Fler nyheter
Nyhet 16 mars 2022

Navigera rätt: Arbetsrätt i det hybrida arbetslivet

Funderar du som chef på frågor om arbetsmiljöansvar vid distansarbete? Eller har du en gnagande känsla av att medarbetarna inte gör vad de ska? Och måste en modern arbetsplats ha en plats per medarbetare? Ledarnas chefsjurist guidar dig i det hybrida arbetslivet.
Sara Kullgren, Ledarnas chefsjurist.

Sara Kullgren besvarar här arbetsrättsliga frågeställningar som kom in i samband med vårt väldigt välbesökta webbinarium Behöver chefen ta hänsyn till hunden? Är det en rättighet att arbeta hemifrån?

Var du inte med under sändningen rekommenderar vi att du tittar nu i efterhand för en timmes intressant diskussion med olika infallsvinklar.

  • Sara Kullgren är chefsjurist på Ledarna sedan 2012 och har jobbat med arbetsrätt, arbetsmiljö och arbetsmarknadsfrågor i mer än 25 år.

Funderar du på hur du ska få ihop medarbetarnas skilda önskemål, om organisationen tappar kreativ kraft på distans eller hur du ska locka medarbetarna till kontoret? Karin Zingmark och Leif Denti svarar på bland annat dessa frågor här: Ledarskap, kreativitet och tillit i hybrida arbetslivet.

Ur ett arbetsrättsligt perspektiv är det viktigt ta ställning till hur den framtida organisationen ska se ut. Ska det vara en möjlighet för medarbetarna att arbeta på distans eller är det ett krav?

Om arbetsgivaren vill genomföra en förändring som påverkar arbetstagarnas anställningsavtal måste primärförhandlingar genomföras enligt § 11 i medbestämmandelagen innan beslutet tas. Sedan måste anställningsavtalen ändras så att det framgår i vilken utsträckning arbete ska ske från kontoret respektive på distans. Den arbetstagare som inte accepterar förändringen kan sägas upp på grund av arbetsbrist.

En annan väg att gå är att låta distansarbete vara frivilligt, i den mån verksamheten klarar det. Eftersom även detta är en organisationsförändring ska den förhandlas före beslut.

Ledarna rekommenderar att riktlinjer för distansarbete tas fram som beskriver vad som avses med distansarbete. De generella riktlinjerna kompletteras sedan med individuella överenskommelser för de som ska arbeta på distans. Se mer på sidan Frivilligt distansarbete.

Arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar oavsett var arbete utförs. Det spelar ingen roll i vilken omfattning arbete utförs på distans eller från en arbetsplats.

Ur ett skatterättsligt perspektiv kan omfattningen av distansarbete få betydelse för vilken plats som ska anses vara tjänsteställe enligt inkomstskattelagen. Läs mer på Skatteverkets webbplats.

Som chef med ett arbetsmiljöansvar ska du beakta dina medarbetares oro och tillsammans med dem se över om det går att anpassa arbetsuppgifterna för att minska oron. Om du som arbetsgivare bedömer att den fysiska närvaron är nödvändig kan du se över om det finns andra åtgärder som kan vidtas för att begränsa smittspridning, exempelvis god ventilation och goda möjligheter att hålla avstånd.

Ur ett arbetsrättsligt perspektiv behöver du ta utgångspunkt i anställningsavtalet. Är det kontoret som är arbetsplats? Har medarbetarna förtroendearbetstid? Behöver ni reglera rätten att arbeta på distans i ett distansarbetsavtal?

Ytterst är det verksamhetens behov som avgör var arbetet ska utföras. Det innebär att vissa medarbetare kan arbeta från annan plats än kontoret. Det som är viktigt som chef är att vara lyhörd, ha en dialog och att vara öppen för att överväga att anpassa arbetet utifrån dagens förutsättningar. Det finns ingen skyldighet att behandla alla lika samtidigt som olikheter behöver kunna motiveras, för att undvika avundsjuka eller påståenden om kränkande särbehandling.

I praktiken är det egentligen inte någon större skillnad från att du haft medarbetarna fysiskt närvarande. Genom att ha en nära dialog med varje medarbetare kan du avgöra om din känsla bekräftas. Oavsett om du leder på distans eller är det lika viktigt att du är tydlig med dina förväntningar och måluppfyllnad, liksom uppföljning för att stämma av om arbetet löper på som planerat. Om din medarbetare inte uppfyller kraven i anställningen måste hen medvetandegöras om detta och få förklarat vad som behöver göras. Det kan hända att medarbetaren inte har förutsättningar att göra vad hen ska – då behöver ni resonera om orsaker och eventuella lösningar.

Som chef behöver man ta ställning till vad som är viktigt, utifrån den verksamhet som bedrivs: Är det att finnas tillgänglig under vissa tider eller kan medarbetaren själv avgöra när arbetet utförs – är det resultatet som är det viktiga.

Det är arbetsgivaren som har rätt att bestämma, men som chef bör du ha en dialog med medarbetarna för att få fler perspektiv belysta.

Hur arbetsplatsen är organiserad är en fråga som arbetsgivaren måste ta ställning till. Det som är viktigt före beslut är att göra en risk- och konsekvensanalys ur ett arbetsmiljöperspektiv så att beslutet inte leder till ohälsa. En sådan analys ska göras gemensamt med den fackliga part arbetsgivaren har kollektivavtal med.

Oavsett om en medarbetare arbetar på distans eller på kontoret behöver du som chef ta en dialog med medarbetaren för att reda ut varför hen inte klarar av att utföra sina arbetsuppgifter. Om du som chef kommer fram till att det skulle finnas förutsättningar att klara arbetsuppgifterna om de utfördes från kontoret måste detta tydliggöras för medarbetaren. En medarbetare som ändå väljer att arbeta på distans riskerar sin anställning, eftersom frånvaron kan uppfattas som olovlig.