Organisatorisk och social arbetsmiljö

Den 31 mars 2016 började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter AFS 2015:4, om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. Syftet är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.

Föreskrifterna gäller i samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning och omfattar även inhyrd personal, men till skillnad från arbetstagarbegreppet i AML – gäller föreskrifterna inte de som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt.

Organisatorisk arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, krav, resurser och ansvar.

Social arbetsmiljö innefattar hur vi påverkas av de personer som finns runt omkring oss; socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

Brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ökar risken för ohälsa som sömnstörningar, hjärt- och kärlsjukdom, ryggproblem och depression. Risken för stressreaktioner ökar, vilket påverkar koncentration, minne, problemlösning och beslutsfattande, vilket i sin tur är negativt för verksamhetens resultat och kostsamt för såväl individ, arbetsgivare och samhälle. Det kan även bidra till att arbetstagare tar risker som leder till onödiga olyckor.

Föreskrifterna innehåller regler om:

  • kunskapskrav för chefer
  • krav på mål för organisatorisk och social arbetsmiljö
  • ohälsosam arbetsbelastning
  • arbetstid
  • kränkande särbehandling

Tanken är att de nya föreskrifterna ska komplettera AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och reglera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom de ovan angivna områdena för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas.

Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete

Kunskapskrav

Arbetsgivaren ska tillse att chefer och arbetsledare har kunskaper om:

  • hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och
  • hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling

Men arbetsgivaren ska också se till att det finns förutsättningar för cheferna att omsätta de här kunskaperna i praktiken, i form av bland annat:

  • tydliga ansvarsområden
  • mandat och befogenheter
  • personella och ekonomiska resurser
  • stöd i rollen som chef
  • rimlig arbetsbelastning 
  • reell möjlighet att utöva tillsyn – tid att leda!
  • möjlighet till återhämtning.

För att kunna förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling är det viktigt att du har en rimlig personalgrupp att ansvara för och därmed möjlighet att föra dialog med dina medarbetare i vardagen. 

Mål för organisatorisk och social arbetsmiljö

Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagarna ska ges möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till målen.

Målen kan syfta till att exempelvis stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska det även finnas en arbetsmiljöpolicy. Målen bör ta sin grund i och vara förenliga med policyn och det är viktigt att den är väl förankrad i så väl högsta ledningen som bland medarbetararna. 

Om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten ska målen dokumenteras skriftligt.

Målen kan exempelvis vara att:

  •  X procent eller fler av medarbetarna ska känna att de har rätt kompetens för att göra ett bra jobb
  •  X procent eller fler ska ha en god självupplevd hälsa
  • alla anställda ska ha årliga utvecklingssamtal och individuella mål som följs upp kontinuerligt
  • alla nyanställda ska gå ett introduktionsprogram
  • samtliga enheter ska föra dialog om arbetsbelastningen månatligen under minst en arbetsplatsträff.

Läs mer om att sätta mål

Ohälsosam arbetsbelastning

Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte leder till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.

Långvarig obalans mellan krav och resurser och otillräckliga möjligheter till återhämtning  leder till ohälsosam arbetsbelastning. Särskilt stor är risken att drabbas av ohälsa om möjligheten att få stöd i arbetet, från sin chef eller sina kollegor, är begränsad eller saknas helt.

Med krav avses de delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta

  • arbetsmängd
  • svårighetsgrad
  • tidsgräns
  • fysiska och sociala förhållanden.

Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.

Med resurser avses det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet eller hantera krav i arbetet, såsom:

  • arbetsmetoder
  • arbetsredskap
  • kompetens
  • bemanning
  • rimliga och tydliga mål
  • återkoppling på arbetsinsats
  • möjligheter till kontroll i arbetet
  • socialt stöd från chefer och kollegor
  • möjlighet till återhämtning.

Som chef är det viktigt att du är uppmärksam på signaler om ohälsosam arbetsmiljö, vilket förutsätter att du är närvarande i verksamheten så att du kan reagera och agera. Det kan till exempel handla om att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper.

Hos Prevent kan du läsa om Theorells krav-kontroll- och stödmodellsom ger bra vägledning i hur balansen mellan dessa faktorer påverkar hälsan.

Några varningssignaler att vara uppmärksam på är:

  • upprepad korttidsfrånvaro
  • hög sjuknärvaro
  • koncentrationssvårigheter
  • slarv och produktionsfel
  • försämrad effektivitet
  • försämrat engagemang
  • negativ attityd – cynism
  • nedstämdhet och uppgivenhet
  • konflikter.

Det ska finnas förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan du uppmärksamma tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning och rätta till obalanser.

Dialogen och förutsättningar att föra dialog är nycklarna till en hälsosam arbetsmiljö. Se därför till att arbeta aktivt med att skapa utrymme för dialog med dina medarbetare genom arbetsplatsträffar, enhetsmöten, utvecklingssamtal, avstämningsavtal, lönesamtal, men även genom kontinuerlig återkoppling i vardagen och samverkan på arbetsplatsen.

Det är också viktigt att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras.

I vår checklista Levande arbetsmiljöarbete får du tips på hur du kan hålla dialogen vid liv och arbeta systematiskt med arbetsmiljön i din medarbetargrupp på ett enkelt sätt.

Tydlig organisation

En tydlig organisation med kända beslutsvägar och väl definierade ansvarsområden är grundpelare för en hälsosam arbetsmiljö. Tydliga mål som är kända i verksamheten, enkla att relatera till och som ger möjlighet att skapa personliga mål som knyter an till de övergripande målen skapar också trygghet och bättre förutsättningar att uppnå en god arbetsmiljö.

Otydlighet när det gäller arbetsuppgifter kopplat till resultat är en av de största farorna i arbetslivet. Här har Arbetsmiljöverket försökt förebygga det genom att föreskriva att arbetsgivaren ska se till arbetstagarna känner till

  1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra
  2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet
  3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur
  4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker
  5. vem de ska vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.

Genom att fortlöpande gå igenom punkterna 1–5 blir det möjligt att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna.

Påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer 

Föreskrifterna ställer krav på att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna.

Det kan vara att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår.

Exempel på hur arbetsgivaren kan motverka till att den här typen av arbetsuppgifter leder till ohälsa är:

  • Regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området.
  • Särskilda informations- och utbildningsinsatser.
  • Hjälp och stöd från andra arbetstagare.
  • Rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera.

Det är även här viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden.