Chefsguider
Bra chefer och ett gott ledarskap föder framgång. Utvecklas som chef med våra verktyg, tips och råd! Välj en eller flera guider eller situationer som du befinner dig i.
Det finns 275 guider inom ditt val
SÖK I GUIDER

Budget

Budgeten ska vara en realistisk ekonomisk bedömning. Den ska verka stödjande för de målsättningar som satts upp för verksamheten det kommande året. Ju bättre du kan bedöma de ekonomiska förutsättningarna, desto troligare och enklare blir det att uppfylla verksamhetsmålen.

Beroende av ditt chefsuppdrag är du mer eller mindre involverad i budgetarbetet på din arbetsplats. I olika verksamheter ser det olika ut, både för vem som har budgetansvar och vilka system eller rutiner som används. Ta reda på vad som gäller i din organisation.

För att verksamhetsplanen ska vara möjlig att genomföra behöver du veta att det finns ekonomi för varje enskild aktivitet. Bedömningen består av vilka kostnader och intäkter du tror att verksamheten kommer att ha under en viss tidsperiod.

Resultatbudget

I resultatbudgeten tar du upp hur mycket du beräknar intäkterna respektive kostnaderna till under året. Det är en grundbudget där du målar ut de större dragen för de ekonomiska aktiviteterna. Det som är viktigt är att kunna se att den planerade verksamheten inte har för höga kostnader i förhållande till intäkterna. Alltså ska intäkterna minus kostnaderna ge ett positivt eller balanserat resultat. Börja med de kostnader du redan på förhand vet om. Som hjälp kan du använda tidigare års budget och resultatrapport.

Budgeten ska utformas så att du sedan kan mäta den mot de faktiska beloppen vid årets slut. Du ska alltså ha samma rubriker i din resultatbudget som i din bokföring och resultatrapport. Då skapar du ett effektivt mätinstrument och får en bättre översikt av vad som uppfylldes och var det skiljer. Det gör det lättare att se vad som eventuellt ska förändras eller ges extra fokus för nästa budgetår.

Resultatrapport

Genom kontinuerlig uppföljning kan du snabbt se om ni ligger på rätt spår ekonomiskt. Om inte har du fått en varningssignal om vad som kräver ditt fokus för att styra verksamheten åt rätt håll.

Stäm månatligt av dina kostnader mot intäkterna för att se om du ligger i fas med din satta budget. Har vissa poster ökat eller minskat mer än du bedömt? Om så är fallet bör du ta reda på varför det ser ut som det gör. Kanske är det något du kan ändra i arbetet för att skapa balans.

Med månatliga rapporter blir arbetet för nästa budget enklare då du tydligt ser vilka poster som inte ligger i linje med din bedömning.

Kostnader

Att veta vilka kostnader man har är A och O för att verksamheten ska kunna fortsätta. Exempel på kostnader i din resultatbudget kan vara i form av löner, hyror, resor, och andra administrativa kostnader. De fasta kostnaderna är lätta att budgetera för, men det kan alltid dyka upp oförutsedda kostnader som till exempel reparationer, rehabilitering etcetera.

Under de större posterna ligger flera mindre. De kan lätt dra iväg och det är viktigt att du har god kontroll över dem och har räknat med dem i hela årsbudgeten. Tänk på saker som porto, taxiresor och fikabröd redan i budgetupplägget för att de inte ska komma som en oväntad överraskning senare.

Det kan vara enklare att till en början överblicka en kortare tidsperiod än ett helt år. Fundera därför kring vad ni gör en vanlig vecka och slå sedan ut det över ett helt år. Lägg sedan in personalaktiviteter såsom julbord, kickoffer och avtackningar med mera för att få en helhetsbild av kostnaderna.

Intäkter

Det är svårare att budgetera sina intäkter. Hur mycket kommer vi att sälja för? Ju mer kunskap du har om marknaden och dina kunders beteende, desto bättre bedömning kan du göra. Finns det möjlighet att göra en marknadsundersökning så får du ovärderlig kunskap för budgeteringen.

  • Vad erbjuder dina konkurrenter?
  • Hur har försäljningen sett ut tidigare år?
  • Vad tycker era kunder om produkten?

Men det är flera faktorer som spelar in när man ska bedöma intäkter. Den större bilden av samhällets ekonomi och trender kommer troligtvis att påverka slutresultatet. Att göra en omvärldsanalys är en god idé. Ju mer du vet om omvärlden, desto säkrare kan du bli i dina bedömningar.

Ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att se förändringar i omvärlden är genom dina medarbetare. De är specialister på sitt område och antagligen väl uppdaterade. Se till att stämma av i "omvärldsmöten" där ni delger varandra era spaningar.

Bokföringsnämnden är en myndighet under regeringen. De har huvudansvar för att utveckla så kallad god redovisningssed. På deras webbplats, bfn.se, finns mer information om budgetering och bokföring.

Text: AnnCharlotte Bretan Uppdaterat: 2015-09-18

Podcast: Jämställdhet som en del av verksamhetsutveckling

Christina Franzén, vd Näringslivets Ledarskapsakademi, och Pär Lärkeryd, vd Norra Skogsägarna, berättar hur arbetet med jämställdhet kan utveckla och förbättra affärer och bidra till en bättre arbetsmiljö. Ellen Landberg, ledarskapsutvecklare på Ledarna, medverkar också i podden.

Lyssna på podden på Ledarna Play

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem