Komplex utmaning att hantera budgeten

Det som skiljer budgetarbetet inom offentlig sektor från andra branscher, är att det i så hög grad påverkas av politiska beslut och riktlinjer. Det menar Angelique Prinz Blix, styrelseledamot i branschföreningen Ledarna inom offentlig sektor.

- Man får faktiskt sällan den uppräkning man skulle behöva, tvärtom är det inte ovanligt att man tvingas skära ner sin budget år efter år, vilket kan göra det svårt att upprätthålla kvaliteten i verksamheten. Då gäller det att inte tappa modet eller stressa fram åtgärder. Det handlar ofta om att hitta småposter att justera snarare än att genomföra drastiska nedskärningar.

Olika förutsättningar på olika håll

Var och vad man kan justera i varje enskild verksamhet går inte att säga något generellt om, anser Angelique Prinz Blix.

- Säg att sparkravet är fem procent. Då kan en chef inom vård- och omsorgsområdet ofta behöva se bredare på hur man kan göra många små neddragningar eller effektiviseringsåtgärder, men det går ju inte att bortse från den lagliga förpliktelsen av brukarnas behov. Medan en chef inom trafik eller stadsbyggnad kanske tvingas till mer avgränsade nedskärningar, till exempel avstå från att bygga en rondell.

Hennes styrelsekollega Robert Winroth är inne på samma spår angående generella uttalanden om budgetarbete. Han betonar också att det ser väldigt olika ut beroende på flera faktorer.

- Budgetprocesserna fungerar olika runt om i landet och beroende på var i organisationen man befinner sig som chef. Det är också en väldigt omfattande process som består av flera faser –alla med sina utmaningar. Från arbetet i planeringsskedet, till att löpande följa budgeten under året för att upptäcka och åtgärda eventuella avvikelser och slutligen budgetuppföljningen efter att året är slut.

Tid och stöd behövs

En annan utmaning är själva budgetprocessen som sådan, och att stödet till chefer i kommuner och regioner också varierar stort, menar Robert Winroth.

- Min erfarenhet är att processen ofta måste ske under tidspress eftersom tiden är kort från att man får underlagen tills att man ska rapportera in sin budget. Många chefer får lite eller inget stöd, har inga resurser att ta in hjälp, och jag skulle nog också gissa att många chefer skulle uppskatta kompetensutveckling inom ekonomi och ekonomistyrning, inte minst budgethantering.

Här finns en inbyggd motsättning i tidsförhållandena. Samtidigt som budgeten ska fram snabbt krävs eftertanke och långsiktighet för att få fram en hållbar budget som kan möta framtidens utmaningar. Om man har tillräckligt med tid blir arbetet dessutom roligare, säger Angelique Prinz Blix.

- Budget kan vara intressant om man bara kan få rätt förutsättningar. Att starta i god tid så man slipper stress. Och att man hinner sätta sig in i alla delar och förstår hur de hänger ihop. Då blir man också mer motståndskraftig och flexibel om det visar sig att den slutliga budgeten avviker från den man lagt från start.

Angeliques och Roberts råd för att hantera budgetutmaningar

Lev din budget: Förstå din budget och se till att du har koll på alla delar i stora drag samt hur de hänger ihop. För att konkretisera kan du se budgeten som ett hus där du kollar rum för rum: här har vi koll på det här, och i det här rummet finns det här. Kan vi flytta något till ett rum utan att de övriga rummen blir lidande?

Starta i god tid: Avsätt tid för budgetarbetet, även löpande under året så du inte tappar planering, kontinuerlig uppföljning eller slutuppföljning och analys efter årets slut.

Var ärlig: Mot dig själv, förvaltningen och politiken. Du behöver vara tydlig med vad konsekvensen blir när man lägger budgetar som inte räcker, eller tvingas starta med ett underskott. Om det finns för stora besparingar kan det skada verksamheten i det långa loppet.

Var modig: Våga stå upp för det som verksamheten verkligen behöver för att vara välfungerande. Tar man bort det, ska man veta vad konsekvensen blir.

Ta fram en preliminär budget: Med den kan du visa vad som skulle krävas för att möta verksamhetens behov. Detta ger beslutsfattarna insikt i vad som krävs och ni kan hjälpas åt att sätta realistiska mål.

Ha omvärldsbevakning: Håll koll på vad som händer i din omgivning och vilka externa faktorer som kan påverka din budget. Förutse förändringar och justera din budgetplanering efter det.