Chefsintervju: Leder svåra samtal genom att visa egna känslor
Michael Claesson arbetar som processutvecklare och har många år som chef på Scan i bagaget. Han menar att svåra samtal med medarbetare är något som ingår i chefsjobbet. Men för att det ska bli bra behöver du som ledare jobba med din självkännedom och vara metodisk i ditt tillvägagångssätt.
– Det är lätt att klampa in i en situation utan att ha alla bitar. Om det handlar om en konflikt mellan medarbetare måste du lyssna på alla sidor utan att ta ställning. Handlar det om en situation mellan dig som chef och medarbetare är det oerhört viktigt att ta reda på alla fakta i förväg. Många problem bygger på felaktiga antaganden.
Själv använder sig Michael Claesson av firo-teorin, ett verktyg för samarbete. Teorin säger bland annat att ju öppnare du är själv, desto öppnare blir den andra parten. Det är ett bra sätt att avväpna en person som kanske känner sig hotad eller utpekad i samband med ett svårt samtal.
– Jag skulle ha ett samtal med en medarbetare som tagit en roll som informell ledare i en arbetsgrupp på ett sätt som blev destruktivt. Den här personen var dessutom min bästa vän. Men jag inledde med att vara öppen om att jag tyckte att det var jobbigt att jag som chef behövde ha samtalet med honom, men att saker och ting behövde ändras. Vi löste situationen.
Vid ett annat tillfälle kom en medarbetare till Michael Claesson och sa att hon inte kunde dela omklädningsrum med en kollega som använde så mycket hårspray att hon fick svårt att andas. Vid närmare undersökning visade det sig att de två hade en långvarig och djupgående konflikt.
– I stället för att gå på den första personens utsaga om hårsprayen tog jag in allas synpunkter och sedan satte jag mig ner med båda och fick dem att berätta hur de kände och såg på saken.
Michael Claesson styrde inte samtalet, men när det började hetta till stannade han upp dem för att mötet skulle stanna på rätt nivå.
– Mycket i konflikten byggde på missförstånd och när dessa kunde redas ut kom lösningen.
Michaels tre tips vid svåra samtal:
- Ta reda på fakta i förväg.
- Lyssna på båda sidor och låt alla få prata till punkt.
- Innan ni avslutar, se till att ni är överens om vad som sagts och vad som behöver ske.
Michael Claesson
Gör: Processutvecklare på Scan.
Ålder: 57.
Bor: Radhus i Linköping.
Familj: Tre döttrar 19, 17 och 13 år.
Karriär i korthet: Första jobbet efter gymnasiet som idrottskonsult. Började på Scan 1991. Produktionsledare 2003. Produktionschef 2006. Processutvecklare sedan 2011.
Texten är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 11, november 2020.
Läs mer på våra sidor om Samtal och dialog.
Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem!