Snart löneöversyn – råd från erfarna chefer

Många chefer i offentlig sektor är väl insatta i vad som gäller när det kommer till centralt förhandlade kollektivavtal, organisationens lönepolicy och lagkrav. Kunskapen om vad som ligger inom det egna ansvarsområdet som chef, är generellt hög. Utöver det finns dessutom kompetenta stödresurser på till exempel HR-funktionen och hos externa aktörer som Ledarna. Ändå upplever många att löneöversynen är en utmanande process där det finns ett behov av att ta del av hur andra gör för att få löneöversynen att bli en värdeskapande del av ledarskapet. Två personer med gedigen bakgrund och erfarenhet inom lönesättning är Lars‑Olof Uhlin, ordförande för Ledarna inom offentlig sektor, och medlemmen Gustav Liljenström, Förvaltningschef, HR och arbetsmarknadsförvaltningen i Tranås kommun. Här delar de med sig av både erfarenheter och sina bästa rekommendationer och råd.

Kontinuerlig dialog under hela året

De individuella lönerna ska baseras på en helhetsbedömning av medarbetarens arbetsinsats under året, menar Lars‑Olof Uhlin. I det läget räcker det inte att bara diskutera förväntningar och måluppfyllelse vid ett årligt utvecklings- eller medarbetarsamtal.

Gustav Liljenström håller med, och betonar att det är i vardagen och i den kontinuerliga dialogen med dina medarbetare som du skapar dig en bild av hur var och en bidrar till verksamhetens utveckling mot mål och vision.

  - Som chef bör man arbeta med detta under hela året. Och det gör man bäst genom avstämningar i uppdraget med tydlig feedback. Medarbetaren ska veta om hur denne ligger till utifrån utveckling av uppdraget. Pratar man om det kontinuerligt under året, då kommer lönesamtalet att avdramatiseras en hel del, säger Gustav Liljenström.

Utmanande med känsla av ensamhet och att alla vill ha mer

I processen finns några försvårande faktorer som kan bli till stora utmaningar för dig som chef. En uppenbar faktor är ekonomin som sätter gränser för hur mycket du kan höja en medarbetares lön. Speciellt om det är en medarbetare som gjort ett bra jobb och som du skulle vilja erbjuda en bättre löneutveckling, menar Gustav Liljenström. Som chef måste du också stå för ditt beslut om lön, och kunna ge klara argument som stöder bedömningen.

  - Alla vill ha mer och i den stunden så är de flesta personer inställda på att argumentera för att den nya tilltänkta lönen är för liten i förhållande till den upplevda arbetsinsatsen.

Lars‑Olof Uhlin lyfter att det ibland kan kännas ensamt och utsatt, i synnerhet om man inte känner hundraprocentigt stöd från andra håll i organisationen.

  - Det är en utsatt position man har som chef och det finns flera potentiella situationer som kan vara utmanande – när tilliten i organisationen brister för lönesättande chefs bedömning till exempel, eller när medarbetare anställs och går in på en lön utifrån ett tänkt resultat av kommande löneöversyn.

Tydliga ramverk och kriterier ger stöd

En väl förankrad och genomarbetad löneprocess kan ta tid och kraft att få på plats, men är en god investering, menar Gustav Liljenström. Tranås kommun har satsat på att samordna löneöversynsprocessen med kommunens budgetprocess. Det ger tydlighet kring att löner ska räknas in i eventuella satsningar i budgeten, och det påminner om att löneöversyn ska ske över hela året. Man har också skapat en lönekommitté bestående av HR-chef, HR-specialist, ekonomichef samt alla förvaltningschefer. Det fungerar som ett forum där man utvärderar föregående process och diskuterar förutsättningar för den kommande processen.

Även Lars‑Olof Uhlin förespråkar en genomarbetad löneprocess som är känd och använd i hela organisationen.

- Med en god dialog och en tydlighet i hur löneöversynen går till, samt förankrade lönekriterier, ökar möjligheterna att löneöversynen blir ett bra verktyg i ledarskapet.

Bästa tipset från Gustav och Lars-Olof

Det råder en tydlig samstämmighet kring vad som är viktigaste rekommendationen för en effektiv och värdeskapande löneöversyn: håll dialogen om prestation, måluppfyllelse och lön levande under hela året.

Lars‑Olof Uhlin: - Ha en öppen dialog under året och diskutera löneöversyn, vad som påverkar, och följ upp måluppfyllelsen kontinuerligt. Det skapar en bra grund för att undvika missförstånd och felaktigheter.

Gustav Liljenström: - Arbeta med feedback och samtal kontinuerligt under hela året. Då vet medarbetaren förmodligen hur denne ligger till och samtalet kring den nya lönen blir ingen kalldusch, utan kan i stället vara ett konstruktivt och positivt samtal med fokus på utveckling. Ha också med tydliga riktningar åt vilket håll som medarbetaren ska gå för att skapa förutsättningar för en god löneutveckling.