Utvecklingssamtal

Syftet med utvecklingssamtal är att utveckla verksamheten. Samtalet ska handla om hur din medarbetare ska jobba och utvecklas för att bidra till verksamhetens utveckling.

Tillsammans formulerar ni de mål som medarbetaren behöver nå för att bidra till verksamhetens mål och syfte. I diskussionen om hur målen ska uppnås väger ni in medarbetarens expertis, lösningar och vilja.

Genom utvecklingssamtalen har du chansen att utveckla medarbetarna, tillvarata kompetens och upptäcka kompetensbrister. Passa på att be om dina medarbetares tankar om de styrkor och utvecklingsområden de ser i ditt ledarskap.

Förbered dina utvecklingssamtal

Du som chef ansvarar för att förbereda och leda utvecklingssamtalet.

Om din organisation har en färdig mall och process för utvecklingssamtal, utgå från den när du förbereder samtalets struktur. Fundera sedan på hur du ska genomföra samtalet så att det passar just dig och din medarbetare.

Dina förberedelser

När du förberder dig, fundera över:

  • medarbetarens arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat
  • vilka utmaningar ni står ni inför i verksamheten
  • hur utmaningarna kommer att påverka medarbetarens arbetsuppgifter
  • vad verksamhetens mål innebär för arbetsgruppen och medarbetaren
  • hur du ser på medarbetarens roll och möjligheter på längre sikt
  • vilka utvecklingsbehov medarbetaren har för att kunna nå framtida mål
  • hur relationerna med kollegor och dig som chef fungerar.

Medarbetarens förberedelser

Bjud in i god tid och skicka med det material som ni kommer att använda. Var tydlig med att du förväntar dig att medarbetaren förbereder sig. Här är exempel på frågeställningar att fundera på:

  • Är det något som är otydligt runt dina huvudsakliga arbetsuppgifter? Vad är bra, och vad kan förbättras?
  • Har du kompetens som inte används?
  • Saknar du kompetens? Vill du stärka dina kunskaper inom något område?
  • Hur vill du utvecklas på längre sikt?
  • Hur fungerar samarbetet med andra?
  • Vilken återkoppling vill du ge till mig som chef?

Utvecklingssamtalets struktur

1. Arbetsuppgifter

Börja med att prata om medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Prata om hur det går, vad som är roligt och stimulerande, vilka utmaningar som finns och om det är något som är oklart. Fråga hur medarbetaren trivs och om arbetsbelastningen är på rätt nivå.

Stäm av om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Finns det något du kan göra som chef för att skapa bättre förutsättningar? Låt medarbetaren beskriva sina största bidrag, vad som varit svårt och roligt. Berätta vad du har sett att medarbetaren har gjort.

2. Verksamhetens mål och kommande utmaningar

Berätta om verksamhetens mål och kommande utmaningar, hur det kommer att påverka teamet och medarbetaren.

Fråga vilka förbättringsmöjligheter medarbetaren ser i det dagliga arbetet. Det kan handla om förändringar som krävs för att ni ska nå de uppsatta målen, eller ändrade arbetsuppgifter och ansvarsområden. För en dialog om vad medarbetaren vill, vad verksamheten behöver och vad du som chef tycker.

3. Kompetens

Fråga om medarbetaren har kompetens som inte används och om hen saknar kompetens för att klara av sitt framtida uppdrag.

Tänk på att kompetensutveckling kan vara så mycket mer än formell utbildning. Det kan handla om att arbeta med andra arbetsuppgifter och tillsammans med andra kollegor, att delta i ett projekt, ha en mentor eller att bli medlem i ett nätverk.

4. Långsiktig utveckling

Fråga vilken långsiktig utveckling medarbetaren vill ha, och diskutera vilka möjligheter som finns att tillmötesgå den utvecklingen i verksamheten.

Vissa önskar sig ökat ansvar medan andra hellre vill bredda sin kompetens eller helt växla inriktning.

