Så möter du som chef medarbetarna på individnivå

Kan du möta dina medarbetare, var och en, just där de befinner sig, utifrån deras behov och förutsättningar? Det är närmast en utopi för vissa, medan andra ser det som ett normalläge. För de allra flesta är det dock en ambition att jobba mot att uppnå, och anpassa sig till att utveckla.

Här ger tre chefer –och medlemmar i branschföreningen Ledarna inom offentlig sektor– sin syn på frågan. Vi har Erika Cederlöf, chef för administrativa avdelningen på äldreförvaltningen i Stockholms stad, Hanna Berg, enhetschef inom äldreomsorgen i Mönsterås kommun och Maria Ragnarsson, chef för Kulturskolan i Lund. Många års samlad erfarenhet från olika chefstjänster och branscher har lett till en ovärderlig kunskap i ämnet. Här delar de med sig av sina bästa tips efter många års erfarenhet.

Tillit och tydlighet –en oslagbar kombination

En röd tråd i dessa chefers syn på ledarskap, är betydelsen av att skapa en arbetsmiljö präglad av tillit och tydlighet. Erika Cederlöf framhåller vikten av att ge medarbetarna tydliga förutsättningar och förväntningar.

- Att bekräfta och synliggöra goda prestationer och använda misslyckanden som lärande exempel, är ett sätt att bygga en kultur där medarbetarna känner trygghet, och motivation till att utvecklas, menar hon.

Hanna Berg håller med om vikten av att vara rak och tydlig, men betonar att det också måste till empati och en vilja att bygga relationer med medarbetarna.

- Lyckas man med det blir svåra samtal enklare, eftersom medarbetaren vet att chefen vill väl. Det finns en tillit och trygghet.

Utmaningar i att möta medarbetare på individnivå

Chefer inom offentlig sektor behöver kunna hantera en del specifika utmaningar, när de försöker möta sina medarbetare på individnivå. En av dessa utmaningar, som Maria Ragnarsson tar upp, är gamla hierarkiska strukturer och maktordningar. De kan ibland hindra medarbetare från att vara öppna eller att vilja göra sin röst hörd, menar hon. Att bryta ner dessa strukturer och skapa en kultur av öppenhet och tillit är en ständig utmaning.

Erika Cederlöf pekar på att arbetsgrupperna ofta är stora och utspridda på olika arbetsplatser. Sådana förutsättningar kan bidra till att det blir svårare att skapa relationer och dialog på individnivå. Flera yrkesgrupper har inte digitala möten som en naturlig del i arbetet, vilket annars kan vara ett verktyg för ökad frekvens i kommunikationen mellan chef och medarbetare.

Många chefer i offentlig sektor har också en ganska bred variation av kompetenser, erfarenheter och förväntningar inom sitt team. För att hantera detta menar Hanna Berg att man som chef måste vara öppen för medarbetares olika behov –genom att anpassa målsättningar till var och en. Det är också viktigt att kontinuerligt stämma av och följa upp dessa individuella mål och framsteg.

Viktiga resurser och stödstrukturer

De pekar alla tre på vikten av, och rätten till rätt stöd och förutsättningar, för att effektivt kunna möta medarbetare på individnivå. Tiden är dock en begränsad resurs.

- En av chefers viktigaste resurstillgångar är tid. För mig är det viktigt att jag kan styra min tid i hög utsträckning, så att jag kan möta mina medarbetare när de behöver mig. Om min kalender är uppbokad av möten eller annat riskerar jag att tappa viktiga händelser kring mina medarbetare. Eller till och med deras förtroende på sikt, säger Hanna Berg.

Maria Ragnarsson lyfter också andra förutsättningar.

- För att kunna leda och verka som chef och se till varje individ, är det viktigt att få rätt förutsättningar i form av tillit och stöd men också mer konkret, som tillgång till dialogytor och konkret stöd från organisationens stödfunktioner.

Tips och råd

Avslutningsvis ger cheferna några användbara råd till andra chefer inom offentlig sektor.

Maria Ragnarsson tipsar om att investera i utbildning, nätverk med andra chefer, samt att vara öppen för lärande.

- Chefsutbildningar är jätteviktiga. Se till att du kan grupp-psykologi, processledning, konflikthantering med mera. Skapa dina egna lärnätverk så att du kan inspireras av andra chefer.

Hanna Berg rekommenderar coachande och inlyssnande samtal.

- När jag lyssnar in medarbetaren noggrant och inte styr samtalet för hårt så kommer det lättare fram viktiga aspekter som hen inte har tänkt på själv tidigare.

Erika Cederlöf betonar att det är viktigt att vara en förebild, för att hjälpa till att balansera kraven från regler och riktlinjer i förhållande till medarbetarens individuella behov.

- Jag är oerhört stolt över att få arbeta med att göra vårt samhälle till en bättre plats att leva på. Som chef behöver jag prata gott om det viktiga uppdrag vi har som offentliga tjänstemän, samt försöka bryta ner alla våra styrdokument, mål och uppföljning till att bli relevanta för mina medarbetare att arbeta mot.