Ledarskap, kreativitet och tillit i hybrida arbetslivet

Karin Zingmark: Jag är övertygad om att det handlar om att vi behöver bli bättre på att använda tekniken rätt. Att designa och facilitera digitala workshops är en ny kunskap för många ledare och här handlar det om att vara nyfiken, testa och lära sig nya sätt att samarbeta. Genom att använda möjligheten för små grupprum, digitala whiteboards, samskapande via exempelvis Mentimeter med mera kan man ibland komma mycket längre digitalt än vi gjorde i våra fysiska mötesrum.

Leif Denti: Det går att kreera på distans men man måste tänka på vilken organisation man är. Produktbolag i tech-branschen, som har sin produkt färdig att kodas vidare på, på en gemensam yta, verkar det fungera bra för. Om verksamheten mer handlar om människa till människa är jag inte säker på att det fungerar lika självklart. Varning för att kopiera distansarbetsmodellen från Spotify et al, bara för att det fungerar för dem. Våga överge teams. Testa nya verktyg. Lär av er själva och experimentera med olika former, så kommer ni hitta rätt.

Karin Zingmark: Jag vill slå ett slag för digital kommunikation, där man kan vara precis lika spontan om man bara testar sig fram till nya sätt att mötas. Vi har mycket att lära av den yngre generationen, som umgås på ett avslappnat sätt med tekniken. Inför omvänt mentorskap, där era yngre kollegor kan lära den äldre generationen hur man åstadkommer det viktiga kaffemaskinssnacket digitalt.

Leif Denti: Ja, det finns forskning både från sociologiskt håll, som tittar på tech-hubbars framgångar, och metaanalyser över forskningen på organisationer från 1960-talet och framåt, som visar på vikten av att kommunicera brett internt. Det är viktigt för nytänkandet, för att få inspiration utifrån och så vidare.

Karin Zingmark: Vi behöver gå från kontroll till tillit, med fokus på mål och resultat snarare än hur resultatet ska uppnås. Mycket energi behöver läggas på att bygga kultur och skapa en känsla av sammanhållning genom gemensamt inspirerande uppdrag och värderingar som genomlevs. Alla – både chefer och medarbetare – behöver vässa sin kommunikativa kompetens för att lyssna, föra dialog och bygga relationer med hjälp av tekniken vi alla har tillgänglig idag.

Leif Denti: Håller med Karin, och det är också viktigt att skapa ett ”varför”. Våga vara existentiella. Varför finns vi? Vem skulle sakna oss om vi inte längre fanns? Varför skulle de sakna oss? Människor vill ha svar på de här frågorna och det skapar en starkare kraft än vad du tror.

Karin Zingmark: Självledarskap blir A och O, så att man kan prioritera sin tid och fokusera på rätt saker samt hantera risker kopplat till ständig uppkoppling. I detta ligger fokus på hälsa och välmående, att man rör på sig fysiskt, tar tid för ordentliga pauser samt säkerställer att stänga ner och koppla bort jobbet. Medarbetare behöver dessutom vässa sin kommunikativa kompetens för att undvika både social och professionell isolering.

Leif Denti: Självledarskap och medarbetarskap. Att se till att kollegan mår bra och att hjälpa hen att lyckas med sina uppdrag kommer också bli allt viktigare.

Karin Zingmark: Jag förespråkar att man pratar om det med teamet. Diskutera tillsammans era förväntningar på tillgänglighet, identifiera vilka kanaler ni ska använda för vad och ha respekt för att alla är olika. Att skicka e-post mitt i natten borde inte vara något problem om ni har diskuterat detta, det finns oftast en anledning och så länge alla får den förklarat för sig borde det inte utgöra något problem.

Leif Denti: Sätt spelreglerna med gruppen, och låt var och en sätta sina gränser, till exempel för tillgänglighet och e-post.

Karin Zingmark: Ha alltid fokus på de som deltar online. Se till att tekniken funkar – ljud och bild – och gör vad ni kan för att visualisera de som deltar online i det fysiska rummet, exempelvis genom att slänga upp deras video på skärmen i konferensrummet. På så sätt glöms de inte bort lika lätt. I diskussioner, tänk på att aktivt vända er till onlinedeltagare först, för att få deras inspel. En del organisationer jag jobbar med väljer att göra hybridmöten 100 % digitala, så att alla deltar på samma villkor från en egen skärm även om flera av deltagarna befinner sig fysiskt på samma plats.

Karin Zingmark: Jag tror att sammanhang är jätteviktigt, och jag tror känslan av gemenskap och att ”ha kul på jobbet” är en viktig faktor nästan oavsett vem man vill rekrytera. Så sluta inte anordna gemensamma kickoffer, träningstillfällen, luncher, after work och fika för de som vill och kan. Detta är en otroligt viktig pusselbit för att få det hybrida arbetslivet att funka!

