Hur hålla stämmor, årsmöten och kongresser när vi inte kan träffas?

Det är föreningens, avdelningens eller klubbens stadgar som avgör när en stämma eller liknande ska hållas. Under rådande omständigheter kan det vara befogat att skjuta på stämmor till senare på året.

Finns inget angivet i stadgarna så bestämmer föreningens, avdelningens eller klubbens styrelse när stämma hålls. Tänk då på att inte överskrida de mandatperioder som styrelsen valdes på vid föregående stämma. Normalt sett går det att flytta fram dessa mandatperioder så länge man håller sig inom samma år. Om styrelsen är vald av stämman på datumsatta mandatperioder så ska styrelsen fatta ett protokollfört beslut om att styrelsen tolkar stadgarna som att de särskilda omständigheterna gör det möjligt att förlänga mandatperioderna till dess en stämma kan hållas. Förlängning får dock ske längst till och med 31 december 2020. Information om beslutet ska gå ut till medlemmarna snarast.

Om man inte kan genomföra en fysisk stämma det år som stadgarna anger så bör man genomföra en digital stämma på distans.

Alternativ till fysisk stämma

Här ges några alternativ för genomförande av stämma, årsmöte eller kongress. Vilket av dessa alternativ ni bör välja beror på era specifika förutsättningar. Och vilken väg ni än väljer ska beslutet fattas på ett styrelsemöte. En vägledning i det beslutet kan vara att det ur ett demokratiskt perspektiv är viktigt att så många som möjligt ges möjlighet att delta på stämman.

Tänk även på att det i Ledarnas stadgar för branschföreningarna står att ”För att stämma ska kunna hållas ska antalet röstberättigade stämmoombud överstiga antalet röstberättigade ledamöter i föreningsstyrelsen”.

Värt att notera är också att Ledarnas stadgar inte tillåter fullmaktsomröstning. Du kan alltså inte delta i stämman åt någon annan. Detta gäller såväl vid en fysisk som en digital stämma.

Alternativ 1: Skjut på stämman

Om ni beslutar att skjuta på stämman är det viktigaste att så snart som möjligt meddela medlemmarna att styrelsen har beslutat att skjuta på stämman samt informera om att kallelse till en ny stämma kommer att skickas ut. Om det redan fattats beslut om en ny tidpunkt informera då om det nya datumet i samband med att stämman flyttas.

Fördelen med detta alternativ är att det inte krävs så mycket administration. Nackdelen är att vi i dagsläget inte vet hur länge detta exceptionella läge kommer att pågå och om stämman ens kommer att kunna hållas under året. I så fall måste styrelsen ta ett nytt beslut om vad som ska göras.

Alternativ 2: Håll stämman digitalt på distans

En digital distansstämma kan genomföras på flera olika sätt. Det enklaste är ett vanligt telefonmöte. Det kan kanske passa bra om man är väldigt få och känner varandra väl. Ännu bättre är att använda ett videokonferenssystem som Skype eller Microsoft Teams.

Tips för digitala distansmöten:

• Sätt en starttid cirka femton minuter före mötesstart för att ge tid för att lösa eventuella tekniska problem.
• Se till att eventuella handlingar skickas ut i god tid före mötet så att ombuden är väl insatta i de ärenden som ska behandlas. Uppmana ombuden att höra av sig med frågor och tankar redan före mötet.
• Ett möte på distans kräver en kort och tydlig dagordning. Skriv gärna ut vad ombuden förväntas fatta för beslut på respektive punkt.
• För att underlätta för deltagarna att följa med under mötet är det bra om man kan visa de aktuella möteshandlingarna i konferenssystemet under mötet.
• Om det är möjligt kan det vara bra att mötesordföranden och sekreteraren sitter i samma lokal.
• Utse gärna någon som är tekniskt ansvarig. Även den funktionen kan med fördel befinna sig på samma plats som mötesordföranden.
• Testkör systemet med styrelsen i förväg.
• Starta mötet med ett upprop. Om det är möjligt kan det vara bra att vid viktigare beslut låta ordet gå runt till samtliga ombud.
• I många mötessystem finns en chattfunktion för deltagarna att använda. Utse någon att hålla koll på den och att interagera med deltagarna vid behov. Chatten kan även användas av deltagare för att begära ordet i mötet.

Alternativ 3: Håll en skrivbordsstämma eller stämma ”per capsulam”

Ett alternativ för till exempel mindre klubbar kan vara att genomföra en så kallad per capsulam-stämma. Det vill säga att man genomför en så kallad skrivbordsstämma eller att besluten fattas ”per capsulam”.

Per capsulam är latin och betyder ”genom en kapsel”. Uttrycket kommer av att kurirer under antiken transporterade meddelanden i en kapsel och betyder numera beslut som fattas utan att beslutsfattarna, ofta ledamöter i en styrelse, möts.

Per capsulam-beslut förutsätter att de röstberättigade ombuden är ense. Ett stämmoprotokoll upprättas och besluten antecknas i protokollet. Därefter cirkuleras protokollet mellan ombuden som skriver under protokollet. Nackdelen med en per capsulam-stämma är att det kan vara svårt att få protokollet underskrivet av samtliga ombud. Det ska användas sparsamt då det försvårar det demokratiska samtalet, och passar bäst då endast en eller ett fåtal frågor ska behandlas.

Hör gärna av dig till någon av oss för att stämma av olika lösningar och upplägg:

Tomas Oskarsson, förbundssekreterare
070-886 03 42, tomas.oskarsson@ledarna.se

Ebba Öhlund, bitr förbundssekreterare
073-348 12 66, ebba.ohlund@ledarna.se

Maria Malmgren, samordnare företrädare & klubbar
070-695 95 35, maria.malmgren@ledarna.se