Medarbetarenkät för en förbättrad arbetsmiljö

Med medarbetare som trivs och mår bra blir organisationen mer effektiv, och ökar därmed förmågan att nå sina mål. Att investera i arbetsmiljön är en väg för organisationer i offentlig sektor att skapa en framgångsrik och hållbar verksamhet som gynnar både medarbetare och samhället i stort. Detta resonemang är utgångspunkt för SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, som regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och därmed ställer krav på alla arbetsgivare. Centralt i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att det är en cirkulär process, ofta illustrerad som ett hjul, med fyra återkommande delar som alla behövs och hänger ihop. Överst i hjulet finns undersökning, följt av riskbedömning, åtgärder och kontroll, och efter en komplett cykel är det dags för en ny undersökning för att checka av det nya nuläget.

Många fördelar att ta vara på åsikter

Att skapa en kultur där medarbetarnas åsikter tas på allvar och där de ser konkreta resultat av sina insatser kommer inte bara att stärka arbetsmiljön, utan också banden inom dels teamet men också inom organisationen som helhet. Det krävs struktur och en vilja från organisationen att göra något bra av resultatet, där alla har en roll och känner ett ansvar att bidra till förbättring. Om det är ett stort område där alla måste bidra och många delar behöver samverka så har du som chef och ledare en stor möjlighet att påverka i rätt riktning, till exempel genom att öka deltagandet i medarbetarenkäter.

Så kan du motivera dina medarbetare

Här är några konkreta tips och argument som kan hjälpa dig att engagera och inspirera ditt team att aktivt delta i enkäter som syftar till att förbättra arbetsmiljön. Var uppmärksam på att det är en generell lista med förslag på ämnen som skulle kunna vara lämpliga att kommunicera. Här bör du såklart läsa på vad som gäller i din organisation och anpassa innehållet så att det stämmer med vad som är aktuellt hos er.

Beskriv helheten

Var tydlig med varför enkäten är viktig och vilka fördelar den kan medföra för medarbetarna och organisationen som helhet. Beskriv hur innehåll och resultat av undersökningen kommer att användas för att skapa en bättre arbetsmiljö och hur den hänger ihop med andra aktiviteter och processer på området.

Håll samtalet levande

Håll en öppen dialog om ämnet arbetsmiljö och hur den påverkar teamets välbefinnande och prestation. När svarsperioden för enkäten närmar sig –ta upp medarbetarnas förväntningar men också eventuella farhågor kring att dela sina åsikter. Ju mer öppen och transparent du är, desto mer sannolikt är det att dina medarbetare känner sig bekväma med att dela sina synpunkter.

Visa respekt för anonymitet

Beskriv hur svaren kommer att hanteras och av vem, till exempel att enkäten är anonym och att medarbetarnas svar inte kan kopplas till deras identitet. Det skapar förtroende och trygghet, vilket kan göra det mer troligt att medarbetare är villiga att vara ärliga och öppna i sina svar.

Koppla till handling

Förklara hur resultatet från enkäten kommer att omsättas i konkreta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. När medarbetarna har fått en tydlig bild av vad som kan komma att åtgärdas och ser att deras feedback faktiskt kan leda till förändringar och förbättringar, kommer de att känna sig mer motiverade att delta och bidra.

Svara på när-var-hur

Underskatta inte att delge medarbetarna så mycket praktisk information som möjligt. Det kan handla om: tidsperiod som enkäten är öppen för svar; hur de kommer få tillgång till den; omfattningen i antal frågor; eller ungefärlig tidsåtgång för att svara; samt när resultatet kommer redovisas och följas upp. Om någon medarbetare upplever att enkäten tar upp mycket tid, betona gärna att tiden det tar att fylla i enkäten är en relativt kort tidsinvestering som kommer ha långsiktiga positiva effekter på arbetsmiljön.

Ge möjlighet till delaktighet i processen

Om det finns utrymme, eller om du själv äger enkäten, inkludera gärna medarbetarna i processen, för att öka delaktighet och ägarskap kring arbetsmiljön. En bra lösning kan till exempel vara att involvera dem i formuleringen av enkätfrågorna.

Mer om arbetsmiljö

Ledarna har stor expertis på området och delar mycket material på sidan Arbetsmiljö för chefer. Eftersom det här samtidigt är ett stort, svårt och viktigt område kommer vi inom Ledarna i offentlig sektor, att återkomma till ämnet under hösten.