KASAM: Hanterbarhet

Dina egna individuella egenskaper har naturligtvis en viktigt roll att spela när det gäller hur du tar dig an ditt chefsuppdrag. Men de yttre, organisatoriska aspekterna har större samband med om du ska vara hållbar över tid än de individuella aspekterna. Det visar forsknings- och utvecklingsprojektet Hållbara chefer.

Hanterbarheten är kanske den mest utmanande delen för chefer. Att känna att du hinner med och att du räcker till.

Organisatoriska faktorer som bidrar till hanterbarhet

• Mandat. Att kunna utföra ditt uppdrag, hantera uppgiften och ta beslut.
• Rimlig arbetsbelastning. Både kvantitativ och emotionell.
• Medarbetare. Rimligt antal medarbetare i proportion till uppdraget, medarbetare med adekvat kompetens.
• Delegering. Att ha tillit till medarbetare att delegera till.
• Stöd från egen chef och chefskollegor.
• Tillgång till stödfunktioner som hr, it, ekonomi.

Öka din upplevelse av hanterbarhet

• Se till att du har forum där du kan diskutera utmaningar och dela erfarenheter med andra. Det kan vara din egen chef, chefskollegor eller kanske en mentor.
• För en dialog med chefskollegor och reflektera tillsammans över er upplevelse av chefsuppdragen. Beställ kostnadsfritt dialogverktyget På rätt väg genom att skicka e-post till lena.wahlberg@ledarna.se. Ange På rätt väg i ämnesraden.
• Avsätt egen tid till reflektion.
• Skriv dagbok för att få en övergripande bild av vad du faktiskt gör. Är det något du behöver förändra, lägga till eller ta bort? För en dialog med din egen chef om fördelningen och hur ni ser på den.
  - Så stor del av dagen i % ägnar jag åt: Personal, budget och administration, verksamhet, övrigt.
  - Varav tiden fördelas mellan: Egen personal, chefskollegor, stödfunktioner, kunder/brukare, ostörd tid, egen chef, övrigt.
  - Och utförs på dessa platser: I möten, vid datorn, ute i verksamheten, förflyttning.

Sveriges chefer om hanterbarhet

Vad chefsarbete egentligen innebär har forskare i årtionden försökt att beskriva. Beskrivningarna skiljer sig förvånansvärt lite från 1950-talet och framåt. Ett senare exempel finns att läsa i boken När ledarskapet krackelerar.

Det kännetecknas av hektiskt tempo, akut problemlösning, komplexitet, variationsrikedom, reaktivitet och en allmän fragmentarisk tillvaro – tämligen långt från synen på det harmoniska och välfungerande ledarskapet om att leda andra…

När ledarskapet krackelerar (2015)

Men även om arbetet i sig inte har förändrats särskilt mycket, så har sammanhanget där chefer är verksamma gjort det. Teknikutvecklingen har skapat helt nya sätt att arbeta. Chefer hanterar en stor mängd it-system, sköter det mesta av administrationen, och uppföljning och rapportering är mer omfattande och genomförs med tätare intervaller än förr.

Stödfunktioner som hr, it och ekonomi har blivit fler, mer professionaliserade och arbetar mer strategiskt än tidigare och de praktiska uppgifterna är delegerade till cheferna.

Många chefer upplever att de har en hög arbetsbelastning. Arbetsbelastning kan vara både mängden arbete, kvantitativ belastning, och känslomässig påverkan, emotionell belastning.

Sammantaget upplever många chefer att tiden helt enkelt inte räcker till för att leda verksamhet och medarbetare så som de skulle önska. Knappt fyra av tio chefer uppger att de har tillräckligt med tid för det.