Experten svarar: Hjälp! Jag har betalat ut fel lön

Fråga: En av mina medarbetare ska sluta. Hen har fått för mycket i lön under en längre sjukfrånvaro. Kan jag kvitta på slutlönen trots att medarbetaren motsätter sig?

Svar: En arbetsgivares rätt att göra avdrag på lön regleras i lagen om arbetsgivares kvittningsrätt, även kallad kvittningslagen.

Kvittningslagen gäller enbart om det är konstaterat att din medarbetare är skyldig att betala tillbaka lönen som hen har fått felaktigt. Huvudregeln är att den ska betalas tillbaka.

Undantaget är om din medarbetare har tagit emot och förbrukat lönen i så kallad god tro. Det vill säga att medarbetaren varken förstått eller borde ha förstått att hen inte hade rätt till lönen. Jag tolkar din fråga som att det inte finns något avtal med din medarbetare som ger dig rätt att kvitta. Kvittningslagen ger dig därmed två möjligheter.

• Den ena är frivillig kvittning. Med det menas att arbetstagaren ger sitt medgivande till löneavdraget.
• Den andra är tvingande kvittning som medges en arbetsgivare genom ett kollektivavtal som är slutet på central nivå.

Av din fråga förstår jag att det inte är aktuellt med frivillig kvittning. Då återstår för dig att se om din arbetsgivare har ett kollektivavtal som ger dig rätt att ändå kvitta lönen.

Tänk på att en del av din medarbetares lön är skyddad mot kvittning, bland annat det som hen behöver för sin och sin familjs försörjning. Om det blir aktuellt för dig att göra en tvingande kvittning behöver du först vända dig till kronofogden som fastställer det så kallade förbehållsbeloppet. 

I mitt svar har jag utgått ifrån att du har betalat ut fel lön till din medarbetare. Om din fordran har uppstått för att din medarbetare varit frånvarande och för att lönen i normalfallet betalas ut i förskott kan det i stället vara fråga om korrigering av preliminärt beräknad lön.

När lön betalas ut i förskott tas inte frånvaron för innevarande månad med i löneberäkningen. Lönen anses därför vara preliminär då den fastställs först senare när samtliga avdrag och tillägg på lönen reglerats. Detta sker vanligtvis vid löneutbetalningen nästkommande månad. En sådan korrigering av lön räknas inte som kvittning enligt kvittningslagen och är tillåten att göra.

Mer om lagar och regler på jobbet hittar du på våra sidor om Arbetsrätt.

Texten är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 2, februari 2020.

Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem!