Experten svarar: Vad ska jag fråga den som slutar?

Fråga: Jag ska hålla ett avgångssamtal med en medarbetare som valt att säga upp sig. Vi saknar rutiner för hur man utför sådana samtal. Jag vill att samtalet ska ge information som jag som chef, men även verksamheten, har nytta av. Vad bör jag tänka på för att göra detta samtal så professionellt som möjligt?

Svar: Det finns många fördelar med att ha rutiner kring avgångssamtal när en medarbetare ska sluta. Om ni saknar rutiner för utförandet av samtalet är det bra att gå igenom syftet med det och vilka frågor som är relevanta för just er verksamhet.

Genom att vara genuint intresserad av medarbetarens erfarenhet och synpunkter kan man hitta förbättringar i verksamheten samt bli bättre på att behålla och attrahera värdefulla medarbetare. Dessutom kan man skapa en positiv bild av er som arbetsgivare genom att visa ett intresse för erfarenheten och synpunkterna, den som lämnar kommer förhoppningsvis då att vara en bra ambassadör för er.

Det finns fördelar med att både personalchef och närmaste chef genomför varsin intervju. Den närmaste chefen kan då vara mer inriktad på medarbetarens arbetsuppgifter och förhållanden på avdelningen, medan personalchefen kan fokusera på att få in synpunkter på företagskultur och hur organisationen fungerar som arbetsgivare.

Det är viktigt att förklara motivet för intervjun och tacka för den tid som varit.

Frågeområden du som närmaste chef exempelvis kan beröra är; vad den viktigaste orsaken till att medarbetaren slutar är, hur hen har upplevt arbetsuppgifter, utvecklingsmöjligheter, arbetsklimat, vad som varit bra och mindre bra, feedback till dig som chef och till avdelningen.

Det bör vara ett respektfullt och konstruktivt samtal där fokus är att lyssna, inte ifrågasätta. Efter samtalet kan du sammanfatta och fundera igenom om det är något som framkommit som du ska agera på.

Artikeln är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 5, maj 2023.

Mer stöd hittar du på vår sida om Avgångssamtal.

Vill du också ha tidningen Chef direkt hem i brevlådan? Läs mer och bli medlem.