Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Inhämta information till kravprofilen

Att ta fram en kravprofil är både stimulerande och utmanande. Det är därför vanligt att som chef involvera andra när man tar fram sin kravprofil.

Enligt Ledarnas undersökning "Chefen som rekryterare" från 2014 så tar hela 60 procent av cheferna hjälp av HR/personal, 50 procent av medarbetare/kollegor och 44 procent av sin närmaste chef.

Det är bra att få input från olika håll, och ibland kan du behöva tänka ännu bredare då det kan finnas andra intressenter runt den nya medarbetaren. Det kan handla om kunder, både externa och interna eller personer som finns på andra håll i organisationen, men som kommer att arbeta i projekt med personen. Ett tips är att du tillsätter en rekryteringsgrupp som består av dessa olika intressenter. På detta sätt säkerställer du d nödvändiga olika perspektiv som behövs vid en rekrytering. Hur kommer ni vid en rekrytering tolka det faktum att en sökande inte ser er i ögonen vid intervjun. Alternativen kan vara allt från synnedsättning, nervositet till att personen kommer från en annan kultur där det är oartigt att se någon direkt i ögonen. En rekrytering kan innebära en chans att tänka i helt nya banor om vilka erfarenheter som behövs i framtiden. Var bara tydlig med att det är du som chef som bestämmer vad som ska tas med i kravprofilen, det är ditt beslut och andras input är enbart en hjälp för att dig att fatta det beslutet.

Det vanligaste sättet att få information från andra till en kravprofil är att intervjua dem. Fördelen är då att du kan ställa följdfrågor och få en djupare bild av vad som krävs. Nackdelen är att det är tidskrävande, både för dig och för dem som blir intervjuade.

Om det är många som kan ha synpunkter på kravprofilen kan du använda dig av enkäter i stället. Nackdelen blir då att det är svårt att få djupare information. Ett sätt kan då vara att blanda frågor där man ber den som fyller i att rangordna vad som är viktigt med hjälp av öppna frågor av typen: "Berätta med egna ord vilka arbetsuppgifter du anser vara viktigast."

Genomförande av intervjuer för kravprofilen

När du intervjuar för att ta fram en kravprofil är det bra att ha en blandning av struktur och flexibilitet. Strukturen hjälper dig att säkerställa att du får fram information som du har nytta av och för att kunna jämföra vad olika personer säger om tjänsten. Flexibiliteten och följdfrågorna hjälper dig att få en fördjupad bild och hjälpa dem du intervjuar att tänka till och formulera sig.

Gör tydligt när du samlar in informationen vad som skall vara ett krav och vad som är önskvärt hos de framtida kandidaterna. Det som ställs som krav skall vara saker som man absolut inte kan tänka sig att vara utan, vilket också innebär att man kan gallra på ett tidigare stadium på de kriterierna.

Ställ konsekvent följdfrågor under intervjuerna. Lägg då fokus på varför det är viktigt för tjänsten och om det finns några andra saker man kan ha med sig i bagaget som skulle kunna kompensera eventuella brister.

De områden som kan täckas in är följande:

Arbetsuppgifter

  • Vilka arbetsuppgifter kommer personen att ha?
  • Hur stor del av tiden kommer att läggas på de olika arbetsuppgifterna?
  • Vilka arbetsuppgifter skulle kunna förläggas på någon annan inom organisationen?

Övriga krav

  • Finns det krav på resor?
  • Hur kan ni se att tjänsten kommer att förändras på kort och på lång sikt?

Organisationskultur

  • Hur samarbetar man och med vilka?
  • Vilken ledarstil har den framtida chefen?
  • Beskriv arbetsmiljön.
  • Hur ser åldersfördelning och könsstrukturer ut i organisationen?
  • Hur ser belöningssystemen ut?
  • Vilka externa kontakter förväntas man ha i tjänsten?
  • Vilka förändringar kan man se på lång och kort sikt i organisationen?
  • Vilka förändringar kan man se vad gäller förändringar i omvärlden?

Utbildning

  • Vilken utbildning är ett absolut krav för att kunna genomföra arbetet?
  • Vilken utbildning skulle vara önskvärt att kandidaten har genomgått?
  • Finns det några sätt att kompensera för brist på utbildning, exempelvis genom att ha arbetat med liknande arbetsuppgifter?

Erfarenheten

  • Vilka arbetsuppgifter måste man tidigare ha arbetat med?
  • Varför är dessa arbetsuppgifter viktiga?
  • Hur lång tid måste man minst ha arbetat med det för att vara aktuell?
  • Vilka arbetsuppgifter skulle vara en fördel att ha arbetat med tidigare?

Kunskaper

  • Vilka kunskaper är nödvändiga för att klara av arbetet?
  • Varför är dessa kunskaper nödvändiga?
  • Vilka kunskaper skulle vara önskvärda att ha?
  • Vilka kunskaper behövs utifrån en alltmer globaliserad värld?

Kompetenser

  • Vilka kompetenser är nödvändiga för tjänsten?
  • Definiera vad som menas med varje kompetens
  • Rangordna kompetenserna utifrån vilken som är allra viktigast och vilken som är minst viktig. Det kan vara svårt att bedöma för många kompetenser, så se till att du inte tar med för många i kravprofilen. Det är svårt att kunna bedöma fler än fem-sex kompetenser på ett bra sätt och tar man på sig att bedöma fler är risken att man inte bedömer någon av dem ordentligt.

Vad förväntas personen ha uppnått om ett år?

En fråga att besvara kan också vara ”Vad förväntas den här personen ha uppnått om ett år?”. Det skapar en extra tydlighet som underlättar för kandidaten men också för dig om vilka krav du egentligen ställer på den som ska anställas. Svaret på den frågan kan du också använda när du ska följa upp och utvärdera om rekryteringen blev lyckad eller inte.

Text: Jörgen Kihlgren Uppdaterat: 2014-11-04

Exempel på kravprofil

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem