Chefsintervju: Så jobbar jag smartare – inte mer

– Jag tror inte att jag vet någon chef som helt naturligt upplever balans i livet och jobbar 40 timmar i veckan, många gånger för att vi verkligen trivs och brinner för det vi gör.

Det säger Malin Sjöman, grundare och vd på marknadsföringsbyrån Crescando.

– Baksidan blir att många har en känsla av otillräcklighet och den känslan har accelererat. Beslut blir komplexare och lösningar mer komplicerade, fler människor ska samlas och komma överens och mängden kanaler som vi behöver ha koll på ökar hela tiden. Dessutom slits vi mellan en önskan om att vara tillgänglig för medarbetarna och behovet av att kunna jobba koncentrerat.

Men med åren som chef och ledare har Malin Sjöman lärt sig att det inte går att vara överallt hela tiden. Ett bra chefsliv handlar om att jobba smartare, inte mer.

– Det går egentligen aldrig att arbeta färdigt, det finns alltid något att ta itu med. Därför försöker jag hitta strategier för att göra rätt sak vid rätt tidpunkt. Främst gäller det att skapa förutsättningar för att kunna fokusera på en sak åt gången och på så sätt frigöra tid för medarbetare och kunder.

Tanken på att skapa ett helt nytt arbetssätt kan kännas övermäktig och bli en stressfaktor i sig. Malin Sjöman försöker i stället införa små förbättringar i vardagen och låta förändringen komma stegvis. Bland annat har hon testat minnesmästaren Mattias Ribbings olika metoder för att skapa bättre förutsättningar för koncentration.

– Framförallt gillar jag pomodorometoden. Jag sätter en timer på 25 minuter, då jag tar bort alla störningsmoment och arbetar fokuserat med en uppgift. När timern ringer är det fem minuters paus som gäller innan jag sätter timern igen. Jag vill ha små enkla verktyg som jag kan använda mig av i vardagen för att få bättre struktur och för att jobba smartare. Dessutom tar jag med mig teknikerna direkt in i företaget och delar med mina medarbetare.

Så gör Malin för att hålla fokus:

1. Blockera upptagen tid i kalendern för att inte bli avbruten.
2. Stäng av notiser och påminnelser, stäng ner sociala medier för att inte lockas att skifta fokus.
3. Använd pomodorometoden, fokusera på en sak i sänder och ta regelbundna pauser.

Malin Sjöman

Gör: Vd på marknadsföringsbyrån Crescando.
Ålder: 51.
Bor: Östermalm, Stockholm.
Familj: Man och son som går på mellanstadiet.
Karriär i korthet: Utbildad i industriell ekonomi, arbetade som produktledare, marknadsförare och affärsutvecklare på Ericsson, bland annat med tjänst i Asien. Fyra år på Tre med ansvar för marknadsföring mot företag. Driver sedan 2013 marknadsföringsbyrån som i dag är Crescando.
Ledarskapsfilosofi: De bästa teamen byggs av individer med skilda bakgrunder och olika kompetenser, men som respekterar varandra och utvecklas av att jobba nära tillsammans.
Medlem i Ledarna: 15 år.

• Din chefshjärna 2.0 – Mattias Ribbings tips för en mer fokuserad chefsvardag.

Artikeln är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 1, januari 2021.

Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem!