Personuppgiftslagen

Personuppgiftslagen reglerar hur uppgifter om en arbetstagare eller arbetssökande får behandlas, det vill säga insamlas, användas och registreras. Lagen är tillämplig på personuppgifter som ingår i en databas eller i ett manuellt fört register i pappersform om det är systematiserat, till exempel ansökningshandlingar i mappar som läggs i alfabetisk ordning. Arbetsgivaren måste ha samtycke från den arbetssökande för att få behandla personuppgifter.

Personuppgiftslagen betyder därmed att den ställer krav på arbetsgivarens administrativa hantering av rekryteringsprocessen. Många uppgifter inom ramen för en rekrytering är dessutom känsliga personuppgifter där särskilda regler gäller.

Personuppgifterna får registreras och sparas bara så länge de är nödvändiga för ansökningsförfarandet. En felaktig behandling kan medföra en skyldighet att betala skadestånd till den drabbade.

Det förekommer att arbetsgivare vid en anställningsintervju ställer frågor om brottslighet eller kräver att den arbetssökande visar upp ett intyg ur polisens belastningsregister. Det är i sig tillåtet och vissa arbetsgivare är till och med skyldiga att begära att den som erbjuds en anställning uppvisar ett utdrag ur belastningsregistret, exempelvis enligt skollagen. Det är dock olagligt att utan lagstöd registrera eller scanna in uppgifter ur belastningsregistret. Däremot är det tillåtet att registrera uppgift om att ett utdrag inhämtats och uppvisats om dokumentet och de aktuella personuppgifterna förstörs omgående. 

Du kan läsa mer om personuppgifter i arbetslivet hos Datainspektionen.

Företrädesrätt till anställning

En arbetsgivare är skyldig att ge en deltidsanställd arbetstagare utökad sysselsättningsgrad i stället för att nyanställa om arbetstagaren har meddelat arbetsgivaren att han eller hon vill gå upp i arbetstid (25 a § LAS).

En arbetstagare som har sagts upp på grund av arbetsbrist kan ha rätt till företräde till återanställning hos arbetsgivaren enligt lagen om anställningsskydd, LAS. Denna rätt förutsätter att arbetstagaren kvalificerat sig genom att ha varit anställd hos arbetsgivaren sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren och att han eller hon har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen. Företrädesrätten gäller från tidpunkten för uppsägningen, under uppsägningstiden och nio månader från den dag då anställningen upphörde (25 § LAS). 

Om flera arbetstagare har företrädesrätt, ska återanställning göras i turordning efter anställningstid. Tänk på att det räcker med "tillräckliga" kvalifikationer och att personen inte behöver ha bäst kvalifikationer och att personen har rätt till en viss inskolningstid. Inom det statliga området är dock företrädesrätten något urholkad eftersom det enligt lagen om offentlig anställning, LOA, ska fästas särskild vikt vid skicklighet och förtjänst när en tjänst ska tillsättas.

Läs mer om företrädesrätt till återanställning här.

Behörighetskrav

Det finns lagar som innebär att arbetsgivaren är skyldig att ställa upp vissa kriterier för anställning. Detta gäller till exempel skollagen som ställer krav på lärarbehörighet för anställning som lärare, utlänningslagen om krav på arbetstillstånd, säkerhetsskyddslagen om svenskt medborgarskap för vissa tjänster och arbetsmiljölagen om förbudet att använda minderåriga för vissa arbetsuppgifter.

Förhandlingsskyldighet innan vissa tjänster tillsätts

Enligt medbestämmandelagen, MBL, är arbetsgivaren skyldig att förhandla med de arbetstagarorganisationer, med vilken arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal, innan arbetsgivaren tillsätter chefer. Detta gäller chefer på alla nivåer. Högre chefer för att det är en viktigare förändring av verksamheten och mellanchefer och arbetsledare för att det är en viktigare förändring av arbetsförhållandena för den grupp som är underställda chefen.

Läs mer om förhandlingsskyldighet här.

Om sökanden undanhåller eller lämnar felaktig information 

Den arbetssökande har inte någon allmän upplysningsplikt mot arbetsgivaren. När det gäller skyldigheten att svara sanningsenligt på direkta frågor från arbetsgivaren kan man säga att det beror på vad frågan gäller. Om det gäller uppgifter om formella meriter eller kvalifikationer ska den arbetssökande tala sanning med risk för att annars ge arbetsgivaren rätt att avsluta anställningen. Om frågan gäller den sökandes tidigare levnadssätt och uppförande, till exempel information om ett avskedande från en tidigare anställning eller inblandning i ekonomisk brottslighet, är det inte lika självklart hur mycket sökanden är skyldig att berätta. 

