Dags att utveckla hur vi arbetar med skyddsronder

Skyddsronden har länge varit en självklar del av systematiskt arbetsmiljöarbete. Den hjälper till att styra upp arbetet med att identifiera risker och åtgärda problem eller faror. Den är inget nytt påfund, och många har både gedigen erfarenhet och inarbetade rutiner för hur det går till.

I det traditionella angreppssättet för den årliga skyddsronden delar man in processen i tre grundläggande steg –planering, genomförande och uppföljning. Vart och ett med genomarbetade mallar och rutiner. Men kanske är det dags att tänka om när det gäller hur vi tar oss an uppgiften? Hur skulle det vara om vi till exempel testade nya metoder som kan göra arbetet mer proaktivt, engagerande och kontinuerligt, i stället för att begränsa oss till en jätteinsats en gång per år?

Gör skyddsronden till en återkommande vana

I det lagstadgade ansvaret för arbetsmiljö ingår skyddsronder som ett bärande element. Den bör inte vara en engångshändelse, utan ska ses som ett återkommande inslag i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Men exakt hur skyddsronden genomförs är inte det viktigaste. Den ska hellre anpassas till vad som är mest lämpligt för den aktuella verksamheten. Om man arbetar efter en årlig cykel kräver detta ett mycket långsiktigt engagemang och stor uppmärksamhet även över tid. Ett sätt att få ut mer av insatserna är att öka frekvensen av skyddsronden. I stället för en årlig händelse, varför inte genomföra den varje kvartal? Det ökar också chanserna att göra riskmedvetenhet till en mer integrerad del av vardagen. Kan ni fånga upp problem och lösa dem omedelbart, snarare än att vänta ett år, kan ni skapa en mer dynamisk och säker arbetsmiljö.

Alla bör vara delaktiga

Tänk på att det är avgörande att skyddsronderna genomförs i dialog med medarbetarna. Det är de som har absolut bäst koll på arbetsmiljön och du behöver få med kunskapen om allt från hur de upplever den, till vilka eventuella risker de ser. På så sätt ser du till att också öka delaktigheten inom teamet.

Ett konkret sätt att både involvera medarbetarna och integrera kontinuerliga förbättringar i vardagen, är att köra pulsmöten. Dessa möten kan innebära att ni veckovis, eller till och med dagligen, samlas i arbetsgruppen för att reflektera över den senaste tidens händelser. Om det till exempel kommer fram att det under gårdagen var brist på personal och att alla därför inte kunde ta en tillräcklig lunchpaus, är det en tydlig utgångspunkt för diskussioner om er organisatoriska arbetsmiljö. Det blir också naturligt för er att forma lösningar och väga för- och nackdelar i olika alternativ. Kan vi införa ett rotationssystem för lunchpauserna? Vilka möjligheter har vi att organisera om schemat?

Genom att regelbundet diskutera vad som har fungerat bra och mindre bra, samt identifiera och lösa problem i realtid, skapar ni en kultur av ständig förbättring. Teamkänslan byggs också stark när gruppen får möjlighet att arbeta tillsammans och komma fram till nya lösningar, vilket förbättrar arbetsprocesserna.

Nya verktyg kan utveckla arbetet

Ytterligare ett sätt att förnya skyddsronden kan vara att införa nya verktyg eller ta till anpassade metoder. Digitaliseringen har medfört att många appar och digitala verktyg kan göra processen mer effektiv och tillgänglig för alla på arbetsplatsen. Några exempel:

• Skapa en enklare metod för att inspektera riskområden genom digitala checklistor där varje punkt bockas av direkt när den kontrollerats.
• Att dokumentera risker blir smidigt och lätt att följa upp om man kan fotografera eller filma på plats.
• Processen att föreslå åtgärder kan bli mer interaktiv genom verktyg för digital kommunikation, även om ni inte har möjlighet att ses fysiskt så ofta.
• För att mäta delar av den fysiska arbetsmiljön som ljus och ljud finns appar att ta till, bland annat hos Arbetsmiljöverket.
• Använd digitala utbildnings- och diskussionsmaterial om arbetsmiljö, flera olika finns hos suntarbetsliv.se.

Skyddsronden är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljön består av olika delar. Den fysiska miljön är en av dem. Hit räknas till exempel lokaler, ventilation och utrustning eller verktyg som används i arbetet. En annan är de digitala systemen som blivit allt viktigare på senare tid, inte minst i och med det ökande distans- och hybridarbetet till följd av pandemin. Det handlar också om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, det vill säga hur arbetet är organiserat och hur vi är mot varandra.

Arbetsgivaren är enligt lag skyldig att systematiskt undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp alla de här delarna av arbetsmiljön. Det finns många sätt att undersöka arbetsmiljön för att bedöma om den är tillräckligt bra eller om förbättringsåtgärder behöver vidtas. Att regelbundet göra skyddsronder är ett vanligt sätt att både undersöka och riskbedöma, vilket bidrar till att förebygga olyckor och ohälsa. Läs gärna mer om hur skyddsronden generellt hör ihop med arbetsmiljöfrågorna i vår tidigare artikel Skyddsrond för en trygg arbetsmiljö.