Optimera kulturen för effektiva möten

Ineffektiva möten äter inte bara tid utan riskerar även att tära på deltagarnas tålamod, energi och engagemang. De kan dessutom bli en onödig kostnad.

Stort värde i att förbättra möten

Det är inte alltid självklart att som chef tänka på varken sin egen eller medarbetares tid som den kostnad det faktiskt är. En nyttig påminnelse kan vara att räkna ut vad möten kostar genom att helt enkelt multiplicera antalet timmar för mötet, med antalet deltagare och sedan med deltagarnas timkostnad. Enligt utbildningsföretaget Astrakan, som har en enkel kalkylator för uträkningen, kostar exempelvis en timmes möte för 15 personer 16650 kr. Om detta möte är ett återkommande veckomöte för hela arbetsgruppen blir årskostnaden någonstans runt 800000 kr. Det är lågt räknat eftersom kostnad för till exempel lokal och utrustning; ”förlorad” arbetstid; tid att förflytta sig till och från mötet; samt komma i gång med jobbet efteråt, inte är medräknad. Det är dock ändå en ansenlig summa som gör det tydligt att förberedelser och omsorg om att göra mötena värdeskapande och effektiva, är en god investering. Ta gärna del av guiden för effektiva möten som Ledarna inom offentlig sektor tidigare publicerat för konkreta tips och råd!

Möten kan se olika ut

I sin roll som professor i sociologi vid Lunds universitet har Malin Åkerström forskat kring möten. I skriften Mötessamhället ger hon en historisk återblick kring hur mötesmoralen och de sociala koderna kring möten, förändrats genom tiderna. Hon beskriver med några historiska nedslag hur pendeln har svängt rejält. Från att i 1500-talets Holland vara ganska löst sammanhållna tillställningar, där mötesdeltagarna kom och gick lite som de ville; till olika disciplinära åtgärder vid mitten av 1700-talet, då fackföreningarnas föregångare i England gav böter till dem som inte dök upp, kom för sent eller talade utan att ha fått ordet.

Från stel struktur till parallella dialoger

I en av Åkerströms studier medverkar en tjänsteman som arbetat länge i universitetsvärlden och kan berätta om sina upplevelser i slutet av 1950-talet respektive tidigt 2000-tal. Han vittnar om stora kontraster. För sjuttio år sedan var det naturligt med en mycket formell ordning och tydliga statusmarkörer, som att de högst uppsatta professorerna hade sina egna stolar vid sammanträdesbordet med fastskruvade namnskyltar. De som skulle föredra ett ärende kom in, läste upp sitt anförande från en plats längst ner i rummet och fick sedan lämna. Vid början av 2000-talet hade det bytts ut mot en helt annan struktur. En av de största skillnaderna handlade om att mötesdeltagarna hade med sig sina laptops som de använde under mötet, bland annat för att kommunicera med varandra om innehållet i mötet och hur de skulle agera i olika frågor. Tjänstemannen som då närmade sig pension trodde knappt sina ögon när han insåg hur det låg till med den moderna mötesstrukturen.

Digitalt, fysiskt och allt däremellan

Även om ny teknik och en ökad digitalisering i samhället hade förändrat våra möten redan vid millennieskiftet, så var det coronapandemin 2019-20, som på riktigt gav oss ett nytt mötesparadigm. En förändring som under normala omständigheter hade tagit flera års medvetet arbete forcerades fram på några veckor. Plötsligt satt många av oss hemma och arbetade vid köksbordet eller i klädkammaren, uppkopplade med varandra via olika digitala mötesverktyg. Malin Åkerström beskriver hur denna nya vardag har gett upphov till nytt innehåll i många organisationers styrdokument om möten, till exempel hur man bör placera kameran och att stänga av aviseringar och andra appar i datorn medan mötet pågår.

Vad är okej hos er?

Det har också bidragit till att vissa, särskilt den yngre generationen, har en förändrad syn på vad som är okej att göra under ett möte. I takt med att mötena blir fler och längre ser en del att multi-tasking – att arbeta, svara på e-post eller sms under ett möte – kan vara helt rimligt under de delar av mötet som inte handlar om det egna sakområdet. Att scrolla sociala medier eller spela enkla spel på mobilen ser de flesta som övertramp, men vissa frågar sig om det är så stor skillnad mot att klottra i anteckningsblockets marginal? För dig som chef finns en möjlighet här: ta upp diskussionen med dina medarbetare och skapa den möteskultur som ni vill ha. Hur bör era möten se ut? Vad passar er verksamhet bäst? Vilket beteende är acceptabelt? Under vilka förutsättningar blir ni mest effektiva?