Enligt Arbetsdomstolens praxis, det vill säga tidigare meddelade domar, är det upp till arbetsgivaren att vara aktiv och ställa de frågor som arbetsgivaren anser har betydelse för den aktuella tjänsten. Om den arbetssökande då ljuger om förhållanden som är av vikt för anställningen kan arbetsgivaren i vissa fall hävda svek enligt avtalslagen och häva anställningen då den tillkommit på oriktiga grunder. Arbetsdomstolen har även uttalat att det inte åligger en arbetssökande att på eget initiativ uppge negativa uppgifter som kan försvåra möjligheterna att få det sökta arbetet.

Om arbetsgivaren gör fel vid rekryteringen

En arbetssökande inom den privata och kommunala sektorn kan inte få arbetsgivarens beslut om att anställa en annan person ändrat av en domstol. Den sökande kan alltså inte få jobbet i stället för den person som fick tjänsten, även om tillsättningsbeslutet var felaktigt eller lagstridigt. Däremot kan en arbetsgivare som har brutit mot någon lag i samband med rekryteringsprocessen, exempelvis företrädesrätten i LAS, bli skyldig att utge skadestånd till den som drabbats.

Inom staten är det annorlunda. En sökande som inte erhåller anställning kan överklaga tillsättningsbeslutet till Statens överklagandenämnd. Om nämnden finner att klaganden är bäst lämpad utifrån kraven på förtjänst och skicklighet får klaganden tjänsten istället för den som arbetsgivaren tillsatt.

Oavsett om det är en privat eller offentlig arbetsgivare som gör sig skyldig tll diskriminering kan diskrimineringsersättning utdömas.

Anställningsform

Det är viktigt att redan från början tänka igenom vilken anställningsform som är lämplig för det behov av arbetskraft arbetsgivaren behöver tillgodose. Vet du att det är ett permanent behov är det lämpligt att anställa tillsvidare, men är du inte säker på att behovet kommer vara någon längre tid kan det vara bättre att satsa på en tidsbegränsad anställning. Den främsta anledningen till att reflektera över lämplig anställningsform är att det finns olika regler för hur du får avsluta en anställning enligt LAS om du inte längre har behov av den anställde eller märker att anställningsförhållandet inte fungerar. För att undvika onödiga tvister om anställningens fortsatta bestånd är det viktigt att båda parter är klara över hur länge anställningen är tänkt att pågå, samt att detta är dokumenterat.

När du som chef ska rekrytera kan det kännas tryggt att erbjuda en provanställning initialt, men då bör du ha i åtanke att du riskerar att tappa kvalificerade sökanden som inte är berädda att lämna en tillsvidare anställning för en provanställning. Vad som är lämpligast att prioritera är en avvägning som får göras från fall till fall beroende på vilken tjänst du ska tillsätta och hur arbetsmarknaden ser ut.

Här kan du läsa mer om olika anställningsformer.

Anställningsförhållandet

Ett anställningsförhållande kan komma till stånd såväl skriftligt, muntligt som konkludent, det vill säga genom handlande. Det är därför viktig med att du som rekryterare är tydlig med var i processen ni befinner er så att inte sökanden uppfattar det som att ett anställningsavtal ingåtts utan att det var din avsikt.

Här kan du läsa mer om vilka anställningsvillkor du ska informera om när det slutligen är dags att anställa.

I korthet bör du som rekryterar tänka på det här:

  • Diskriminering – förbud mot att diskriminera på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder.
  • Verka för jämn könsfördelning och mångfald.
  • Personuppgifter – krav att behandla personuppgifter korrekt och med samtycke.
  • Deltidsanställda – företrädesrätt att gå upp i tid om de vill.
  • Återanställa – skyldighet att återanställa tidigare anställda som sagts upp på grund av arbetsbrist och som kvalificerat sig med en viss anställningstid.
  • MBL-förhandla – vid tillsättning av chefer.
  • Annonsen – tänk noga igenom vilka kriterier som anges eftersom arbetsgivaren kan behöva förklara dessa och eventuella avsteg från kriterierna vid en eventuell diskrimineringstvist.
  • Intervjun – fundera över frågorna. Ställ inte frågor om ovidkommande saker. Undvik om möjligt frågor inom ramen för de enligt diskrimineringslagen skyddade intressena (kön, sexuell läggning, religion och så vidare.)
  • Ha ett seriöst, väl förberett, professionellt och sakligt rekryteringsförfarande.

Du kan läsa mer om rekrytering här.

Uppdaterat: 2016-10-26

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem