Reflektera över vad som är viktigt
Två saker förvånar Petra Brask, som utbildat och föreläst om effektivitet och stress i 30 år: Att folk fortfarande tror att de ska hinna allt. Och att de inte säger nej, trots att de vet att det inte går.
– Digitaliseringen har förändrat arbetslivet radikalt. En större gränslöshet har gett oss större ansvar för att leda oss själva och det kräver nya vanor. Jag har också sett ett ökat slitage i form av psykisk ohälsa, säger hon.
I början av sin karriär mötte hon någon varje år som bröt ihop på arbetstid. I dag kan det vara flera i veckan. Tillgänglighetssjukan spelar stor roll i detta, menar hon och vill att vi börjar använda kalendern på ett annat sätt.
– Den ska inte vara ett museum över möten som skett, utan gå från ”time management” till ”attention management”.
Hon berättar om en kursdeltagare som tittade i sin kalender och utbrast: ’Det här är inte en kalender – det är mina skuldkänslor.’ Hennes råd är att använda kalendern till att skapa tid för reflektion.
– Att kunna prioritera handlar om att vara trygg i vad du väljer bort. Men folk tar sig inte tid att reflektera över vad de ska ägna sin tid åt.
Petra Brask ser två ofta återkommande misstag, i synnerhet hos chefer. De försöker att alltid vara tillgängliga – men då blir de aldrig fokuserat närvarande – och de har svårt att säga nej, och missar då att reflektera över vad som är det övergripande viktiga syftet.
– Vi kan inte prioritera när vi springer och fångar alla bollar. Och alla bollar ska inte fångas.
Hennes råd är att göra det till en vana att planera arbetsveckan och varje arbetsdag innan den börjar. Och då lägga in tid för återhämtning och reflektion i kalendern. Utan reflektion vet vi inte att vi gör rätt saker. Produktivitet är inte samma sak som effektivitet, betonar hon.
– Att skriva är ett kraftfullt verktyg.
En loggbok är ett utmärkt sätt: Vad gav respektive stal energi i dag? Vad tog mig längre ifrån eller närmare målet?
Petra Brask nämner Lego-modellen som en konkret reflektionsmetod i fyra steg. Det första är läget – hur mår du? Det andra är eftertanke – vad tänker du på? Sedan reflekterar du över vad som ger dig glädje och vad du oroar dig för.
– Du behöver inte skriva långt. Bara gör det, gärna på fredag förmiddag. Bygg vanan och bryt den inte.
Det är också klokt att styra uppgifterna till när du har energi för dem. Många har mest energi till fokuskrävande arbete på förmiddagen. Sociala uppgifter, som möten, passar bättre efter lunch. När hjärnan blir trött bryter kreativiteten fram och då gäller det att hitta sätt att fånga idéerna för att kunna arbeta vidare fokuserat senare.
När Forbes intervjuade toppledare om prioritering visade sig ett mönster: Först utvärderade de läget, sedan delegerade de uppgiften.
– Sedan tog de en promenad. Syre och rörelse är ett sätt att aktivera det undermedvetna.
Efter en omvärdering och eventuell justering av planen verkställde de.
Enligt Petra Brask är även gemensam reflektion viktigt:
– Vi behöver göra närvaro och reflektion lika fint som det varit att jobba mycket och vara upptagen.
5 konkreta tips för effektivitet
- Stäng av notiserna på mobilen.
- Boka in tid för återhämtning.
- Planera dagen innan den börjar.
- Börja med det viktigaste.
- Reflektera varje vecka.
Läs mer
Chefsintervju: Jag väntar med mejlen till efter lunch
Artikeln är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 8, augusti 2025. Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem.