5. Relationer

Prata om hur samarbetet fungerar med kollegor i den egna gruppen, med andra enheter, med kunder och andra intressenter.

Ta också upp ert eget samarbete i utvecklingssamtalet. Be medarbetaren om återkoppling till dig som chef och för en dialog om vilka förväntningar ni har på varandra.

6. Nya mål

I slutet av samtalet kan ni formulera nya mål, arbetsuppgifter och ansvarsområden. Det kan vara mål som bidrar till verksamhetens måluppfyllnad, men också mål som rör personlig utveckling och kompetensutveckling. Bestäm också hur ni ska följa upp och utvärdera målen. Hur ofta ska ni följa upp och på vilket sätt? 

Fallgropar i utvecklingssamtal

Bristande förberedelser

Om båda parter får möjlighet att förbereda sig är chansen större att det blir ett bra samtal. Det är din uppgift som chef att visa att utvecklingssamtalet är viktigt. Det gör du bland annat genom att själv vara väl förberedd.

Intervju istället för samtal

Det är lätt hänt att samtalet får formen av en intervju. Det kan du undvika genom att:

  • ge båda parter möjlighet att förbereda sig
  • ha en gemensam agenda med frågor att ta upp
  • inleda med att betona att det är ert gemensamma samtal och stämma av era förväntningar
  • hålla samtalet på en neutral plats
  • göra det tydligt att dina medarbetare också kan ta initiativ till ett utvecklingssamtal.

Samtalen sker alltför sällan

Låt behovet styra hur ofta ni har utvecklingssamtal. Om samtalet bara sker en gång per år, kan det upplevas som onödigt dramatiskt.

I en verksamhet som förändras i snabb takt krävs dialog kring mål och förutsättningar oftare än en gång om året. En nyanställd medarbetare kan behöva tätare samtal än en erfaren medarbetare.

Ni undviker att prata om relationer

Ett utvecklande samtal förutsätter att du vågar ta upp saker som är lite obekväma. Att prata om sakfrågor, fakta och utbildning är ofarligt. För att utvecklingssamtalet ska bli värdefullt krävs att ni också kan ta upp frågor kring relationer, förväntningar och attityder.

Utvecklingssamtal i grupp

Du kan komplettera de individuella samtalen med utvecklingssamtal med hela gruppen.

En gruppdialog kan ge en gemensam bild av verksamheten inför de individuella samtalen. Eller skapa en gemensam syn på hur teamet ska jobba för att bidra till verksamhetens mål på bästa sätt, efter de individuella samtalen.

Genomför du ett förberedande gruppsamtal kan de individuella samtalen bli effektivare genom att ni snabbare kommer att samtala om medarbetaren. Det kan vara ett sätt att underlätta samtalen om du har en stor personalgrupp.

Tänk på:

  • För att ett gruppsamtal ska fungera behöver gruppen ha ett gemensamt uppdrag och gemensamma mål.
  • Du som chef bör själv vara samtalsledare, hålla samman och driva processen framåt.
  • En stor personalgrupp kan delas upp i mindre grupper, med en samtalsledare i varje. Summera i hela gruppen.
  • Som samtalsledare behöver du se till att alla får möjlighet att komma till tals.

Vissa frågor är lämpliga att samtala om i grupp, andra hör bättre hemma i ett individuellt samtal. Ämnen att diskutera i en gruppdailog kan vara:

  • övergripande mål
  • avdelningens mål
  • utvecklingsområden
  • nya utmaningar
  • er kompetens
  • kompetensbehov
  • förbättringsområden
  • samarbete och relationer inom gruppen och med andra enheter

Att inventera och värdera alla arbetsuppgifter som ni genomför kan vara en väldigt nyttig övning att börja med.

Hur bra samtalet blir beror på gruppens mognad, vilken tillit och vilket förtroende som finns både mellan gruppens medlemmar och för dig som chef. Men också en ovan grupp kan få ut en hel del av gruppsamtalet om ni arbetar med förberedda och genomtänkta frågor.

Här kan du läsa mer om grupputveckling