Behåll duktiga medarbetare med ”stanna-samtal”

Du vet de där medarbetarna som håller deadlines, levererar hög kvalitet och kommer visslande glada in till jobbet. Vet du vad det är som driver dem, och varför de är så engagerade? Upplever du som chef att du ger dem tillräckligt med uppmärksamhet?

Även medarbetare som verkar trivas och presterar bra kan förr eller senare söka sig till en ny arbetsplats. När en medarbetare valt att lämna och ni sätter er ner för ett exit-samtal är det i regel för sent att behålla personen. Istället för att avvakta tills det är för sent, börja med så kallade ”stanna-samtal”. Då slipper du som chef spendera tid och energi på att fundera över huruvida duktiga medarbetare är på väg bort, och dina medarbetare kommer känna sig mer sedda och uppskattade.

Vikten av att uppmärksamma de som väljer att stanna

Både inom offentlig och privat sektor lägg mycket fokus på att förstå varför medarbetare väljer att lämna arbetsplatsen. Mindre tid går åt att förstå varför medarbetare väljer att stanna kvar. Som chef har du säkert ett antal pålitliga personer som du kan lita på, som tar sitt ansvar, levererar i tid och som dessutom kommer med konstruktiva förslag och rak återkoppling. Inte sällan jobbar på i det tysta utan att göra mycket väsen av sig. Just därför kan det vara lätt att ta dem för givet. Det borde vi ändra på.

Både du som chef och din organisation i stort kan vinna mycket på att rikta större uppmärksamhet mot dessa duktiga, men ibland lite bortglömda, medarbetarna. Vi ska här beskriva lite närmare vad vi menar, utifrån fyra perspektiv. Vi kommer även ge tips på hur du kan använda så kallade stanna-samtal för att ta tillvara på potentialen.

Kompetensförsörjning

Något som är centralt för arbetet inom HR-området är att ha tillgång till rätt kompetens. En allmänt vedertagen modell för detta är ARUBA, döpt efter initialerna för de fem områdena attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla. Här blir det tydligt att de fem delarna hänger ihop och fungerar optimalt endast om man lyckas få till ett samspel mellan dem. Att locka till sig talanger, genom att attrahera och rekrytera, är en viktig del men det blir ingen långsiktig framgång om de nya stjärnorna inte känner att de kan utvecklas och få uppskattning för sina insatser. Där spelar delarna utveckla och behålla huvudrollen, och då är stanna-samtal ett fantastiskt verktyg att ta till. För de organisationer som väljer att inte prioritera några stanna-samtal, finns dessvärre en stor risk att ofrånkomligt och alltför snabbt, snubbla fram till sista delen av modellen – avveckla. I samband med att en medarbetare avslutar sin anställning har de flesta en rutin för uppföljning av motiven, vilket ger möjlighet att göra förbättringar för framtida anställningar. Men det är samtidigt för sent att utveckla och behålla just den medarbetaren.

Ledarskap

För dig som chef kan det finnas en halvt gömd guldgruva i stanna-samtalet. Om du ställer rätt frågor och lyssnar aktivt kan du med liten insats och under trevliga omständigheter lära dig massor om dig själv som ledare, vilka egenskaper som dina medarbetare uppskattar och vill se mer av samt vad du kan behöva utveckla och bli bättre på. Det är väl känt och belagt i forskning att ledarskapet har betydelse för medarbetares prestation, så sannolikt är det delvis du som chef som ligger bakom fina insatser. Kan du förstå mer om vad just de högpresterande medarbetarna uppskattar och på vilket sätt de känner ditt stöd, så kan du göra mer av det och kanske anpassa ditt agerande till andra medarbetares förutsättningar.

Verksamhet

På motsvarande sätt som för dig som ledare och chef, så finns naturligtvis aspekter i organisationen som påverkar medarbetares prestation. Även om du personligen inte kan ändra vissa saker så är det av stor vikt att processer, strukturer, kultur och beteenden lyfts och förs vidare så att de kan utvecklas. Var därför inte rädd att fråga medarbetare om sådana aspekter också. Även om stanna-samtalet kanske fokuserar på varför hen trivs bra, så behöver du även förstå om det finns något som skapar frustration eller hinder för en smidig arbetsvardag –vad det skulle kunna vara, och hur det skulle kunna lösas. Ofta har den som upplevt motgångar i organisationen kreativa förslag på lösningar. Var lyhörd och uppmärksam på signaler kring detta, både positiva och negativa, och lyft det sedan till din chef eller rätt nivå i organisationen.

Medarbetare

Att få uppskattning för ett väl genomfört uppdrag, eller mer allmänt för sin kompetens, sin inställning eller personlighet är en riktig energiboost och ger motivation att fortsätta prestera bra. För många människor är det minst lika mycket värt som mer fysiska belöningar i form av högre lön. Medarbetare som trivs och känner sig uppskattade är också de allra bästa och starkaste ambassadörerna för organisationen. Det gäller kanske allra mest mot potentiella medarbetare eftersom de kan berätta personligt, med hög trovärdighet och engagerat om fördelarna med arbetsplatsen. Det gäller även internt där dessa ambassadörer blir starka kulturbärare som sprider en god stämning på arbetsplatsen och deras engagemang sprids som ringar på vatten. En positiv inställning ger dessutom en generellt god stämning även när det gäller extern kontakt med medborgare och samarbetspartners.

Stanna-samtal visar uppskattning och vilja att förstå

Så, när du känner dig övertygad om att du vill veta mer om högpresterarnas drivkrafter och synpunkter, då är det dags att börja använda stanna-samtal i din verksamhet. Stanna-samtal har vissa likheter med utvecklingssamtal, men fokuserar mer på medarbetarens tankar och upplevelse av arbetsplatsen och den egna rollen. Utvecklingssamtalet har ofta en bredare omfattning där agendan utgår från verksamhetens mål och vilken kompetens medarbetaren behöver utveckla för att kunna bidra på rätt sätt. Stanna-samtalets mål för dig som chef är att lyssna in och förstå vad det är på jobbet som engagerar och motiverar medarbetaren, men också vad som kan bli ännu bättre ur medarbetarens perspektiv. En annan viktig målsättning med samtalet är att du som chef ska visa din uppskattning.

Stanna-samtalet får gärna vara ett avslappnat fritt samtal när det gäller form och innehåll, även om ditt lyssnande måste vara aktivt och uppmärksamt.

Några saker att tänka på är att:

Ställa öppna frågor som bjuder in till utvecklade svar. Börja frågan med ord som ”vilken”, ”hur”, ”på vilket sätt” - så blir det naturligt för medarbetaren att ge ett mer utförligt svar.
Uppmuntra medarbetaren att beskriva konkreta situationer eller uppdrag där hen har blivit särskilt engagerad – och varför engagemanget uppstod.
Visa att du är beredd att göra förändringar som skulle göra medarbetaren ännu mer motiverad. Fråga till exempel om det finns tillfällen när hen har blivit frustrerad, vad konkret hen saknar i sitt nuvarande jobb och vilka förmågor som hen har men som inte utnyttjas idag.
Undvika att prata om lön och om drömjobb som ligger helt utanför er egen verksamhet.