2010-08-20

Försköna aldrig de tuffa beskeden

Magnus Geverts. Foto: Stefan Ideberg

Att tala om för någon att han eller hon inte får vara kvar på sitt jobb är svårt och jobbigt. Magnus Geverts, produktionsledare på Asko Appliances, vet. Han har varit tvungen att göra det flera gånger. För honom är det viktigt att då vara väl förberedd, hålla sig till fakta och visa empati.

Några månader innan Magnus Geverts lämnade Saab i Trollhättan genomförde företaget ett stort antal uppsägningar. I gruppen han var chef för blev 15 av 30 anställda av med sina jobb.

– Egentligen var det en ganska enkel hantering i den meningen att den var lätt att förstå och att förklara. Det fanns helt enkelt inte arbete för de här personerna. Vi följde turordningsreglerna och ingen behövde känna sig utpekad för att ha gjort
ett dåligt jobb, säger Magnus Geverts.

Viktigt vara förberedd

Samtidigt var han själv relativt ny som arbetsledare och kände att det var en tuff arbetsuppgift att genomföra. Nu, åtta år senare, kan han ändå konstatera att det mesta gick bra och att han som chef lärde sig väldigt mycket.

Den viktigaste lärdomen handlar om att vara väl förberedd inför de jobbiga samtal som väntar.

– I en stor organisation är det viktigt att dubbelkolla alla namn. Ett besked om uppsägning får bara inte ges till fel person. Det är också viktigt att sätta av rejält med tid. Det går inte att göra det här i ett vanligt "chefstempo". Stäng av telefonen och boka en lokal där ingen annan kan höra vad som sägs, säger Magnus Geverts.

Hantera olika reaktioner

Men förberedelserna handlar inte bara om praktiska saker. För att göra ett bra jobb som chef är det också betydelsefullt att fundera på hur man själv kommer att hantera olika reaktioner. Vissa personer som får ett tråkigt besked blir tvärförbannade, andra är förstående, några blir ledsna och ett fåtal kan bryta ihop.

– Man vet aldrig hur en individ kommer att reagera, så det är bra att vara förberedd på det mesta och själv vara i balans. Det är något jag vill tipsa andra chefer om. Är du förberedd och i balans är det lättare att hålla sig till fakta och undvika personligt tyckande och personliga värderingar.

Fakta och prestation

Även på Asko har Magnus varit tvungen att genomföra liknande samtal. Men då har det oftast inte rört sig om uppsägningar på grund av arbetsbrist. I några fall har det handlat om att avsluta visstidsanställningar för att de berörda personerna inte har gjort sitt jobb eller inte har gjort det tillräckligt bra.

– Då är det ännu viktigare att det jag säger baseras på fakta och prestation. Det är det som ska förklara varför en person får sluta, samtidigt som någon som har arbetat kortare tid får vara kvar.

Ännu svårare tycker Magnus Geverts att det är att ge ett tråkigt besked till en trotjänare som varit långtidssjukskriven och arbetstränat, men inte klarar av sina arbetsuppgifter.

– Det är naturligtvis inte lätt att säga till någon som har varit anställd länge att det här fungerar inte. Det svåraste är att man vet att beskedet kommer att påverka den människans livssituation väldigt mycket.

Koppla bort jobbet

För att behålla balansen under en tuff period är Magnus Geverts noga med att inte ta med sig jobbet hem. Hans tre hundar fungerar som en effektiv ventil. Deras krav på uppmärksamhet och omvårdnad tvingar honom att tänka på annat. Numera är han dessutom gift och har en liten dotter.

– Att kunna koppla bort jobbet är en förutsättning för att vara människa och inte bara chef. Balansen gör att jag orkar visa empati även på jobbet när någon blir ledsen eller förbannad. Samtidigt förstår jag att det inte är mig de är förbannade på. De är förbannade för att de förlorat jobbet.

Svårt förutse reaktioner

Som redan nämnts är det svårt att förutse reaktionerna vid ett besked om uppsägning. Om någon lämnar mötet i affekt är det enligt Magnus Geverts ingen idé att gå efter. Personen är inte i stånd att ta in någon mer information. Han brukar i stället vänta tills personen lugnat ner sig och då boka tid för ett nytt möte.

Men vid ett tillfälle blev han ställd. En kvinna bröt ihop och berättade att hennes man misshandlade henne. Att också förlora jobbet blev för mycket. Förutom att lyssna och ge stöd kontaktade Magnus företagshälsovården, som kunde ge henne psykologhjälp.

Förtroende viktigt

Sådana händelser är det svårt att förbereda sig på, men de visar också betydelsen av att medarbetarna har förtroende för sin chef.

– Ett förtroende är något man förtjänar. Men jag tror att det är väldigt viktigt att vara tillgänglig. Om du inte har tid att prata just när medarbetarna vill, så bestäm en tid när ni kan sitta ner i lugn och ro. I bland måste man också släppa chefsrollen och bara snacka lite "skit" om helgen, hockey eller vad som helst. Allt får inte handla om jobb eller problem.

Men oavsett typen av samtal är det aldrig någon idé att skyla över, linda in och försköna det tuffa beskeden:

– Ge aldrig några falska förhoppningar om återanställning. Då blir budskapet tvetydigt: Du måste gå nu, men jag tror att du snart behövs igen. Som chef kan du tro att det kommer att vända så småningom, men du vet inte.

 

Magnus tre tips för att hantera svåra samtal

  • Förbered dig noga. Dubbelkolla alla namn och ta fram de fakta som finns.
  • Frigör tid för samtalet och var tillgänglig även efter samtalet.Informera alltid den som berörs först. Då kan han/hon påverka när och hur resten av gruppen ska informeras.
  • Prata med kollegor som har varit i samma situation. Ni kan ge varandra stöd och tips.
Uppdaterat: 2012-12-11

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem