Lönebeskedsamtalet handlar om mer än bara belopp

Syftet med samtalet är att du som chef ska ge besked till medarbetaren om vilken lön hen kommer få det kommande året (eller för en viss tidsperiod). Nivån på den nya lönen påverkar troligen hur du känner inför samtalet, men oavsett löneförändringen är det dialogen mellan er som spelar störst roll på längre sikt.

Förberedelser är A och O

Den årliga processen kan naturligtvis se lite olika ut i olika organisationer, men ofta är tanken att lönebeskedssamtalet föregås av ett lönesamtal där du lyssnar in din medarbetares egna argument och synpunkter på den egna lönen. Du tar med det som ett ingångsvärde och väger det tillsammans med de övriga faktorer som påverkar lönenivån. Ledarna har samlat sådana faktorer tillsammans med annan användbar information och hjälp i löneprocessen.

I processen kan det finnas aspekter som du som chef inte kan påverka – desto viktigare då att du sätter dig in i helheten och har full koll på motiveringen till den nya lönen. Det är i slutändan du som ska stå för beslutet och då behöver du kunna redovisa och förklara hur du tänkt för medarbetaren.

Känslan av rättvisa betyder mycket

Kan du berätta om en stor höjning som kommer göra din medarbetare nöjd är det sannolikt ett lättsamt och trevligt samtal du har framför dig medan en marginell justering som inte motsvarar förväntningarna kan göra att du bävar inför mötet. Forskning visar dock att höjningens storlek faktiskt inte är avgörande, varken för hur medarbetaren tar emot beskedet eller hur det påverkar engagemang och prestation framöver. Det menar Sofia Malmrud, doktorand i psykologi vid Stockholms universitet, som har deltagit i ett forskningsprojekt med syfte att öka kunskapen om hur lön, motivation och prestation hänger ihop.

I studien kom forskarna fram till att en mycket viktig faktor för medarbetaren är att känna sig rättvist behandlad. Rättvist behöver då inte alls innebära att alla ska få lika mycket, utan kan handla mer om att det finns en tydlig, transparent och begriplig bedömning i grunden. Om medarbetaren förstår vad den nya lönen grundar sig på och vad hen kan göra för att påverka sin lön framöver, så är det lättare att acceptera även en lön som inte motsvarar förväntningarna. En annan faktor som har stor betydelse är förtroendet för chefens förmåga att bedöma ens prestation. Mest motiverade är de medarbetare som upplever att du som chef ser vad de gör, samt kan föra en kontinuerlig dialog om både prestation och resultat, och att du har en helhetsbild.

Checklista inför lönebeskedssamtal

Genom att förbereda dig noggrant ökar du dina chanser att ha en positiv och konstruktiv dialog under lönebeskedssamtalet, något som också stärker relationen med medarbetaren.

1) Kolla upp aktuella förutsättningar: Se till att du vet hur organisationens lönekriterier och ‑struktur ser ut; vilka lagar och regler som gäller; utrymmet i årets lönerevision; löneläget i branschen etc.

2) Kartlägg och dokumentera: Gå igenom och skapa en överblick över vad medarbetaren åstadkommit under det senaste året. Dokumentera dessa prestationer så att du kan ge konkreta exempel. Var noga med att även väga in den anställdas motivering och argument för en önskad lönenivå och visa hur du beaktat dem.

3) Var transparent: Förbered en tydlig redovisning av vilka underlag du utgått ifrån, samt hur de påverkat lönebeslutet för medarbetaren.

4) Ge feedback: Visa att du ser medarbetaren och vad hen har presterat. Beskriv vad du särskilt har uppskattat, och peka på områden där det finns möjlighet till utveckling och förbättring.

5) Var professionell: Undvik att bli personlig. Håll fokus på prestation och resultat. Var också uppmärksam på eventuella ”felkällor” hos dig själv, till exempel dina egna känslor, fördomar och tidigare erfarenheter, så att de inte påverkar dina beslut om en medarbetares lön.

6) Se framåt: Fundera över framtida mål och hur medarbetaren skulle kunna påverka sin lön framöver.

7) Utvärdera: Efter samtalet – reflektera över ditt agerande och varje medarbetares individuella reaktion. Fundera över om det finns något du kan göra annorlunda nästa gång för ett ännu bättre resultat.