Uppföljning – en viktig del av utvecklingssamtalet

På arbetsplatser runt om i Sverige läggs stort engagemang på utvecklingssamtal – en aktivitet som sker bara en gång om året. Så vad händer då resten av året?

Handen på hjärtat – hur känner du inför utvecklingssamtalen? Är det en lustfylld höjdpunkt att se fram emot? Ett effektivt verktyg för att nå verksamhetens mål? Eller en nödvändig administrativ aktivitet som måste bockas av? Faktum är att utvecklingssamtal kan –och bör– ha lite av alla dessa perspektiv. Oavsett hur du ser på saken så spelar uppföljningen en stor roll för vilket resultat du kan få ut av den.

Karaktären har ändrats över tid

Utvecklingssamtal har använts länge i de flesta branscher och är idag en grundläggande del av professionellt HR-arbete i såväl privat som offentlig sektor. De började användas i mitten av 1900-talet, som en följd av att man började se arbetstagare som människor med individuella förmågor att behålla och utveckla, snarare än som utbytbara resurser. Då handlade samtalen mest om att cheferna gav utlåtanden om personalens prestation, som en form av betyg. Under 80-talet ändrade samtalen karaktär eftersom fler började inse att kommunikation och relation mellan chef och medarbetare förbättrar både arbetsklimat och resultat. Tanken med dagens utvecklingssamtal är att chef och medarbetare ska kunna ta gemensamt ansvar att skapa goda förutsättningar för en väl fungerande verksamhet.

Utvecklas tillsammans utifrån verksamhetens behov

Det handlar om att ni tillsammans ska lyfta blicken och komma fram till en gemensam bild av fokusområden för framtiden. Utgångspunkten är verksamhetens behov, samt vilka förutsättningar medarbetaren har för att bidra till de behoven. Vilken kompetens behövs? Hur kan du som chef stötta för att öka engagemang och vilja? Vilka yrkesmässiga relationer fungerar bra för medarbetaren och vilka kan förbättras? Finns något i balansen mellan jobb och privatliv som behöver åtgärdas? Samtalen bör alltså adressera såväl din medarbetares individuella arbetssituation och kompetensutveckling, som relationerna inom och utom gruppen, samt kopplingen till organisationens övergripande mål och resultat.

Stora frågor kräver tid

Det är en ambitiös målsättning med andra ord, med stor potential att göra skillnad. För att kunna ta vara på kraften fullt ut, krävs engagemang och avsatt tid från både dig och dina medarbetare. För vissa kan just den höga ambitionen bli en stressfaktor – att det stora årliga utvecklingssamtalet ska omfatta allt och utgöra grunden för hela det kommande årets arbete och individuella utveckling. Ett uppföljningssamtal kan avdramatisera situationen genom att skapa trygghet och långsiktighet kring det ni kommer fram till.

Uppföljning viktigare än många tror

Många organisationer talar om tre viktiga delar – förberedelser, genomförande och uppföljning – där både chef och medarbetare ska vara aktiva. De två första delarna har nog de flesta ganska bra koll på. Det finns en hel del mallar och tänk-på-listor till hjälp för just förberedelserna och i flera organisationer har man tagit fram formulär för båda parter att läsa igenom, fylla i och använda som en agenda för själva samtalet. Däremot kanske uppföljningen inte känns lika angelägen när samtalet väl genomförts, och därefter dokumenterats enligt konstens alla regler. Det är lätt hänt att det dagliga arbetet rullar på och efter någon månad är handlingsplanens genomtänkta och uppsatta mål och aktiviteter som bortblåsta från vardagen. En ordentlig uppföljning blir det i värsta fall först ett år senare vid nästa utvecklingssamtal, vilket gör att det nya samtalet delvis kommer handla om att omformulera förra årets mål. Om du, som många i offentlig sektor, genomförde utvecklingssamtalen i september-oktober är det en lämplig tid nu att börja planera in uppföljningssamtal under årets första månader.

Fem sätt att boosta uppföljning

Så, för att ge uppföljningen ett uppsving och den respekt den förtjänar kommer här fem enkla tips. Några kan du pröva nu direkt, några kan du ha i åtanke när du drar i gång nästa runda av utvecklingssamtal.

Följ upp rätt saker

Det är bra att formulera målen så att de blir enkla att följa upp, men det är också viktigt vilken riktning de har. Se till att de mål ni sätter upp verkligen handlar om de viktigaste utvecklingsområdena. Om målen känns relevanta blir det både mer naturligt att jobba mot dem och roligare att följa upp.

Gör viss uppföljning i grupp

Ibland händer det att ett område som kommit upp under ett individuellt samtal berör flertalet av medarbetarna i gruppen, eller att en specifik fråga berörts under flera utvecklingssamtal. Då kan det vara läge att följa upp i hela gruppen för att få till en diskussion med alla. Det här gör själva uppföljningen mer tidseffektiv än om du skulle göra den enskilt med varje medarbetare.

Tänk nytt kring former för avstämningar

Var kreativ kring hur ni kan följa upp satta mål, det behöver inte alltid vara under ett nytt möte. En annan form kan dels bli ett sätt att avdramatisera och förenkla uppföljningen, dels att anpassa det till målets karaktär. Status för ett mål som handlar om personlig utveckling passar kanske att stämma av under en promenad, medan en genomförd kurs bättre checkas av i ett enkelt mail.

Sätt uppföljning på agendan redan från start

Boka in avstämning eller uppföljning redan när ni har utvecklingssamtalet. Bestäm både vad ni ska stämma av, på vilket sätt och tidsåtgång. Då blir det inte någon hög tröskel att faktiskt köra avstämningen och chanserna ökar att det blir av.

Ta hjälp

Kolla upp vilket stöd för uppföljning av utvecklingssamtal som finns inom din organisation och ditt professionella nätverk. Kanske finns skriftligt material, kanske kan du få råd från din HR-funktion eller från chefskollegor. Du kan också läsa mer på nätet, till exempel i Ledarnas guide Utvecklingssamtal. Låt dig inspireras, låna och glöm inte att själv dela med dig av dina bästa tips!