2013-06-18

”Jag tror på utjämning”

Birgitta Wallgren. Foto: Kalle Assbring

Birgitta Wallgren har varit chef sedan 1992, och fortsätter gärna i många år till. Hon har hittat ett sätt att leda som håller i längden.
– Att jobba jättemycket och sedan vila totalt och dra ut kontakten – det tror jag inte längre på. Jag tror på utjämning, säger hon.

Att hitta en balans i tillvaron var svårare när hon var ny som ledare, menar Birgitta Wallgren, legitimerad arbetsterapeut som haft olika chefsroller inom kommun och landsting i Uppsala län i över 20 års tid.

– Tidigare hade jag för många bollar i luften. Det är väldigt lätt att som chef få för mycket att göra, speciellt om man har personalansvar, säger Birgitta, som sedan 2010 är utvecklingschef för sjukhusets neurodivision, med 1 500 medarbetare.

Ändrade sitt sätt att jobba

Birgitta Wallgren hade för några år sedan i uppdrag att arbeta med Lean i organisationen. Det kom att bidra till att hon även ändrade sitt eget sätt att jobba, för att orka leda i längden.

– Att inte lägga saker på lager och samla på sig för många uppgifter är en Leanprincip. Det jag har lärt mig, mycket tack vare flödesprinciperna, är att det inte är bra med för stor variation. Utjämning gör att jag kan få ut mycket av mina resurser utan att bli uttröttad, säger hon.

Att kontinuerligt svara på och sortera undan mejl, liksom att hantera ärenden och möten, är ett förhållningssätt hon gärna delar med sig av till andra chefer:

– Som chef tänker jag numera alltid på att hålla undan det dagliga. Då utnyttjar jag min tid bättre utan att totalt slita ut mig och hittar dessutom luckor för reflektion. Genom att standardisera och planera så mycket som möjligt hittar jag kraft för det som bara uppkommer, det oförutsedda. Då har jag gjort merparten och har kontroll. Men det är inte alltid lätt, säger Birgitta.

Linjen hierarkiskt uppbyggd

Akademiska sjukhuset har, likt många svenska myndigheter, en linje-stabsorganisation. Cheferna som verkar i linjen är operativa och har personal-, ekonomi- och verksamhetsansvar.

– Linjen är hierarkiskt uppbyggd. Man rapporterar bara till sin överstående chef och har fullt ansvar för allt som ligger under en. Staberna ska fungera som experter och vara ett stöd till linjecheferna. Man hjälper sin chef att leda dennes underställda chefer, förklarar Birgitta.

När hon tillträdde tjänsten som utvecklingschef gick hon från linjen till staben.

– Som stabschef är det viktigt att dela sin chefs visioner och värderingar och att gilla chefens ledarstil, vilket jag gör i nuläget. Svårigheten kan vara att ge stöd och råd till de underställda cheferna även om de har en annan ledarstil och andra värderingar än man själv har.

Trädgårdsmästaren chefsförebild

Birgitta berättar att hon har trädgårdsmästaren som chefsförebild. Som stabschef är det hennes uppgift att komma med bra skötselråd, menar hon.

– Det man ska göra som chef, tycker jag, är att ge medarbetarna förutsättningar att utföra den bästa verksamheten och ge dem möjligheter att växa och utvecklas. För att få med sig medarbetarna måste man lita på deras förmåga.

Vad har du lärt dig av att gå från en operativ chefstjänst till staben?

– Vi stabschefer har lärt oss hur viktigt det är att samarbeta. Vi har en gemensam planering så att linjecheferna får samordnad information. Tidigare kunde var och en av oss gå ut med olika direktiv om mätningar eller andra händelser som inte var samplanerade. Vi kanske hade en drive om mätningar kring hygien samtidigt som det skulle göras löneunderlag. Vi har nu en årssnurra, som är synlig för alla medarbetare, för att synkronisera våra aktiviteter och har avstämningsmöten varje vecka. Alltså standardisering och planering.


Birgittas tips

  • Hitta en balans mellan arbete och fritid. Släpa inte med dig arbetet hem.
  • Våga känna tilltro. Att känna genuin tilltro till medarbetarnas intresse av att utveckla verksamheten är otroligt viktigt.
  • Tydlighet och planering avlastar!


Birgitta Wallgren

Jobb: Utvecklingschef på neurodivisionen på Akademiska sjukhuset i Uppsala.
Ålder: 59.
Bor: I Uppsala.
Karriär: Arbetsterapeut sedan 1979. Blev chefarbetsterapeut 1992 och har haft olika ledarroller sedan dess, bland annat som verksamhetschef för sjukhusets arbetsterapeuter.
Senaste kontakten med Ledarna: ”Jag brukar titta på hemsidan då och då. Det finns mycket bra information där.”
Så många rapporterar direkt till Birgitta: Tre.


Foto: Kalle Assbring.
Detta är en längre version av en artikel som är publicerad i Ledarnas medlemsinlaga i tidningen Chef nr 6-7 juni-juli 2013.

Uppdaterat: 2013-06-27

Jag vill bli medlem i Ledarna!

Bli medlem