Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Förbered referenstagningen

Att ta referenser är mycket vanligt. Enligt Ledarnas undersökning "Chefen som rekryterare" visar det sig att 96 procent av cheferna kontaktar referenser vid rekrytering.

Merparten, nära 60 procent, kontaktar två referenter. 16 procent kontaktar en referent och 20 procent fler än två referenter.

Värdet av referenstagningen

Referenstagning är sämre på att förutsäga framtida arbetsprestation än intervjuer. En huvudorsak till detta är att man per definition får andrahandsinformation. Den bild referenten ger är redan utsatt för tolkning. Det är ändå en bra metod för att stämma av oklarheter som har dykt upp under den tidigare processen.

Som du ropar får du svar

En fråga man måste förhålla sig till vid referenstagningen är hur pålitliga de uppgifter referenten ger kan antas vara. Det finns de som inte har några större problem med att undanhålla sanningen i vissa lägen, främst om det handlar om någon man vill väl.

De flesta har dock svårt att fara med osanning på en direkt fråga. Det innebär att man genom att ställa direkta, och ibland ledande, frågor kan få bättre information än om man håller sig till öppna frågor eller låter referenten styra samtalet.

När bör du ta referenser?

Vår rekommendation är att du tar referenser så sent som möjligt i rekryteringsprocessen. Dels för att man bör lägga mycket tid på det, och då är det bättre att inte lägga ner tid på kandidater som man ändå inte tänker sig att anställa. Ett annat skäl är av omtanke för kandidaterna.

När du kommer till stadiet att be om referenter höjs förväntningarna. Dessutom vill man inte i onödan slita på de referenter kandidaten vill använda när hen söker andra tjänster.

Vem bör ta referenser?

För bästa utfall bör den som tar referenser ha träffat kandidaten. I flera organisationer, inte minst i bemannings- och rekryteringsbranschen, är det vanligt att man låter någon annan än den som har intervjuat ta referenter.

Om du väljer att göra på det sättet riskerar du att inte få tillräckligt med information och det blir svårare att ställa relevanta frågor utifrån kandidatens intervju. Dessutom bör den som tar referenser vara väl insatt i den tjänst som kandidaten ska tillträda.

Vem bör jag använda som referent?

Det absolut viktigaste är att referenten har arbetat tillsammans med kandidaten och har en bra bild av hur kandidaten har arbetat i praktiken. Det finns studier  som visar att kollegor ger mer information än tidigare chefer, eftersom kollegor på många håll ser mer hur man arbetar i praktiken, än vad en chef har möjlighet att göra. Se därför till att få prata med minst en kollega, och inte enbart med tidigare chefer.

Ledarna rekommenderar att man tar minst tre referenser per kandidat och att man då helst prata med personer som har sett olika perspektiv av kandidatens prestation. Om det är en chef som anställs, kan du be att få prata med en tidigare chef, en tidigare kollega och en tidigare medarbetare. Du kan också tala med en kund eller annan person som har arbetat nära kandidaten. Referentens erfarenhet av kandidatens arbete bör ligga så nära i tid och situation som möjligt, men har du en kandidat som inte kan uppge nuvarande chef och inte har några kollegor, kan du behöva gå en bit tillbaka i tiden.

Resonera gärna tillsammans med kandidaten under processens gång om vem som bör vara referent.  Om du enbart går på de uppgivna referenterna finns en risk att man hamnar hos kandidatens omedelbara fan-club. Efter intervjun, när du har fått en bra bild av vem kandidaten verkligen har arbetat med, kan du föreslå referenter: "jag skulle vilja tala med den person som du arbetade med då du drev det projektet". Föreslå alltså gärna andra referenter än dem som kandidaten uppger.

Ring däremot aldrig en referent utan att ha frågat kandidaten först. Detta kan kännas frestande om du exempelvis känner en person som kandidaten har arbetat med eller arbetar med i dag. Det är också vanligt att man ringer referenter utan att meddela kandidaten i förväg.

Enligt Ledarnas undersökning "Chefen som rekryterare" uppger hela 40 procent av cheferna att de ringer upp referenter utan att meddela kandidaten i förväg. Att tala om personer inför en rekrytering kan vara känsliga frågor och det finns all anledning att vara transparent i allt du gör. Använd därför gärna de referenter du själv känner, men fråga kandidaten först. Om kandidaten säger att du inte får tala med vederbörande kan det vara intressant att resonera med kandidaten om varför.

Om du får olika budskap från olika referenter och fortfarande känner dig tveksam även efter tre referenter; var inte rädd för att be om ytterligare referenter!

Vill referenten bli av med kandidaten?

Det går många rykten om att referenter talar väl om kandidaten av egenintresse, för att själv bli av med en anställd som underpresterar. Om du misstänker att så kan vara fallet kan man fundera över hur detta kan förekommas. Ett sätt är att se till att du har flera referenter, gärna någon från en tidigare anställning.

Om personen har varit länge på samma arbetsplats och inte bytt chef, be då att få prata med någon som har slutat på avdelningen och inte längre bör ha sådana intressen. Genom att ha en tydlig struktur och ställa ledande frågor under samtalet kan du också förekomma en del av detta. Man kan inte garantera att en referent talar sanning, men ju mer konkreta frågor du ställer, ju svårare blir det för de flesta att komma med halvsanningar.

Förbered referenten

Det finns ett stort värde i att ge referenten möjlighet att förbereda sig ordentligt före samtalet. När du har kommit överens om vilka ni vill ringa, kan du be kandidaten kontakta sina referenter och för att informera om det tänkta jobbet och om den organisation det handlar om. Därefter skickar kandidaten över kontaktuppgifter, både mailadress och telefonnummer till dig. Du kan då skicka ett mail till referenterna med förslag på tider då du kan ringa. På det sättet kan du säkerställa att referenten har tid och möjlighet att sitta i lugn och ro under referenstagningen.

När ni har hittat en gemensam tid kan du även skicka över referensmallen, så att referenten har möjlighet att gå igenom frågorna i förväg. Det blir då även lättare att få en bra styrning på samtalet eftersom agendan är blir tydlig och gemensam både för dig och referenten.

Referensmallen

Inför referenstagningen utarbetar du ett referensmall där du skriver ner alla frågor du behöver ställa under referenstagningen. Frågorna ska utgå från kravprofilen och vara kompetensbaserade även här, precis som i intervjun. Be alltså om konkreta exempel på vad kandidaten har gjort relaterat till de olika kompetenserna. I många fall kan du ställa exakt samma frågor som du använder under intervjun.

Du kan även använda en del frågor till att utröna tveksamheter som har dykt upp under andra delar av rekryteringsprocessen. Det kan vara frågor av typen: "Jag upplevde att kandidaten blev väldigt trött under den senare delen av intervjun. Känner du igen att kandidaten blir trött under längre sittningar som kräver koncentration och fokusering? I vilka situationer har du i så fall sett det? Hur har det påverkat resultatet av hens arbete?".

Text: Jörgen Kihlgren Uppdaterat: 2014-11-04

Lyssna på podcast

Exempel på referensmall

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem