Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Skapa kravprofilen

Kravprofilen är det dokument där allting tar sin början. Det är också ett dokument som man använder under hela rekryteringsprocessen. Den ligger till underlag för vilka krav och önskemål som ska ställas på den person som ska anställas. Man använder också kravprofilen för att fatta beslut om vilka bedömningsmetoder som bör användas.

När rekryteringsprocessen börjar ska det ofta gå fort, helst skulle man ha någon på plats redan i går. Det gör att det är lätt hänt att man lägger ner för lite tid på att göra en ordentlig kravprofil. Man kanske tittar på en äldre kravprofil och tycker att den ser okej ut, eller vänder sig till sin HR-avdelning och ber dem plocka fram en kravprofil.

Som chef bör du lägga ner ett aktivt jobb för att ta fram en ordentlig kravprofil. Om du inte gör det kan det straffa sig senare i processen. Det kan göra att du lockar kandidater som söker för att de har fått en felaktig bild av jobbet, vilket tar tid från dig som arbetsgivare i onödan.

Om du lägger ner för lite tid blir det också svårt att veta vad du ska fatta beslut på i slutändan, och du kanske lägger tid på att ta reda på saker som egentligen inte är viktiga för jobbet. Det kan även vara lätt att missa att hämta in information om saker som egentligen är viktiga för att klara av jobbet, och då blir det svårt att fatta rätt beslut.

Hur mycket tid lägger chefer på kravprofilen?

Enligt en undersökning som Ledarna gjorde under våren 2014 lägger 20 procent av cheferna upp till en timme på att göra kravprofilen, 23 procent en till två timmar, 19 procent tre till fyra timmar och 12 procent fem timmar eller mer. 30 procent av cheferna hade svårt att avgöra hur lång tid de lägger på kravprofilen.

Att avgöra exakt hur mycket tid man behöver lägga är givetvis svårt att säga. Det beror exempelvis på om det är en ny tjänst eller inte och hur mycket jobb man har lagt ner tidigare på att göra en bra kravprofil. Om det finns väl genomarbetade befattningsbeskrivningar kan det också minska arbetsinsatsen. De flesta skulle dock vinna på att lägga ner mer tid på den här delen, och en fjärdedel av cheferna uppgav också i undersökningen att de önskar att de hade lagt ner mer tid på att ta fram kravprofilen.

En annan viktig anledning att lägga ner tid på kravprofilen är rent juridisk. Enligt diskrimineringslagen har en arbetssökande som inte har anställts eller tagits ut till anställningsintervju rätt att på begäran få en skriftlig uppgift av arbetsgivaren om vilken utbildning, yrkeserfarenhet och andra meriter den hade som togs ut till intervju eller som fick arbetet eller utbildningsplatsen. Därför är det viktigt att redan i kravprofilen identifiera relevanta krav och synliggöra dessa för kandidater innan de söker. På så att du kan rättfärdiga ditt beslut att inte kalla kandidater som inte uppfyller kraven.

Hur kan jag strukturera upp kravprofilen?

I många organisationer finns det mallar för hur man ska göra en kravprofil. Om du har tillgång till en sådan mall som du tycker fungerar, är det givetvis bra att använda den. Det viktiga är att du ser till att tydligt definierat vad du menar inom de olika områdena. Framför allt gäller det om du har med egenskaper eller kompetenser i kravprofilen.

Att bara skriva att någon behöver vara strukturerad eller strategisk räcker inte. Sådana begrepp kan betyda olika saker för olika personer, och dessutom ha olika innehåll beroende på vilken verksamhet du leder. Därför är det viktigt att du skriver ner i kravprofilen vad just du menar med strukturerad. I vissa organisationer finns färdiga definitioner som du kan använda.

Om det finns en befattningsbeskrivning för jobbet är det en bra utgångspunkt. Där hittar du beskrivning av vad personen vad personen ska göra. Skillnaden mellan en befattningsbeskrivning och en kravprofil är att kravprofilen i stället anger vad personen ska ha med sig i bagaget för att klara av de arbetsuppgifterna.

Om det inte finns någon befattningsbeskrivning kan du börja med att lista arbetsuppgifterna. Ta då gärna hjälp om du har medarbetare som redan har det aktuella jobbet, genom att be dem om input om saker som du som kanske inte ser det dagliga arbetet annars skulle missa.

Om det inte finns någon bra mall i din organisation, kan du använda dig av Kompetensträdet som modell. Den är framtagen av Gunilla Andersson och Nils Hallén och bygger på fyra olika områden, vilket ger en bra struktur för att få fram det som är viktigt för att klara av jobbet.

Text: Jörgen Kihlgren Uppdaterat: 2014-11-04

Exempel på kravprofil

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem