10 tips: Så genomför du ett lyckat virtuellt möte

Genom att inte resa sparar vi både tid och minskar vår miljöpåverkan. Nu när corona sprider sig på många håll inom och utom Sveriges gränser är det mer aktuellt än någonsin att dra nytta av den teknik som finns och att ersätta det fysiska mötet med ett virtuellt.

Så hur leder du ett lyckat virtuellt möte? Nordens Linkedinchef Lisa Gunnarsson vet.

Lisa Gunnarssons 10 tips för bättre virtuella möten:

• Var alltid i tid till mötet. Slösa inte med andras tid – detsamma gäller ju fysiska möten.
• Testa kamera och mikrofon innan mötet startar. Ha kameran påslagen för att alla ska kunna se dig.
• Stäng inte av ditt ljud om ni är färre än fem personer. Skratt och känslor gör samtalet mer levande.
• Hälsa alla mötesdeltagare välkommen med namn och en och en. Deltagare som känner sig sedda kommer sannolikt ta en mer aktiv roll i diskussionen.
• Vet du att många kommer att delta online, gör mötet helt virtuellt. Skapar jämlikhet bland mötesdeltagarna när de deltar på lika villkor.
• Se till att alla som har möjlighet deltar via video. Skapar en mycket bättre känsla av att alla är med.
• Har du mer introverta deltagare i mötet, eller sådana du vet är mer försiktiga att dela med sig av sina åsikter? Kom ihåg att fråga dem specifikt efter input, annars kanske du missar dem.
• När du själv pratar, titta in i kameran, och inte på skärmen och de andras ansikten. Alla andra upplever då att du tittar dem i ögonen.
• Virtuella möten kräver bättre struktur. Var tydlig med mål och struktur för mötet och skicka ut det i förväg. Ha gärna en strategi för turordning för talare.
• Var närvarande. Undvik att ha telefonen för nära, och svara inte på e-post eller jobba med annat medan mötet pågår.

Det kan också vara en god idé att spela in mötet, som en tjänst både för den som inte hade möjlighet att delta och för att kunna gå tillbaka till vad som beslutats. Inspelningen kan med fördel skickas ut till deltagarna efter mötet.