Chefsintervju: Rutiner skapar lugn och ro

Det var ett tufft och extremt komplext uppdrag som Leila Usoyan tog på sig. Hjärtenheten på Västerås sjukhus hade havererat. Nu sökte man en enhetschef.

– Jag sa att jag tar tjänsten på villkor att jag får rätt förutsättningar, berättar Leila Usoyan. Om jag får bemanningsassistent, en lönekonsult och en hr-konsult så lovar jag att leverera resten.

Efter 1,5 år är verksamheten på fötter. Medarbetarnöjdheten är hög och kvaliteten på vården är bland de högsta i landet. Man arbetar som ett team där alla bidrar, tar ansvar och stöttar varandra.

– Att arbeta inom avancerad hjärtsjukvård ställer mycket höga krav. För att kunna hjälpa svårt sjuka patienter är det oerhört viktigt att personal och chefer mår bra och orkar med. Min strategi var att skapa tydliga strukturer som reducerar osäkerhet och frigör resurser.

I dag har alla tydliga roller och ansvarsområden. Processer är fastlagda så att alla vet hur de ska bete sig i olika situationer och det finns rutiner för kommunikation som motverkar att konflikter blossar upp. Alla projekt kvalitetssäkras och utvärderas.

– I förändringsarbetet ingick även fokus på att ta fram en vision, mål, värdegrund, attitydfrågor, beteenden och direkt kommunikation. Vi startar varje dag med ett mycket kort möte för att gå igenom dagen. Efter arbetspassen har vi utvärderingar med tid för reflektion där vi går igenom vad vi presterat och vad vi lärt oss under dagen. Här finns det möjlighet att diskutera och ventilera.

Problemen att bemanna vakanser löste Leila Usoyan genom att satsa på studenter som fick komma till avdelningen där de blev väl omhändertagna. Studenterna trivs och många väljer att stanna kvar efter examen.

– Det handlar om att vara proaktiv, ta en ganska stor arbetsinsats initialt.

I början var det tufft, Leila Usoyan hade mycket övertid, men nu när förändringarna är genomförda och allt flyter på kan hon arbeta normalt.

– Jag har tid att ägna mig åt utvecklingsarbete. Rutiner gör att alla vet vad som ska göras och vem som ansvarar för olika delar. Jag har hela tiden sett resultaten av arbetet och det motiverar mig att fortsätta och skapar en enorm arbetsglädje.

Leilas tips för hållbar verksamhet och hållbara chefer:

• Se verksamheten som ett system där alla delar hänger ihop och ger effekter på varandra.
• En stor och systematisk insats i början bygger upp strukturer från grunden som i längden frigör resurser och skapar bättre effektivitet.
• Reflektera över vad ni lär er och fokusera på de positiva resultaten av förändringarna. Det skapar motivation att fortsätta.

Leila Usoyan

Gör: Enhetschef på hjärtenheten, Västerås sjukhus.
Ålder: 50.
Bor: Västerås.
Karriär: Utbildad specialistsjuksköterska inom intensivvård i Armenien. Kompletterade utbildningen till EU- och svensk standard i samband med Sverigeflytt 1995. Har varit ledare i olika sammanhang och chef sedan 2012. Kommer senast från Thoraxkliniken på Karolinska sjukhuset.
Antal år i Ledarna: 2 år. Företräder Ledarna sedan
hösten 2016.

Texten är också publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 12, december 2017.