Leif Denti: Jag tror att 2022 kommer vara after workens år. Vi behöver träffas och skapa sammanhang och tillit för att sedan gå in i den fragmenterade vardag som ett hybrid/distansarbete innebär.

Karin Zingmark: Jag tror på en kombination av att locka fram passion från medarbetare inför det gemensamma uppdraget vi har samt att investera tid i relationsbyggande aktiviteter så att vi lär känna varandra på riktigt. Lägg därtill fokus på gemensamma mål, struktur i uppföljning och att lära sig av misstag samt fira framgångar tillsammans i form av sociala aktiviteter. Utöver det behöver kontoret utformas så att det blir ännu mer bekvämt och trevligt att arbeta där jämfört med att arbeta hemma eller på café.

Leif Denti: Människor har grundläggande behov av att befinna sig i ett sammanhang, så det blir nog inte så svårt. Jag tror att framtidens kontor är utformade som upplevelser, med gröna ljusa öppna ytor som bjuder in till samtal, och icke att förglömma: gott kaffe.

Karin Zingmark: Jag skulle ställa mig själv frågan varför jag inte kan lita på medarbetarna. Är målen inte tydliga nog? Har vi bristande uppföljning? Finns glädjen i samarbetet, firar vi saker vi gör bra? Hur ser min relation ut till medarbetarna, känner jag dem utöver själva yrkesrollen? Om de inte öppnar upp för mig kan det handla om att jag inte öppnat upp för dem, så där bör man också rannsaka sin egen inställning till relationer i arbetslivet. Tillit tar tid, men det är bland det viktigaste för ledarskap idag!

Leif Denti: Vi litar på någon i den utsträckningen vi tror att de har kapacitet och kompetens att självmant utföra sitt uppdrag. Så satsa på att bygga upp den kompetensen.

Leif Denti: Social isolering är när vi tappar vår upplevelse av att vara involverade i ett socialt sammanhang. Tecken som kan visa på att någon börjar uppleva social isolering är tillbakadragenhet, passivitet och en leverans på en lägre nivå. Introverta verkar drabbas hårdare än extroverta av social isolering. Ta omedelbart ett samtal med personen för att utforska åtgärder och beteenden som skulle kunna bryta spiralen.

Leif Denti: Professionell isolering är att tappa förståelsen för den organisatoriska kontext man befinner sig inom. Att uppleva att man gör ungefär samma saker varje dag, att karriären gått i stå, att framtiden är oklar. Det kan vara svårt att identifiera tecknen – en dag kanske medarbetaren spontant säger upp sig. För att minska professionell isolering kan man arbeta med att öka känslan av meningsfullhet, alltså ett tydligt ”varför”. Skvaller är viktigt för oss – avsaknaden av skvaller gör oss professionellt isolerade. Se till att arrangera många fysiska träffar där medarbetarna får träffas avslappnat och spontant – det så kallade ”tredje rummet”.

Karin Zingmark: Kreativitet och innovation händer när människor känner energi för uppdraget och när det inte finns oro och rädslor kopplade till att göra fel. Så fokusera på det tillitsbaserade ledarskapet, där du som ledare öppnar upp och visar sårbarhet så att andra ser att det är ok att göra fel. När människor känner att de är i ett sammanhang som är vänligt och tillåtande brukar kreativa lösningar flöda. Detta gäller förstås oavsett om man jobbar i kontor eller på distans, men i hybrida arbetsliv blir vikten av passion för uppdraget ännu viktigare i kombination med relationsbyggande kommunikation och dialog. Rent praktiskt behöver ni också lära er att använda tekniken för att designa och leda kreativa möten digitalt.

Karin Zingmark: Jag är orolig för att vi snabbt kommer falla tillbaka i gamla mönster, och därmed missa alla fördelar med hybrida arbetsmiljöer såsom balans i livet för medarbetare, möjlighet att rekrytera talanger oavsett fysisk plats, och mindre pendling till fördel för vår planet. Om chefer återgår till kontorsarbete signalerar det att det är där vi fattar beslut, får möjlighet att påverka och visa oss ambitiösa. Chefer måste ändra både beteende och arbetssätt, och det är aldrig enkelt utan kräver energi och medvetet arbete.

Leif Denti: Det är för tidigt för att säga något om framtiden anser jag. Vi har precis kommit ut ur pandemin, där vi skaffat oss en erfarenhet av att arbeta digitalt. Många vill tillbaka till kontoret, men pendeln kommer svänga flera gånger från digitalt till fysiskt under de kommande åren. Vi kommer lösa det, det är jag säker på. Då kommer vi hitta en ännu bättre position i arbetslivet där vi drar fördel av det bästa från det digitala och det fysiska!