Utvecklingssamtal

Verksamhetens utveckling och framgångar bygger på medarbetarnas engagemang, motivation och kompetens.

Verksamhetens behov är utgångspunkten för allt ni gör på jobbet. Därför ska utvecklingssamtalen utgå från vad dina medarbetare behöver för att kunna bidra till verksamheten på ett så bra sätt som möjligt. Utvecklingssamtalet hjälper er att lyfta blicken från vardagen och fokusera framåt.

Du kan göra de individuella samtalen så effektiva och fokuserade som möjligt, genom att hålla ett förberedande samtal med hela gruppen. Då skapar ni en gemensam bild av verksamheten och vart ni är på väg. Vi återkommer till det längre ned på sidan.

Förberedelser inför utvecklingssamtal

Både du och din medarbetare behöver förbereda er inför samtalet, även om det är ditt ansvar att leda det.

Om din organisation har en färdig mall för utvecklingssamtal, utgå från den när du förbereder samtalets struktur. Fundera sedan på hur du ska genomföra samtalet så att det passar just dig och din medarbetare.

Dina förberedelser

Förbered dig genom att fundera över följande områden:

  • Medarbetarens arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat.
  • Vilka utmaningar ni står inför i verksamheten.
  • Hur utmaningarna kommer att påverka medarbetarens arbetsuppgifter.
  • Vad verksamhetens mål innebär för arbetsgruppen och medarbetaren.
  • Hur du ser på medarbetarens roll och möjligheter på längre sikt.
  • Vilka utvecklingsbehov medarbetaren har för att kunna nå framtida mål.
  • Hur relationerna med kollegorna och dig som chef fungerar.

Medarbetarens förberedelser

Var tydlig när du bjuder in till samtalet hur du vill att medarbetaren förbereder sig.

Här är exempel på frågeställningar att utgå ifrån:

  • Är det något som är otydligt runt dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
  • Vad fungerar bra, och vad kan förbättras?
  • Har du kompetens som inte används?
  • Saknar du någon kompetens?
  • Vill du stärka dina kunskaper inom något område?
  • Hur vill du utvecklas på längre sikt?
  • Hur fungerar samarbetet med andra?
  • Vilken återkoppling vill du ge till mig som chef?

Utvecklingssamtalets struktur

Om du inte har en färdig struktur att följa, kan du ta hjälp av vårt förslag.

1. Inledning

Inled samtalet med en fråga som sätter tonen och gör att medarbetaren slappnar av. ”Vad är du mest nöjd med under året som gått” är ett exempel.

2. Tillbakablick och nuläge

Börja med att prata om medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Prata om hur det går, vad som är roligt och stimulerande, vilka utmaningar som finns och om något är otydligt. Fråga hur medarbetaren trivs och om arbetsbelastningen är på rätt nivå.

Stäm av om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Finns det något du som chef kan göra för att skapa bättre förutsättningar?

Låt medarbetaren beskriva sina prestationer, styrkor, utvecklingsområden och vad som varit svårt och roligt.

Ge din bild av medarbetarens prestationer och bidrag till verksamheten, både vad hen har gjort och hur hen har gjort det. Dela din syn på styrkor och utvecklingsområden. Utgå från organisationens lönekriterier, så ni lägger fokus på de beteenden som är relevanta för verksamheten.

3. Verksamhetens mål och kommande utmaningar

Berätta hur verksamhetens mål och kommande utmaningar kommer att påverka gruppen och medarbetaren.

Fråga om medarbetaren ser några förbättringsmöjligheter i det dagliga arbetet, till exempel om förändringar krävs för att ni ska nå de uppsatta målen. Ha en dialog kring vad medarbetaren vill, vad verksamheten behöver och vad du som chef tycker.

4. Kompetens

Ta reda på om medarbetaren upplever att hen har kompetens som inte har kommit till användning i verksamheten.

Fråga också vilken kompetens medarbetaren eventuellt saknar för att klara av sitt fortsatta uppdrag. Prata om vilka lösningar som kan finnas för att utveckla kompetensen. Förutom utbildning kan det till exempel handla om förändringar i arbetsuppgifter eller arbetsgrupp, att delta i ett projekt, ha en mentor eller att gå bredvid en kollega.

5. Långsiktig utveckling

Fråga vad som driver medarbetarens professionella utveckling, och vad hen ser framför sig på längre sikt. Diskutera vilka möjligheter som finns att tillmötesgå den utvecklingen i verksamheten.

6. Relationer

Be medarbetaren berätta om hur samarbetet och relationerna fungerar med kollegor i den egna gruppen, med andra enheter, kunder och andra intressenter. Ha en dialog kring vad ni vill förändra, och hur ni kan göra det.
Prata också om ert eget samarbete. Be medarbetaren om återkoppling till dig som chef och för en dialog om vilka förväntningar ni har i ert samarbete och er relation.

7. Nya mål

Att formulera nya individuella mål är viktigt. Det behöver dock inte vara en del av utvecklingssamtalet, utan kan göras i ett separat målsamtal.
De viktigaste målen är de som direkt stöttar verksamhetens övergripande mål. Målen kan både handla om tydligt mätbara resultat, och om beteenden som kan bidra till verksamhetens utveckling. Kom överens om hur och när ni ska följa upp och utvärdera målen.

Mer om olika typer av mål hittar du här.

Utvecklingssamtal i grupp

Ett samtal med hela gruppen kan ge en gemensam bild av verksamheten inför de individuella utvecklingssamtalen.

Ett förberedande gruppsamtal kan göra de individuella samtalen mer effektiva, eftersom ni kan fokusera på medarbetaren. För att få ut så mycket som möjligt av samtalet, se till att alla kan förbereda sig utifrån frågeställningarna inför samtalet.

Du som chef ska leda samtalet, och se till att alla kommer till tals. Är ni många, kan ni dela upp er i flera grupper.

Exempel på ämnen att diskutera i grupp:

  • Gruppens arbetsuppgifter.
  • Verksamhetens övergripande mål.
  • Avdelningens mål.
  • Utvecklingsområden.
  • Nya utmaningar.
  • Vilken kompetens som finns i gruppen.
  • Kompetensbehov.
  • Förbättringsområden.
  • Samarbete och relationer inom gruppen och med andra avdelningar.

Hur samtalet går beror på gruppens mognad, vilken tillit och vilket förtroende som finns mellan personerna i gruppen och för dig som chef.

Här kan du läsa mer om grupputveckling