Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Aktivitetsplanering

Aktivitetsplaneringen ska hjälpa er att nå era verksamhetsmål. Du kan fråga dig, VEM gör VAD, NÄR och HUR? Vilka aktiviteter, alltså vilket arbete, ska genomföras för att nå era uppsatta mål och delmål? Det handlar om att delegera arbetet och skapa tydlighet för vem som ansvarar för vad.

När ni börjar planera för vilka aktiviteter som ska utföras i verksamhetsplanen så ta ett av de framtagna målen i taget. Fundera tillsammans kring vad som behöver göras för att målet ska uppnås.

Ibland kan målen verka abstrakta innan man har börjat sätta aktiviteterna för att nå dem. För att komma igång och göra det konkret kan du använda övningen nedan.

Utgå från de uppsatta målen

  • Skriv upp målen eller dela ut utskrifter till samtliga i gruppen.
  • Låt deltagarna samtala i par kring frågor tydligt uppskrivna på väggen. Exempel på frågor: Vad kan jag göra i mitt dagliga arbete för att uppfylla målet? Vad kan jag ta ansvar för så att målet uppfylls?
  • Samla ihop synpunkterna i gruppen och skriv upp dem på ett papper.
  • Är det någon som i sina arbetsuppgifter är en tydlig kandidat för att ta ansvar för att målet uppfylls? Det betyder inte att denne ska arbeta själv för att uppfylla målet men personen har ansvar för genomförandet.
  • Efter utdelat ansvar är det viktigt att sätta en tydlig tidsram och befogenheter för hur målet ska uppfyllas.

Förhoppningen är att flera känner ansvar för det uppsatta målet och att det blir tydligt att man gemensamt arbetar för att det uppfylls. Om det inte blir så bör man ha en diskussion kring hur man fördelar ansvaret för en uppgift eller stöttar en medarbetare som sitter ensam med mycket ansvar.

Planera för tydlighet

För aktivitetsplanering finns det flera metoder som du kan använda beroende av vad som passar dina behov. Ett enkelt sätt att skapa överblick är att sammanfatta aktiviteterna och viktiga aspekter i en aktivitetslista. Aktiviteterna som sätts in i tabellen ligger sedan som underlag för budgeteringen.

Illustration: Exempel på rubriker i aktivitetslista

Vissa aktiviteter och på förhand givna deadlines kan vara sådana som upprepas årligen, halvårs, eller kvartalsvis och kan skrivas in i kalendern på en gång. Det kan till exempel vara konferenser, kampanjer eller liknande aktiviteter. Då kan ni sprida de övriga utefter dessa så att arbetsbördan blir jämt fördelad över året.

Det är viktigt att du som chef lyckas delegera arbetsuppgifterna på ett balanserat vis. Det handlar om att göra en kompetensbedömning av vem som är bäst lämpad för uppdraget. Samtidigt får inte enstaka individer överbelastas med arbete för att de har mycket erfarenhet eller bred kompetens. Då är det i stället lägligt att fundera kring kompetensutveckling för medarbetarna eller nyrekrytering.

Text: AnnCharlotte Bretan Uppdaterat: 2015-09-18

Podcast: Jämställdhet som en del av verksamhetsutveckling

Christina Franzén, vd Näringslivets Ledarskapsakademi, och Pär Lärkeryd, vd Norra Skogsägarna, berättar hur arbetet med jämställdhet kan utveckla och förbättra affärer och bidra till en bättre arbetsmiljö. Ellen Landberg, ledarskapsutvecklare på Ledarna, medverkar också i podden.

Lyssna på podden på Ledarna Play

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem