Ny som chef? Fem tips som ger dig en stabil start
Ett blankt papper som väntar på att fyllas med ledarskapets flödande penseldrag och skarpa formuleringar. En känsla av ivrig förväntan, men kanske också med ett visst mått av osäkerhet? Ge dig själv en boost av självförtroende med hjälp av våra fem tips på hur du kan underlätta uppstartsfasen.
Kartlägg din nya roll
Ingen chefsroll är den andra helt lik. Visst finns många gemensamma nämnare, men – chefskap emellan – ännu fler skillnader. Generellt sett är alltid en bra start att fundera igenom vad just din roll innebär. Gemensamt med alla chefer är att du nu företräder arbetsgivarparten i första hand. Samtidigt förväntas du representera din del av verksamheten och dina medarbetare, i den övriga organisationen. En dubbel roll som kan bli ett dilemma i vissa situationer, särskilt om du nu är chef över personer som tidigare var dina kollegor. När det gäller skillnader mellan olika chefsroller så är det extra viktigt att du får koll på dem om du byter till exempel från privat till offentlig sektor, eller från en chefsnivå till en annan.
Fråga dig till exempel:
- Vilka förväntningar kan finnas på mitt ledarskap hos olika personer och hur ska jag hantera dessa förväntningar?
- Vilka lagar och regler styr mitt uppdrag som chef?
Kom underfund med var du har hamnat
Den närmaste omgivning, kollegor inom chefskretsen, organisationskultur och värderingar är exempel på aspekter som spelar stor roll för hur väl du kommer att lyckas i ditt ledarskap. Har du koll på dem så blir det lättare för dig att navigera i vardagen. Du har då också möjlighet att välja i vilka sammanhang du vill smälta in och i vilka du vill arbeta för en förändring. Om organisationen är helt ny för dig är denna del extra viktig och det kommer kräva en ganska stor insats av dig. I det fall du däremot är väl bekant med arbetsplatsen, är det viktigt att inte underskatta värdet av att fundera på dessa frågor. Snarare är det förmodligen en bra investering att analysera dem utifrån din nya roll. De flesta fenomen har ju som bekant flera sidor som kan se helt olika ut beroende på vilket perspektiv man betraktar dem från.
Fråga dig till exempel:
- Vilka personer behöver jag samverka med?
- Hur fungerar den vardagliga kommunikationen? Är det till exempel ok att löpande ta muntliga avstämningar direkt när de uppstår, bör jag boka in möten eller är det mail som gäller? Hur ser fika- och lunchrutinerna ut?
- Vilka är de styrande dokumenten som berör min verksamhet?
- Hur ser den formella strukturen ut för beslut, samråd, återkommande möten etc.?
Ta vara på dina tidigare erfarenheter
Även om din formella erfarenhet och kompetens är väl dokumenterad – kanske även granskad och analyserad i rekryteringen till din nya chefstjänst – så sitter du just nu på en guldgruva i din mer informella kunskap. Faktum är att din egen upplevelse av att vara medarbetare aldrig kommer vara färskare än din första dag som chef. Det är såklart något att dra nytta av när du sätter din målbild för ditt ledarskap. Fundera också över vilken ämnes- och fackkompetens du kommer att behöva fortsätta använda i din nya roll. Kunskap är en färskvara och som chef hamnar du förmodligen en bit bort från praktiska och konkreta arbetsuppgifter inom ditt verksamhetsområde. Det kan du behöva kompensera genom någon typ av löpande kompetensutveckling för att hålla dig à jour.
Fråga dig till exempel:
- Vilka egenskaper har jag uppskattat mest hos mina tidigare chefer?
- Vilka chefsbeteenden har visat sig vara mest effektiva för att nå mål och bygga välfungerande team?
- Hur kan jag skapa rutiner för att fortsätta hålla koll på utvecklingen inom mitt område?
Hitta rätt balans mellan att agera och reflektera
Här gäller det att hitta rätt läge på en skala mellan två ytterligheter. Den ena är att riva upp allt gammalt, initiera förändringar, hitta ännu oprövade lösningar, effektivisera, skapa nya rutiner. Den andra innebär att förvalta, kartlägga, analysera, träffa alla medarbetare för att lyssna in synpunkter och önskemål, formulera en utvecklingsplan med förstudier och kartläggningar. Att skjuta reglaget i botten åt något håll på skalan är inte att rekommendera, om du nu inte fått med dig uttryckliga direktiv om detta, när du tackade ja till din tjänst. Lägg lite tid på att försöka hitta rätt läge för dig och verksamheten. Ett läge där du är lyhörd och tar vara på erfarenheter från dina medarbetare och bevarar det som fungerar bra. Samtidigt bör du lita på ditt eget utifrånperspektiv som inte är färgat av historik och ”så här har vi alltid gjort”-mentalitet. Tänk på att alla förändringar kräver långsiktigt fokus, resurser och engagemang.
Fråga dig till exempel:
- Finns det en uttalad eller outtalad förväntan att jag ska genomföra vissa förändringar?
- Hur kan jag lyssna in mina medarbetares erfarenheter och synpunkter utan att lova att uppfylla allas önskemål?
- Vilka förändringar är värda att prioritera (trots den extra ansträngning det medför under själva förändringsarbetet)?
Formulera din hisspitch
Det är en fördel om du kan berätta om ditt chefskap på ett kort och enkelt sätt. Dels blir det en trygghet för dig själv, nästan som ett mantra som påminner om vem du vill vara som ledare. Dels bidrar det till effektivitet och ett positivt arbetsklimat genom att dina medarbetare vet hur du ser på ditt uppdrag. Även i kommunikationen med din egen chef och andra ledare är det en stor fördel om du tydligt kan förmedla din inställning och vision. Kanske kan du till och med ta hjälp av exempelvis övriga i din ledningsgrupp? Delar av hisspitchen kan mycket väl vara gemensam för er alla. En hisspitch är ett budskap som i vardaglig samtalston beskriver vad, hur, varför och kanske när någon kan bidra med sina kompetenser och mål. Det kallas hisspitch för att det ska fungera att säga under en hissfärd tillsammans med någon som inte vet något om ämnet.
Fråga dig till exempel:
- Vad är mitt uppdrag?
- Hur jobbar jag för att klara uppdraget?
- Varför är det viktigt för mig, för organisationen och/eller för världen?
Tips: Visste du att Ledarna erbjuder utbildningar och kurser för dig som är ny i chefsrollen? Här kan du läsa mer om vilka utbildningstillfällen som finns tillgängliga just nu och vad du kommer att få lära dig.
