Tips inför semesterplaneringen – så undviker du missnöje

Grunden för en lyckad semesterplan är att den utgår från verksamhetens krav och de uppdrag som är prioriterade. Det bästa är förstås om ni har en gemensam vision och en vilja att hjälpas åt, så att allt fungerar även under semesterperioden. Det kan dock krävas ett långsiktigt arbete att uppnå ett tillstånd där alla känner delaktighet i de övergripande strategierna. Alla parter måste ha förståelse för hur de –individuellt och tillsammans– bidrar till helheten. Men oavsett om det finns en positiv och konstruktiv inställning eller inte, så är det bra att känna till gällande regelverk och avtal på området.

Semester –det här säger lagen

Det finns rättigheter och skyldigheter kring semester – både för arbetsgivare och arbetstagare – som du som chef behöver känna till. Ledarna har samlat information om vad som gäller enligt Semesterlagen. Den gäller alla. Utöver den kan det finnas andra regelverk som kollektivavtal eller lokala överenskommelser.

Fyra veckor sammanhängande ledighet

Arbetsgivaren är skyldig att bevilja en sammanhängande ledighet, det kallas huvudsemester, på minst fyra veckor under perioden juni till augusti.

Besked i förväg

I god tid före semestern ska den övergripande planeringen vara klar. Det är arbetsgivarens ansvar att det då finns ett definitivt besked så att medarbetarna vet när de får sin semester. Med ”i god tid” menar man ofta två månader i förväg.

Ändringar efter beslut

När semestern är bestämd är grundregeln att varken chef eller medarbetare kan ändra den på egen hand. Ett undantag är att arbetsgivaren kan beordra en ändring om det finns tungt vägande skäl. En arbetstagare kan ändra sin beviljade semester efter överenskommelse med arbetsgivaren. Arbetstagaren har också rätt att avbryta semestern vid sjukdom eller vård av barn, med hänsyn till att den återhämtning och rekreation som semestern ska innebära, i det läget blir lidande.

Vikten av kommunikation och transparens

För att underlätta och effektivisera semesterplaneringen är det bra att öka förståelsen i arbetsgruppen. Framför allt för de olika aspekter i anknytning till semestern som behöver tas i beaktning. När den egna semesterplaneringen tar fart kan det vara svårt att se och sätta arbetsgivarens perspektiv före familj och vänner. Ett sätt att hantera utmaningen är att du som chef bjuder in medarbetarna att lämna önskemål, eller ännu hellre samverkar kring semestern. Det gör det möjligt att diskutera olika alternativ för hur verksamheten kan fungera även om bemanningen är låg vissa perioder. Även en viss insyn i kollegornas planer kan underlätta både planeringen och vilja –medarbetare emellan– att kompromissa och hjälpas åt.

Hantera missnöje på ett effektivt sätt

Sommaren är en kort period och det kan vara svårt eller omöjligt att få alla hundraprocentigt nöjda med hur ledigheten läggs. Om, eller när, missnöje uppstår bör du såklart lyssna på önskemål och åter försöka hitta alternativ som fungerar för både medarbetaren och verksamheten. Ibland kan kalenderkonflikten dessvärre inte lösas genom kompromisser. I det läget finns en transparent och på förhand bestämd process att hålla sig till för att fatta beslut. Det kan innebära att tillämpa tydliga kriterier eller till och med dra lott.

Checklista –tänk på det här när du planerar semestern

Börja i god tid

Det är många moment som du bör hinna med och ta hänsyn till. Planera för att kunna lämna besked om beviljad semester till var och en i god tid. Helst två månader innan semesterperioden startar bör alla känna till hur semesterplaneringen ser ut – både chefen och medarbetarna.

Gör en kartläggning

Fundera över vilka arbetsuppgifter som måste utföras även under semesterperioden. Ta gärna hjälp av dina medarbetare om det är möjligt. Kanske finns möjlighet att minska tillgänglighet, service och öppettider eller till och med stänga vissa delar av verksamheten under sommaren? Tänk också igenom vilka uppgifter eller moment som å andra sidan kan behöva förstärkas, utökas, anpassas eller läggas till.

Bedöm behovet av extra resurser

Utifrån din kartläggning – se över bemanningsläget och avgör om de resurser du planerat för räcker till. Om inte, undersök vilka möjligheter till förstärkning som kan finnas, till exempel inlån från andra delar av organisationen eller semestervikarier. Vid planering för semestervikarier är det även viktigt att ta hänsyn till en eventuell upplärningsperiod för vikarierna.

Informera om vad som gäller

Se till att dina medarbetare känner till de riktlinjer som finns i organisationen kring semester, hur du bedömer bemanningsläget och hur processen ser ut. Var tydlig med vad du förväntar dig av medarbetarna, till exempel när de senast måste lämna in önskemål om ledighet.

Skapa delaktighet i teamet

Uppmuntra medarbetare att själva ta ansvar för –och ge förslag på– hur bemanning av kritiska arbetsuppgifter kan lösas. Till exempel genom att diskutera tillsammans inom befintliga arbetsgrupper, projekt eller team.

Ta ansvar och stå för ditt beslut

Trots fördelarna med att involvera medarbetarna i semesterplaneringen så kommer det en punkt när allt ska fastställas. Det slutliga beslutet är ditt ansvar som chef och det måste du ta, även om alla inte får exakt den ledighet de önskat.

Var flexibel

Ha beredskap för att ändringar kan behöva göras. Du kan alltid komma överens med en medarbetare om att flytta eller ändra redan beviljade semesterdagar. Tänk då på att se över bemanningen i sin helhet, så det inte uppstår luckor i schemat eller leder till andra oönskade konsekvenser.