Produktivitetstips för chefer inom offentlig sektor

Hur balanserar man en krävande chefsroll, strategiska uppgifter och operativa utmaningar utan att känna sig överväldigad? Lisa Bogren, HR- och hållbarhetschef på Uddevallahem, delar sina bästa produktivitetstips.

Så värnar du om din tid

Att hitta strukturer som skapar ordning, minskar stress och hjälper att fokusera på det som verkligen betyder något är nyckeln för produktivitet enligt Lisa Bogren, HR- och hållbarhetschef på Uddevallahem, det kommunala bostadsbolaget i Uddevalla. Hon ansvarar för HR-frågor, strategiskt hållbarhetsarbete och bolagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Det är en bred roll där hon jonglerar flera ansvarsområden samtidigt.

”Att kombinera operativt arbete med strategiskt ansvar är en stor utmaning, men med rätt struktur går det att skapa en hållbar arbetsvardag,” säger Lisa.

Hon har genom åren utvecklat ett system som hjälper henne att hålla ordning på uppgifter, hantera informationsflödet och fokusera på rätt saker. Nedan delar hon sina mest effektiva strategier.

Lisas bästa 5 produktivitetstips

1. Samla allt i en enda lista

Många chefer har uppgifter spridda i mejl, anteckningar, chattar och papper, vilket skapar en känsla av kaos. Lisa rekommenderar att samla alla arbetsuppgifter i en enda digital lista, exempelvis i Microsoft ToDo. Genom att ha en samlad överblick blir det enklare att prioritera och se vad som behöver göras.

2. Håll inkorgen tom

Ett ständigt flöde av mejl kan skapa stress och splittra fokus. Lisa ser till att ha en tom inkorg minst en gång om dagen genom att hantera varje mejl direkt:

Tar det mindre än 2 minuter? Gör det direkt.
Behöver det mer tid? Lägg till i din Att-göra-lista.
Bara för information? Arkivera.

Genom att rensa inkorgen och Teams-meddelanden dagligen undviker hon att viktiga uppgifter faller mellan stolarna.

3. Starta dagen med en kort planering

Varje morgon avsätter Lisa 15 minuter till att fånga upp lösa trådar, gå igenom kalendern och prioritera dagens viktigaste uppgifter. Genom att börja dagen med en tydlig plan minskar hon stress och kan fokusera på rätt saker.

4. Kommunicera dina rutiner till teamet

Genom att berätta för kollegor och medarbetare hur hon strukturerar sin tid, skapar Lisa förståelse för varför hon exempelvis inte alltid är tillgänglig direkt. Hon förklarar att en tydlig struktur inte bara hjälper henne, utan också gör henne till en mer närvarande och organiserad ledare.

5. Ge dig själv tid att utvärdera och justera

Ingen struktur är perfekt från start. Lisa påpekar vikten av att regelbundet utvärdera vad som fungerar och justera sin metod. Inför semestrar och ledigheter ser hon till att rensa upp, utvärdera sina rutiner och göra nödvändiga förändringar.

Ett sista råd för en hållbar arbetsvardag

Avslutningsvis lyfter Lisa vikten av att ge sig själv tid att skapa struktur och anpassa den efter behov.

”Att skapa nya förutsättningar för sig själv tar tid, men det är värt det i längden. Ge dig själv utrymme att utveckla din arbetsstruktur och utvärdera den regelbundet.”

Boktips för bättre struktur

Lisa inspireras av struktören David Stiernholm och rekommenderar hans böcker och e-kurser för den som vill förbättra sin struktur ytterligare.

”Hans tips har varit ovärderliga för mig, och jag rekommenderar att följa honom på LinkedIn för att få mer inspiration.”