Kriser kräver snabbhet, snällhet och samarbete

Hon ledde statsministerns kansli under dådet på Drottninggatan och när Ryssland invaderade Ukraina. Under pandemin utarbetade hon 20 ändringsbudgetar med krisstöd på Finansdepartementet. Emma Lennartsson vet hur det är att leda i krislägen.

– Kraven på ledare blir inte annorlunda i kris, men tuffare, säger hon.

För det första: Det blir oerhört mycket viktigare att vara snabb. Hellre gå in i stabsläge en gång för mycket än för lite. Det blir också mycket viktigare att vara tydlig.

– Det är viktigt att ge organisationen en strategi och en riktning för vad som ska prioriteras. När Ryssland anföll Ukraina hade vi mycket att göra klart inför valet. Men nu blev prioriteringen:

1. stödja Ukraina, 2. sanktioner mot Ryssland och 3. stärka Sveriges säkerhet. När medarbetarna visste det blev det lättare för alla att göra rätt.

För det andra är det viktigt att vara uthållig:

– Krisarbete är både en lagsport och en uthållighetssport. Du ska få ett fotbollslag att springa ett maraton.

Det här är svårt, behovet av vila underskattas som regel av de flesta. Det hon själv är mest självkritisk till i sitt ledarskap under pandemin är att hon inte krävde mer avlastning för sig själv och sin organisation.

– Du måste arbeta mot ditt eget kontrollbehov. Det är värt att reflektera över det och i förväg utforma en delegationsordning för avlastning.

Samarbetsförmåga är avgörande:

– Kriser är ett lagarbete. Det är viktigt att vara utåtriktad och kunna ta hjälp. På Finansdepartementet tog vi fram ringlistor till företagsledare, fackliga ledare, tjänstemän på myndigheter och kommuner så att vi snabbt kunde få en rättvisande bild av verkligheten. Aktuell och riktig information är oerhört viktig i en kris.

Men vad gör man om beslut blir fel?

– Man gör om. Det kanske inte är din stoltaste dag på jobbet, men så kan det vara. Det är bättre att göra fel än att inte göra något alls.

Den bästa förberedelsen är att träna på krislägen som skulle kunna uppstå i ens verksamhet. Har du ställts i ett sådant läge en gång har du lättare att veta hur du reagerar och vad du ska göra när krisen kommer på riktigt. Övningar visar också var organisationen går fel, var det finns glapp som behöver överbryggas, beslutsordningar som behöver justeras.

Det förebyggande arbetet handlar om att skaffa en bra krisorganisation och en samarbetsstruktur med andra verksamheter, menar Emma Lennartsson:

– Det är ett relationsbygge. Du måste samarbeta.

Hur lyckades du behålla lugnet i krisen?

– Jag kan inte säga att jag behöll lugnet. Men jag lyckades behålla förmågan att arbeta, säger Emma Lennartsson.

Struktur är ett bra verktyg för att göra det. Att ha bra struktur och rutiner i sitt stabsarbete skapar ett lugn. Relationer är ett annat:

– Det handlar om att vara väldigt snälla mot varandra. Se varandra i ögonen, stötta varandra. Under den ekonomiska krisen i pandemin hade en person på Finansdepartementet ett särskilt ansvar för att hålla koll så att alla var okej.

– I varje kris finns risken att närstående påverkas. Varje medarbetare måste få ta hand om dem också, annars kan de inte jobba.

Mer om ledarskap i kris

Expert på Försvarshögskolan: Dags att ta höjd för krig

Webbinarium: Att leda i kris

Rapport: Att leda i kris – chefers beredskap

Artikeln är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 10, oktober 2024. Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem.