Nya behov när arbetsplatser återuppfinns

På vissa områden är vi glada att kunna återgå till det normala och invanda igen. Inte minst inom hälso- och sjukvården och skolan kan många andas ut när en mer rimlig arbetsbelastning och vardag återkommer. För andra, kanske särskilt de som har kontorsjobb inom offentlig sektor, är det dock inte självklart att släppa allt som de gjort annorlunda under pandemin. Det handlar till stor del om möjligheten att arbeta på distans och därigenom ha en större frihet att lägga upp arbetsdagen som det passar en själv.

Både team och individ behöver få plats

Distansarbete och hybridkontor är alltså det nya normala. Nu gäller det för arbetsgivare att hitta lösningar där både individens och organisationens behov tillfredsställs. Där man bygger gemenskap och tillhörighet men samtidigt skapar utrymme för individuellt fokus på arbetsuppgifterna. Flera utmaningar finns och många är de som brottas med att finna lösningar, till exempel Leif Denti, doktor i psykologi och forskar på ledarskap, kreativitet och organisatorisk innovation vid Göteborgs universitet, och Lena Lid Falkman, forskare i ledarskap, organisation och kommunikation vid Handelshögskolan i Stockholm och Karlstad universitet. De diskuterar några av utmaningarna i avsnitt 49 av Arbetsgivarpodden.

Kommunikationsbrist skapar klyfta

Om några alltid är på plats på arbetsplatsen och några arbetar helt på distans är det lätt att det uppstår en klyfta mellan dessa grupper. Det beror på att den informella kommunikation som naturligt uppstår när människor träffas – vid kaffemaskinen, kopiatorn eller på väg till ett mötesrum – spelar större roll än vi kanske tror. Denti och Falkman menar att småpratet bygger samhörighet och gemensam förståelse för verksamhetens riktning och mål. Det är också mer naturligt att reflektera och diskutera angränsande frågor före eller efter ett fysiskt möte, än efter ett digitalt. För att överbrygga klyftan kan ett sätt vara att se till att alla är på plats på arbetsplatsen en viss dag varje vecka. Ett annat kan vara att använda en digital kanal, till exempel Slack, som är helt öppen och där alla medarbetare kan delta med frågor, svar, reflektioner, tips etc. – som ett öppet kontorslandskap, men digitalt.

Rättvist behöver inte vara lika för alla

Rättvisa är en viktig moralisk kompass för de allra flesta. I offentlig sektor är likabehandling dessutom en uttalad grundläggande värdering. Därför kan det ligga nära till hands att sträva efter generella riktlinjer eller regler kring hybridarbetsplatsen – att samma upplägg för distansarbete ska gälla alla medarbetare. Här hävdar dock experterna att man bör utgå från både arbetsuppgifter och personliga aspekter. Vissa arbetsuppgifter måste utföras på plats i särskilda lokaler, till exempel viss sjukvård, medan annan verksamhet faktiskt utförs mer effektivt utanför kontoret, till exempel rapportskrivande. Personliga aspekter kan vara såväl privatliv och pendlingsavstånd som förmåga att fokusera och strukturera sitt arbete. För att få acceptans för skillnader mellan olika upplägg för olika personer blir det viktigt att du som chef är trygg i dina beslut. Du behöver kunna motivera och kommunicera tydligt kring hur du resonerar.

Mer kontroll och mer tillit

Ett fungerande hybridkontor bygger på något som kan låta som en paradox – det behövs både mer kontroll och mer tillit från dig som chef. Nyckeln är att fokusera på mål och resultat. Ser du tecken på att medarbetare inte levererar tillräckliga resultat behöver du såklart ta reda på vad det beror på och agera därefter. Kanske kan du ge mer stöd, eller förbättra och utveckla både stöd och förutsättningar på annat sätt? Kanske måste du se till att medarbetaren arbetar mer på kontoret där du kan stämma av hur det går? Denti och Falkman föreskriver dock mer tillit, så länge dina medarbetare levererar det de ska. Du bör helt enkelt lita på att de gör sitt jobb även om de inte är på kontoret 9 till 17. Flera studier visar nämligen att många är mer effektiva när de har större frihet att själva bestämma när och hur de ska arbeta.

Arbetsmiljön blir en allt större fråga

I takt med att distansarbete ökar, växer arbetsmiljöansvaret för arbetsgivaren. Det handlar både om den fysiska arbetsmiljön som inte längre är en avgränsad yta på arbetsplatsen utan nu också kan innefatta en del av medarbetarens bostad. Det handlar också om den psykosociala arbetsmiljön där du som chef i många fall behöver agera mer proaktivt än tidigare. Du behöver till exempel vara mer aktiv än tidigare för att säkerställa att ingen hamnar utanför gruppgemenskapen och du behöver vara mer uppmärksam på medarbetares hälsa och välmående. Checka gärna av ”hur mår du” en extra gång med dem du inte träffar fysiskt lika ofta, tipsar experterna. Välmående, eller brist därav, kan vara mycket svårare att läsa av i en tvådimensionell digital bildruta, än om man möter personen öga mot öga.

Från stuprör till sugrör

De klassiska och avskydda stuprören riskerar att smalna av ytterligare, till något som Denti och Falkman jämför med sugrör snarare än stuprör, om allt fler arbetar på distans. Forskarna ser tecken på att sammansvetsade team med personer som arbetar inom samma område har blivit mer effektiva under pandemin, ungefär på samma sätt som de enskilda medarbetare som har trivts bra med att jobba på distans. Att kunna fokusera på sin arbetsuppgift har varit positivt för produktiviteten och teamen har ofta också haft ett socialt sammanhang som fungerat bra. Men här finns en farlig fallgrop. Det finns nämligen risk att viktiga aspekter tar stryk, till exempel helhetsperspektiv, förståelsen för andras utmaningar inom organisationen och kompetensöverföring mellan olika team och avdelningar. Här ligger lösningen i att göra som de organisationer som redan arbetar digitalt och ofta globalt. Många av dem använder någon typ av öppen digital plattform med olika kanaler för olika ämnen. Där kan alla medarbetare röra sig fritt i såväl ledningens diskussioner inför nästa ledningsgruppsmöte som i avdelningarnas prioriterade områden och kulturklubbens boksamtal.

Tips på mer läsning: I den här artikeln tar tidningen chef upp det faktum att arbetsplatsen förändrats efter pandemin och listar tre risker som organisationsprofessorn varnar för:
Det här bör chefen se upp med postpandemin